Conferme prima di agire
Un’azione su uno strumento collegato esce da Userbot e produce effetti veri: una mail parte, un ticket si apre, un record cambia. La conferma è il punto in cui l’AI si ferma, ti mostra esattamente cosa sta per fare, e aspetta che sia tu a decidere.
Serve a rendere sicure le operazioni che non si annullano, senza dover rinunciare ad automatizzarle.
La conferma protegge solo dentro una chat interattiva. Quando la stessa azione parte da un’attività schedulata o da un altro contesto senza nessuno davanti allo schermo, non c’è a chi chiedere: l’azione viene approvata automaticamente ed eseguita. L’interruttore resta acceso e non ferma niente. Se un’operazione non deve mai partire senza una persona, non collegarla a un agente che gira da solo. → Attività schedulate
C’è un secondo caso: se in chat richiami un’app con @, per quella conversazione le sue azioni sono disponibili tutte, sulla tua connessione e senza le conferme impostate nell’agente.
Su quali azioni attivarla
Userbot non sa quali azioni leggono e quali scrivono: non esiste una distinzione automatica fra le due, e nessuna azione arriva con la conferma già attiva. La classificazione la fai tu, agente per agente, azione per azione.
Usa questa lista di controllo mentre scorri l’elenco delle azioni di un’integrazione.
- Accendi sempre la conferma dove l’azione invia qualcosa fuori dall’azienda: un’email, un messaggio a un cliente, un post.
- Accendila dove l’azione modifica o cancella un dato che qualcun altro legge: un ordine, un record del CRM, un evento sul calendario condiviso, un file.
- Accendila dove l’azione muove denaro o impegna l’azienda, anche in piccolo.
- Puoi lasciarla spenta dove l’azione si limita a leggere: cercare, elencare, riassumere, controllare una disponibilità.
- Puoi lasciarla spenta dove l’azione scrive solo dentro il tuo perimetro e si annulla in un clic: una bozza, una nota privata, un promemoria per te.
Il confine pratico, quando un caso non rientra in nessuna riga: chiediti se, sbagliando, servirebbe una telefonata per rimediare. Se sì, quell’azione va con conferma.
Fallo una volta sola, quando aggiungi l’integrazione, scorrendo tutto l’elenco. Tornarci dopo un incidente costa molto di più, e nel frattempo l’agente ha eseguito.
Cosa vedi in chat
Quando un’azione protetta sta per partire, la risposta si interrompe e compare una scheda Conferma richiesta, con la riga L’agente vuole eseguire un’azione di… seguita dal nome dello strumento. Dentro trovi:
- l’identificativo tecnico dell’azione, per esempio
GMAIL_SEND_EMAIL: è il nome con cui lo strumento la chiama, non sempre leggibile, ma è quello giusto; - tutti i parametri, uno per riga nella forma chiave: valore, con i valori esatti: destinatario, oggetto, testo, importo, data, identificativo del record. Se l’azione non ha parametri, la scheda dice Nessun parametro.;
- due pulsanti: Approva ed esegui e Rifiuta.
Finché non rispondi, l’agente resta fermo: non esegue nulla e non prosegue con il resto del compito, e nessuno riceve una sollecitazione.
Leggi i parametri, non il riassunto che l’AI ha scritto sopra. È lì che si vedono gli errori che contano: l’indirizzo sbagliato di un omonimo, la data dell’anno scorso, l’importo con uno zero in più.
Rivedere e correggere prima di approvare
I valori nella scheda sono quelli che verranno usati davvero, e da lì non si modificano. Se qualcosa non torna, non approvare per poi rimediare: premi Rifiuta e scrivi cosa cambiare con parole tue: «manda a Chiara Bianchi, non a Chiara Neri», «togli il paragrafo sui tempi di consegna», «sposta a giovedì mattina».
L’agente riformula la richiesta con i valori corretti e ripropone la scheda. Puoi ripetere il giro quante volte serve: nessuna delle versioni rifiutate viene eseguita.
Rifiutare non interrompe la conversazione. L’agente sa che hai negato quella specifica operazione, non prova a rifarla di nascosto, e ti propone un’alternativa o ti chiede come procedere.
L’approvazione vale solo per quell’esecuzione. La stessa azione, la volta dopo, chiede di nuovo.
Dove si attiva
Si imposta nell’agente, sulle azioni delle app del catalogo che gli hai collegato: aprendo l’elenco delle azioni di un’integrazione, ognuna ha l’interruttore Chiedi conferma. Quando è attivo, la riga mostra Conferma richiesta.
Se un’azione non ce l’ha, l’agente la esegue e basta.
Lo stesso meccanismo protegge anche l’avvio di un workflow dalla chat: prima di farlo partire, l’AI ti mostra quale workflow sta per avviare e con quali dati, e aspetta. Vale la stessa regola: dentro una chat aspetta, fuori parte da solo. → Avviare un workflow dalla chat
L’invio di un’email dalla tua casella segue invece una strada sua: una scheda Nuovo messaggio che puoi correggere prima di premere Invia. → Scrivere e inviare email
Conferma o approvazione
Sono due meccanismi diversi, e la differenza non è chi decide: è che uno ferma l’agente e l’altro no.
L’azione Richiedi approvazione non è quindi un lucchetto: è il modo di far arrivare a chi di dovere una richiesta ben scritta. Se l’operazione va davvero trattenuta, la leva è Chiedi conferma sull’azione che la esegue.
Domande frequenti
Ho approvato per sbaglio. Posso annullare?
No: l’azione parte immediatamente. Quello che si può fare è chiedere all’AI l’operazione inversa, se lo strumento la prevede: ritirare un messaggio, cancellare l’evento, riportare il record al valore precedente.
Posso modificare i valori direttamente nella scheda?
No, la scheda Conferma richiesta è in sola lettura, apposta: serve a mostrarti cosa succederà, non a farti riscrivere i dati a mano. Per cambiare qualcosa si rifiuta e si dice cosa correggere. Fa eccezione l’invio di email dalla chat, che ha una scheda modificabile.
Ho lasciato una conferma in sospeso ieri. Cosa succede adesso?
Finché non approvi, l’azione non parte. Riapri la conversazione: se la scheda è ancora lì, decidi da lì; altrimenti richiedi di nuovo l’operazione.
L'agente chiede conferma troppo spesso.
Vuol dire che è attiva anche su azioni che si limitano a leggere. Vai nelle azioni dell’agente e lasciala solo su quelle che inviano o modificano.
Chi decide su quali azioni serve la conferma?
Chi configura l’agente. Se l’agente è condiviso con il team, la scelta vale per tutti quelli che lo usano.