Basi di conoscenza
Una base di conoscenza è una raccolta di documenti che l’AI può consultare e citare. Ci metti dentro i manuali, le procedure, i listini, i contratti tipo, e da quel momento chi lavora in Userbot ottiene risposte basate su quei documenti, con il riferimento al documento da cui vengono.
È la differenza fra un’AI che sa in generale e un’AI che sa come funzionano le cose da voi.
Crearne una
Apri il menu di creazione
Nella Libreria premi Crea e scegli Crea knowledge base. In alternativa usa la scheda tratteggiata Crea knowledge base in fondo alla sezione Knowledge base.
Dalle un nome e una descrizione
Il nome deve dire di cosa parla: Manuali prodotto, Normativa appalti, Procedure amministrazione. Può essere lungo al massimo 80 caratteri e non può ripetere quello di un’altra base di conoscenza.
La descrizione è facoltativa e risponde alla domanda «a cosa serve questa raccolta?». Aiuta i colleghi a capire dove cercare. La cambi quando vuoi dal menu ⋯, con Modifica.
Premi Crea knowledge base: entri nella raccolta nuova, ancora vuota.
Carica i documenti
Trascinali dentro, o usa Carica file. Una base di conoscenza tiene al massimo 1000 file. Ogni documento viene letto, diviso in passaggi e indicizzato. Accanto al nome vedi a che punto è, In coda e poi In corso…, e quando l’indicazione sparisce il documento è pronto. Le immagini si possono caricare, ma non vengono indicizzate. → Caricare file
Decidi chi ci accede
Di partenza la raccolta è tua. Condividila con le persone o i gruppi che ne hanno bisogno, oppure aprila a tutta l’area di lavoro: menu ⋯ della raccolta, poi Condividi. → Condivisione e permessi
Cosa comporta
Una base di conoscenza si comporta diversamente da una cartella normale, in tre modi che è bene sapere in anticipo.
È in sola lettura per l’AI. I documenti si consultano e si citano, non si modificano. Nessuna chat può riscrivere il vostro manuale.
Si interroga dalla chat. Non devi collegarla a una cartella: apri + sotto il campo di scrittura, poi Ricerca nei documenti, e scegli Tutti oppure una o più basi di conoscenza. Da lì l’AI cerca nei documenti a ogni messaggio, finché non togli la scelta. → Cercare nei documenti
La ricerca resta nella vostra area di lavoro. Non esce da lì. Se sai già dove guardare, scegliere una sola raccolta toglie il rumore delle altre.
Come l’AI ci cerca dentro
Non è la ricerca per parole esatte a cui sei abituato. Ogni documento viene spezzato in passaggi e archiviato per significato: chi chiede «quanti giorni ho per recedere?» trova il paragrafo che parla di «termine di ripensamento» anche senza usare le stesse parole.
L’AI recupera i passaggi più pertinenti, li legge e costruisce la risposta citandoli. Sotto la risposta compare la barra Fonti, con un riferimento per ogni documento usato: ci passi sopra e vedi il brano da cui è stata presa l’informazione, ci clicchi e apri il documento.
Da questo discendono due conseguenze pratiche:
- documenti ben strutturati, con titoli, sezioni e tabelle chiare, danno risposte migliori di un muro di testo. È la leva che hai in mano tu: → Scrivere documenti che l’AI ritrova;
- documenti contraddittori danno risposte contraddittorie. Se in raccolta ci sono due versioni dello stesso listino, l’AI non ha modo di sapere quale vale. Tienici solo la versione corrente.
Metti nella base di conoscenza i documenti che restano validi per mesi. Le bozze e i materiali di un lavoro in corso stanno meglio in una cartella normale: lì l’AI li apre quando glielo chiedi, e non finiscono nelle risposte di tutti.
Base di conoscenza o allegato in chat
Sono due modi diversi di far leggere un documento all’AI, e non si sostituiscono.
Il criterio: una volta sola, allegato. Tutte le volte, base di conoscenza.
C’è anche una ragione tecnica per non abusare degli allegati. Un allegato viene letto per intero, quindi su un documento di trecento pagine diventa lento e costoso. Una base di conoscenza recupera solo i passaggi che servono: regge archivi molto più grandi.
Quando invece devi lavorare su un file, cioè riscriverlo, aggiornarlo o produrne uno nuovo a partire da quello, non serve nessuna delle due: metti il file in una cartella e collegala alla chat.
Tenerla in ordine
Una base di conoscenza trascurata peggiora le risposte invece di migliorarle. Poche abitudini fanno la differenza:
- quando un documento viene aggiornato, carica la nuova versione e rimuovi la vecchia;
- controlla ogni tanto che non ci siano file in stato Errore o Vuoto: quelli non stanno rispondendo a nessuno;
- se una raccolta cresce troppo e mescola argomenti lontani, dividila in due. Nomi e descrizioni precisi valgono più di un unico archivio enorme.
Eliminare una base di conoscenza cancella i documenti che contiene e li toglie da tutte le ricerche. L’azione non si può annullare: se ti serve solo togliere qualcosa dal raggio d’azione dell’AI, sposta i file in una cartella normale. Elimina knowledge base compare solo al Proprietario, e chi amministra l’area di lavoro può togliere ai membri la possibilità di eliminare le proprie cartelle.
E se serve solo a un agente
Un agente ha una sua conoscenza, che imposti dal suo editor. Hai due strade: caricare i file direttamente sull’agente, oppure collegare una base di conoscenza della Libreria.
Se il materiale viene aggiornato da qualcun altro, o serve anche fuori dall’agente, collega la base di conoscenza: quando la aggiornate, l’agente ne tiene conto senza essere riconfigurato. I file caricati sull’agente restano com’erano il giorno in cui li hai messi.