Scrivere e inviare email
Se hai collegato Gmail o Outlook, puoi chiedere all’AI di scrivere un’email e mandarla senza uscire dalla chat. L’email non parte da sola: l’AI la prepara in una scheda che puoi correggere, e la mandi tu con Invia.
Serve quando l’email nasce dal lavoro che stai facendo in chat: il riepilogo di una riunione, la risposta a un fornitore costruita su un documento, la conferma di un appuntamento.
Cosa serve
- Una casella collegata. Gmail oppure Outlook, collegati al tuo account da Personalizza → Integrazioni. → Collegare uno strumento
- Una chat normale, oppure un agente che lo prevede. Nelle chat senza agente la funzione è sempre disponibile, se la casella c’è. In una chat con un agente serve che chi lo ha configurato gli abbia dato la funzione Invio email. → Collegare azioni
Senza una casella collegata l’AI non può mandare email: può scriverti il testo nella risposta, da copiare dove ti serve.
Come si fa
Chiedi l'email
Scrivi a chi va e cosa deve dire, come lo diresti a un collega: «Scrivi a mario.rossi@fornitore.it per confermare la consegna di giovedì, con le quantità della tabella qui sopra». Se servono destinatari in copia, dillo nella richiesta.
Dopo l’invio la scheda resta nella conversazione con il suo stato, e non si può più modificare:
Rileggi sempre destinatari e cifre prima di premere Invia. L’AI li prende da quello che c’è nella conversazione, e un indirizzo sbagliato o un importo preso dalla riga accanto non si correggono dopo.
Da quale casella parte
L’email parte dalla tua casella Gmail o Outlook: chi la riceve vede il tuo indirizzo. Se ne hai collegate più d’una, viene usata quella collegata per ultima.
Se non hai una casella personale ma la tua area di lavoro ne ha una condivisa, l’email parte da quella. Non parte mai dalla casella personale di un collega.
I limiti
Un’email può avere al massimo 10 destinatari, contando anche quelli in copia.
Per evitare invii a raffica ci sono anche dei limiti di frequenza. Quelli di partenza sono:
Se ne superi uno compare «Hai inviato troppe email. Riprova tra poco.»: aspetta qualche minuto e riprova.
Per invii a molte persone o ripetuti nel tempo la chat non è lo strumento giusto: conviene un workflow. → Panoramica delle automazioni