Memoria
Senza memoria, ogni conversazione riparte da zero: rispieghi in che reparto lavori, che tipo di risposte preferisci, su che progetti stai. Con la memoria attiva, Userbot annota i fatti stabili che ti riguardano e li riusa nelle chat successive.
La memoria è tua. Vale solo per il tuo account, dentro questa area di lavoro, e non viene condivisa con nessun altro, nemmeno con chi amministra.
Cosa ricorda
Solo informazioni durevoli e utili a risponderti meglio:
- il tuo ruolo e il reparto in cui lavori;
- come preferisci le risposte: brevi e schematiche, o distese e argomentate;
- i progetti e i clienti su cui torni spesso;
- vincoli stabili del tuo lavoro: la lingua in cui scrivi ai clienti, i formati che usate, i nomi interni dei vostri processi.
Non ricorda i dettagli passeggeri di un singolo messaggio. «Oggi ho fretta» non è un fatto: è il tuo pomeriggio.
Aggiungere qualcosa
Il modo più diretto è dirlo. Scrivi in chat una frase che comincia con «ricorda che…»:
Ricorda che scrivo sempre in italiano ai clienti italiani e in inglese al gruppo, e che le sintesi le voglio al massimo di dieci righe.
Da quel momento quell’indicazione vale anche nelle conversazioni nuove.
Funziona anche senza chiederlo: se nel corso di una conversazione emerge un fatto stabile su di te, Userbot lo annota da solo. Non te lo annuncia ogni volta, per non interrompere il lavoro.
Ogni ricordo si ferma a 500 caratteri. Un’indicazione più lunga viene troncata: se hai una convenzione articolata da far valere sempre, la memoria non è il posto giusto: usa le istruzioni personalizzate, che non hanno questo limite. → Istruzioni personalizzate
Non si cancella niente
Questo è il punto che conta di più, ed è controintuitivo: un ricordo non si può rimuovere. L’unica operazione che esiste è salvarne uno nuovo.
Chiedere «dimentica che mi occupo del progetto Alfa» non toglie niente. Nel migliore dei casi aggiunge un ricordo che dice il contrario, e da quel momento ne convivono due.
L’unico rimedio effettivo è spegnere la memoria. Da spenta, i ricordi non vengono più letti né usati per rispondere. Restano però dov’erano: se la riaccendi, tornano tutti.
Ne discende una regola pratica che vale più di qualunque impostazione: non scrivere in chat quello che non vuoi che resti. Password, dati personali di clienti, informazioni riservate su colleghi. Non c’è un comando che rimedi dopo.
Dove si accende e si spegne
L’interruttore è in Impostazioni → Preferenze, sotto Strumenti della chat. Spegnerlo ferma sia la lettura dei ricordi sia l’annotazione di nuovi fatti.
Chi amministra l’area di lavoro decide se la memoria è disponibile. Può lasciarla alla scelta di ciascuno, tenerla sempre attiva per tutti, oppure disattivarla ovunque. L’interruttore Memoria chat lo vedi in tutti e tre i casi, ma decide solo nel primo: se la memoria è attiva per tutti resta accesa anche spegnendolo, se è disattivata non si accende anche accendendolo.
Cosa non conviene farle memorizzare
La memoria entra in tutte le tue conversazioni future. Tienila per le cose che vuoi davvero ripetute ovunque.
Se hai il dubbio di aver fatto memorizzare qualcosa di sensibile, l’unica cosa che puoi fare è spegnere Memoria chat. Non esiste un modo di togliere un singolo ricordo, e chiedere di dimenticarlo non lo rimuove.
Memoria, istruzioni personalizzate, progetti
Tre cose che sembrano la stessa e non lo sono. La differenza sta in chi le scrive e su cosa valgono.
Il criterio pratico: se una regola la vuoi certa e sotto controllo, non affidarla alla memoria: scrivila nelle istruzioni personalizzate, dove la rileggi e la modifichi quando vuoi. → Istruzioni personalizzate
Se invece riguarda un lavoro di squadra, non è roba tua: mettila nelle istruzioni del progetto, così vale per tutti. → Istruzioni e contesto
Domande frequenti
La memoria vale anche negli agenti?
Sì: un agente risponde con le sue istruzioni più quello che Userbot sa di te. Se una risposta di un agente ti sembra stranamente tarata sulle tue abitudini, è la memoria che lavora.
Vale anche nelle altre aree di lavoro?
No. La memoria è legata all’area di lavoro in cui è stata creata: passando a un’altra, riparti da zero.
Un collega può vedere cosa Userbot ricorda di me?
No. La memoria è personale e non compare né nelle chat condivise né nelle conversazioni degli altri.
Se elimino una chat, sparisce anche quello che ha ricordato?
No. La memoria è indipendente dalle conversazioni: eliminare la chat da cui è nato un ricordo non tocca il ricordo.
Come cancello un singolo ricordo?
Non si può: non esiste l’operazione. L’unica leva è l’interruttore Memoria chat, che ferma la lettura di tutti i ricordi insieme. Riaccendendolo tornano disponibili tutti, compreso quello che volevi togliere.