Avviare un workflow dalla chat
Richiamare un’automazione già pronta senza uscire dalla conversazione.
Se il team ha già costruito un’automazione, non serve andarla a cercare: la richiami dalla conversazione e parte da lì.
È il modo più diretto di usare il lavoro di qualcun altro. Chi l’ha costruita ha già deciso i passaggi; a te resta da fornire i dati di partenza.
Come si avvia
Scrivi @ e scegli il workflow
Digitando @ si apre l’elenco di ciò che puoi richiamare. I workflow compaiono con il loro nome. Scrivi nel messaggio quello che il workflow deve sapere: il testo e gli allegati di quel messaggio sono i suoi dati di partenza.
Conferma l'avvio
Prima di partire compare la scheda Conferma richiesta, con il nome del workflow e i dati che l’AI gli passa. Approva ed esegui lo fa partire, Rifiuta no, e l’AI ti chiede come procedere.
Trovi solo i workflow attivi, con trigger Manuale e una versione pubblicata, fra quelli a cui hai accesso. Se un’automazione che ti aspettavi non compare, è in bozza, parte in un altro modo oppure non è condivisa con te. Dalla chat gira sempre la versione pubblicata.
Altri modi in cui un workflow parte dalla chat
Non serve sempre la @.
- Da un agente. Se un agente ha un workflow fra le sue azioni, l’AI lo avvia quando serve, con la stessa scheda di conferma.
- Da un agente multiplo. Un workflow collegato a uno degli agenti parte quando interviene quell’agente, senza chiedere conferma.
- Dalla chat sul sito. Un workflow può essere il pulsante di benvenuto della chat pubblicata sul vostro sito: lo avvia chi la apre.
I file della conversazione
Al workflow arrivano da soli gli allegati del messaggio con cui l’hai avviato. I file caricati in messaggi precedenti no: se ti servono, allegali di nuovo nel messaggio di avvio.
Se il workflow chiede un file in un modulo, lo carichi lì, con Scegli file o trascinandolo nel campo.
Se il workflow si ferma
Un workflow può aspettare qualcosa: i tuoi dati in un modulo, una tua scelta, un operatore del Customer Service, una pausa programmata. Nella scheda il passaggio risulta In attesa di input, e l’esecuzione riprende quando arriva quello che aspettava.
Quando il workflow ti ha chiesto dei dati, nella conversazione resta traccia della domanda e di quello che hai risposto o corretto.
Quando conviene, e quando no
Conviene quando…
Il lavoro è già stato standardizzato da qualcuno. Richiamare un workflow garantisce che venga fatto sempre allo stesso modo, indipendentemente da chi lo avvia.
Non conviene quando…
La richiesta è una tantum e diversa dal solito. In quel caso chiedi direttamente all’assistente: un workflow forzato su un caso che non è il suo produce risultati peggiori.
Per costruirne uno, vedi Costruire un workflow.