Il ciclo di vita di un documento
Fra il momento in cui trascini un file e il momento in cui compare fra le Fonti di una risposta succedono cinque cose. Conoscerle serve a capire dove si è fermato un documento che «non funziona», invece di ricaricarlo a caso.
Una regola le governa tutte, e conviene metterla in cima:
Si indicizza solo dentro una base di conoscenza. In una cartella normale e in File recenti il file viene conservato e nient’altro: non viene letto, non viene diviso, non entra nell’indice di ricerca. Non è un guasto, è la differenza fra i due tipi di cartella. → Come sono organizzati
Le cinque fasi
Caricamento
Il file viene controllato sul formato, sulla dimensione e sullo spazio rimasto nella cartella. Se l’estensione non è fra quelle accettate, se supera i 25 MB o se la cartella non ha più posto (120 file in una cartella, 1000 in una base di conoscenza), viene rifiutato subito con un avviso e non resta niente. Quando è la cartella a essere piena, viene rifiutato l’intero gruppo di file che stavi caricando.
Cosa vedi: il file compare nell’elenco della cartella in cui sei.
Deposito
L’originale viene messo in archivio. Da questo momento il file si apre in anteprima e si scarica, e l’AI può lavorarci se colleghi la cartella a una chat.
Cosa vedi: se la cartella non è una base di conoscenza, niente accanto al nome. Il file è già pronto per l’uso a cui serve, e qui il ciclo finisce.
Estrazione del testo
Solo dentro una base di conoscenza. Il documento viene aperto e ne viene ricavato il testo: le pagine di un PDF, le diapositive di una presentazione, i fogli di un file di calcolo.
Cosa vedi: In coda, poi In corso…. Se non c’è testo da ricavare ti fermi qui, con Vuoto o Non indicizzato.
Divisione in passaggi e indicizzazione
Il testo viene tagliato in passaggi di 512 token, cioè qualche centinaio di parole, che si sovrappongono di 50 token perché una frase a cavallo fra due non vada persa. I fogli di calcolo seguono una regola diversa: blocchi fino a 50 righe, con l’intestazione ripetuta in ognuno.
Di ogni file si indicizzano al massimo 512 passaggi. In un documento molto lungo la parte che eccede non entra nelle ricerche, e non compare nessun avviso: se un manuale arriva a diverse centinaia di pagine, dividilo.
Ogni passaggio viene archiviato in modo che sia ritrovabile per significato, non solo per parole esatte.
Cosa vedi: l’indicazione sparisce. Il documento è ricercabile.
Recupero e citazione
Quando qualcuno fa una domanda con Ricerca nei documenti accesa, i passaggi migliori vengono recuperati, letti e usati per costruire la risposta. Sotto la risposta compare la barra Fonti, con un riferimento per ogni documento usato.
Cosa vedi: il nome del file fra le fonti. Ci passi sopra e leggi il brano, ci clicchi e apri il documento. → Come l’AI trova le risposte
Dove si ferma, e come te ne accorgi
Cosa succede quando il documento cambia
Lo sposti in una base di conoscenza. L’indicizzazione parte in quel momento: il file diventa ricercabile senza doverlo ricaricare.
Lo sposti fuori. I suoi passaggi escono dall’indice. Il file resta, e smette di comparire nelle risposte. È il modo più rapido per togliere dal raggio d’azione dell’AI un documento diventato obsoleto.
Lo rinomini. Il nome è anche quello che compare fra le fonti, e concorre a farlo ritrovare. Vale la pena che dica di cosa parla.
Lo elimini. Spariscono l’originale, l’anteprima e i passaggi nell’indice, per tutti quelli che avevano accesso alla cartella.
Aggiornare un documento significa caricare la nuova versione e rimuovere la vecchia. Due versioni dello stesso listino dentro la stessa raccolta danno risposte contraddittorie, e nessuna delle due è segnalata come superata.