> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Il ciclo di vita di un documento Fra il momento in cui trascini un file e il momento in cui compare fra le **Fonti** di una risposta succedono cinque cose. Conoscerle serve a capire dove si è fermato un documento che «non funziona», invece di ricaricarlo a caso. Una regola le governa tutte, e conviene metterla in cima: **Si indicizza solo dentro una base di conoscenza.** In una cartella normale e in **File recenti** il file viene conservato e nient'altro: non viene letto, non viene diviso, non entra nell'indice di ricerca. Non è un guasto, è la differenza fra i due tipi di cartella. → [Come sono organizzati](/documenti) ## Le cinque fasi #### Caricamento Il file viene controllato sul formato, sulla dimensione e sullo spazio rimasto nella cartella. Se l'estensione non è fra quelle accettate, se supera i 25 MB o se la cartella non ha più posto (120 file in una cartella, 1000 in una base di conoscenza), viene rifiutato subito con un avviso e non resta niente. Quando è la cartella a essere piena, viene rifiutato l'intero gruppo di file che stavi caricando. **Cosa vedi:** il file compare nell'elenco della cartella in cui sei. ![Il riquadro Rilascia per caricare che compare trascinando un file dentro una base di conoscenza: dice in quale raccolta finirà e quali formati accetta](/_fern-img/5d9a351aec730e3fd3f055d7d8ca0823fb01843b89de52f994b6c06f9c9b172e.webp) #### Deposito L'originale viene messo in archivio. Da questo momento il file si apre in anteprima e si scarica, e l'AI può lavorarci se colleghi la cartella a una chat. **Cosa vedi:** se la cartella non è una base di conoscenza, niente accanto al nome. Il file è già pronto per l'uso a cui serve, e qui il ciclo finisce. ![Un file della Libreria aperto in anteprima: il documento impaginato e in alto Scarica, schermo intero e il menu delle altre azioni](/_fern-img/0cd1be38e0c3c110999829b660930b198162d74b4aa4bbd9cf296f32953d6541.webp) #### Estrazione del testo Solo dentro una base di conoscenza. Il documento viene aperto e ne viene ricavato il testo: le pagine di un PDF, le diapositive di una presentazione, i fogli di un file di calcolo. **Cosa vedi:** **In coda**, poi **In corso…**. Se non c'è testo da ricavare ti fermi qui, con **Vuoto** o **Non indicizzato**. ![Due file in una base di conoscenza ancora in lavorazione: uno dice In corso…, l'altro In coda](/_fern-img/30b897e99e8645edb8d09fd494f7598bd7d91cae1c1c4f1b052010027846c0d5.webp) #### Divisione in passaggi e indicizzazione Il testo viene tagliato in passaggi di 512 token, cioè qualche centinaio di parole, che si sovrappongono di 50 token perché una frase a cavallo fra due non vada persa. I fogli di calcolo seguono una regola diversa: blocchi fino a 50 righe, con l'intestazione ripetuta in ognuno. Di ogni file si indicizzano al massimo 512 passaggi. In un documento molto lungo la parte che eccede non entra nelle ricerche, e non compare nessun avviso: se un manuale arriva a diverse centinaia di pagine, dividilo. Ogni passaggio viene archiviato in modo che sia ritrovabile per **significato**, non solo per parole esatte. **Cosa vedi:** l'indicazione sparisce. Il documento è ricercabile. ![Tre file di una base di conoscenza già indicizzati: accanto al nome solo dimensione, data e accesso, nessuna indicazione di stato](/_fern-img/8d981958f9f33c3640bb5ed5d8667f05902d8004e1c238ac3137e27da91435c0.webp) #### Recupero e citazione Quando qualcuno fa una domanda con **Ricerca nei documenti** accesa, i passaggi migliori vengono recuperati, letti e usati per costruire la risposta. Sotto la risposta compare la barra **Fonti**, con un riferimento per ogni documento usato. **Cosa vedi:** il nome del file fra le fonti. Ci passi sopra e leggi il brano, ci clicchi e apri il documento. → [Come l'AI trova le risposte](/come-trova) ![Una risposta con i riferimenti ai documenti: il mouse su CAPITOLATO apre il brano del capitolato da cui viene l'informazione, con Apri documento](/_fern-img/4f9823c1aea77a3c5a6be5aca71ba0ede5f265a34cd71fc5f28457a89db8bc8f.webp) ## Dove si ferma, e come te ne accorgi ![Una base di conoscenza in cui convivono le quattro fasi: due file appena caricati in coda e in lavorazione, uno fermo in errore, uno da cui non è uscito testo, e sotto quelli arrivati in fondo, senza nessuna indicazione](/_fern-img/b0a3ccd3960345194bbfee10518696c08e53c4baab04cf9ebd8f0471d956d46a.webp) | Il documento si è fermato a… | L'indicazione dice | Cosa fare | | ---------------------------- | -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Caricamento | Un avviso, e il file non compare nell'elenco | Formato non accettato, file oltre i 25 MB o cartella piena. → [Riferimento dei formati](/riferimento-formati) | | Deposito, e ci resta | Nessuna indicazione | Il file non è in una base di conoscenza. Spostalo in una, e l'indicizzazione parte | | Estrazione, senza testo | **Vuoto** | Il file non contiene testo: è una scansione o una foto. Serve una versione con il testo dentro | | Estrazione, senza contenuto | **Non indicizzato** | Una presentazione o un foglio senza niente da leggere | | Estrazione, in errore | **Errore** | File protetto, corrotto, o un foglio con una cella enorme. Menu **⋯**, **Reindicizza** | | Indicizzazione, mai finita | **In corso…** oltre il quarto d'ora | Tre tentativi sono già stati fatti. Scrivi al supporto con il nome del file | | Nessuna delle precedenti | Nessuna indicazione | Il documento è pronto. Se l'AI non lo usa, il problema è nella domanda o in cosa cerca. → [Problemi frequenti](/problemi) | ![Il menu del file rimasto in errore, con la voce Reindicizza: è il comando che rimette il documento in coda per l'estrazione](/_fern-img/f4e1fca7d861065ccead4cfa856f1c79deb2b81d7767690eb08df38c81d7e0af.webp) ## Cosa succede quando il documento cambia **Lo sposti in una base di conoscenza.** L'indicizzazione parte in quel momento: il file diventa ricercabile senza doverlo ricaricare. **Lo sposti fuori.** I suoi passaggi escono dall'indice. Il file resta, e smette di comparire nelle risposte. È il modo più rapido per togliere dal raggio d'azione dell'AI un documento diventato obsoleto. **Lo rinomini.** Il nome è anche quello che compare fra le fonti, e concorre a farlo ritrovare. Vale la pena che dica di cosa parla. **Lo elimini.** Spariscono l'originale, l'anteprima e i passaggi nell'indice, per tutti quelli che avevano accesso alla cartella. > **Warning** > > Aggiornare un documento significa caricare la nuova versione **e rimuovere la > vecchia**. Due versioni dello stesso listino dentro la stessa raccolta danno > risposte contraddittorie, e nessuna delle due è segnalata come superata.