Panoramica
Attività schedulata o workflow: quale serve
Automazioni raccoglie il lavoro che gira senza che qualcuno lo riavvii ogni volta. Sotto la stessa voce trovi due strumenti che si somigliano solo da lontano: le attività schedulate e i workflow.
Il pulsante Nuovo apre le strade possibili: Workflow, Importa workflow (.json) e Schedulata.
Sopra l’elenco, il filtro Tipo mostra solo i Workflow, solo le Schedulate o, se non scegli niente, tutto. La colonna Creato da dice chi ha costruito ciascuna automazione.
Esecuzioni, in alto, apre la cronologia di tutto quello che è partito. → Le esecuzioni
Il criterio per scegliere
La domanda è una sola: il lavoro sta in una sola istruzione?
Se la risposta è sì («ogni lunedì riassumimi le novità del settore», «ogni mattina controlla le scadenze in corso e avvisami») ti serve un’attività schedulata. Si scrive in un minuto e produce una conversazione da leggere. Costruire un workflow per questo costa più tempo di quanto ne faccia risparmiare.
Se la risposta è no, perché il lavoro cambia strada in base a cosa trova, perché deve scrivere dentro un altro sistema, perché a metà qualcuno deve dire la sua, allora serve un workflow.
Le due cose si combinano: un’attività schedulata può far partire un workflow a orario. È il modo di avere un flusso con più passaggi che gira da solo ogni mattina.
Attività schedulate
Un’attività schedulata è un lavoro salvato che parte da solo a un orario o a intervalli regolari. Decidi tu cosa esegue: un’istruzione con il modello che scegli, un agente, oppure un workflow già pubblicato.
Ogni esecuzione lascia una riga nella pagina dell’attività, con l’esito e l’output da leggere senza aprire altro.
Workflow
Un workflow è una catena di blocchi. Ogni blocco fa una cosa sola (cerca nei documenti, chiama un servizio, valuta una condizione, invia un messaggio) e passa il risultato a quello dopo. Si comincia sempre da un Trigger, che decide quando il flusso parte e quali dati riceve.
Il lavoro procede in tre momenti, e conviene rispettarne l’ordine.
Decidi come parte
Manuale, da una chiamata esterna o da un evento in un’app collegata. È la scelta che vincola tutto il resto, perché stabilisce quali dati hai in ingresso.
Componi i passaggi e provali
Aggiungi un blocco, eseguilo da solo, guarda cosa produce, poi collega il successivo. Chi prova solo alla fine passa il doppio del tempo a capire dove si è rotto.
Chi può fare cosa
Il pulsante Nuovo lo vedono tutti. Se non puoi creare workflow, si chiama Schedulata e offre solo quella voce.
Quanto costano
Le esecuzioni dei workflow sono contate sull’area di lavoro, e i blocchi che usano l’AI consumano credito. Un flusso che gira ogni ora su un elenco di cento elementi ha un costo molto diverso da uno che gira una volta al giorno.