La settimana zero
La settimana zero è quella che precede il primo invito. Dura mezza giornata di lavoro vero, distribuita su qualche giorno perché un paio di voci richiedono di parlare con qualcuno.
Serve a evitare il primo giorno più comune, quello in cui 10 persone entrano, fanno una domanda generica, ottengono una risposta generica e si formano un’opinione che poi ti tocca smontare.
Perché prima e non dopo
Ci sono tre ragioni, e l’ultima è quella che pesa di più.
Le impostazioni cambiano la qualità della prima risposta. La descrizione dell’azienda e i documenti caricati contano più di qualunque presentazione. Chi entra il primo giorno in un’area di lavoro vuota si trova davanti un prodotto diverso da chi entra in una preparata.
Restringere prima è un’impostazione, restringere dopo è una comunicazione. Togliere una funzionalità a un reparto che la sta già usando porta con sé una segnalazione di guasto e una conversazione. Non averla ancora aperta, invece, non se lo chiede nessuno.
Le prime due settimane sono l’unico momento in cui hai l’attenzione di tutti. Se le passi a sistemare i permessi e a spiegare perché il consumo è schizzato, le hai spese, e non tornano.
La lista di controllo
La prima parte sono impostazioni da toccare, l’ultima parte sono decisioni che richiedono di aver parlato con qualcuno.
In tutta la settimana zero c’è una sola decisione che non si annulla. In Impostazioni › Funzionalità › Chat, la voce Conservazione dati parte da Per sempre: scegliendo 30, 90, 180 giorni o 1 anno, le conversazioni più vecchie del periodo vengono eliminate, e non si recuperano. Se hai un obbligo di conservazione limitata, decidilo adesso con chi risponde della conformità. Se non ce l’hai, lascia Per sempre e riparlane fra sei mesi.
Quelle che cambiano di più
Se la mezza giornata si riduce a un’ora, sono queste tre a valere il tempo.
La descrizione azienda. Sono 10 minuti e migliorano la prima risposta di ogni persona. Per capire se l’hai scritta bene c’è una prova semplice: chiedi a qualcuno del gruppo pilota di fare la stessa domanda prima e dopo averla compilata. Se la seconda risposta non è migliore, di solito è perché la descrizione parla di «soluzioni innovative» invece che di quello che vendete.
I dieci documenti veri. Sono la differenza fra un assistente qualunque e uno che sa le vostre cose. Sceglili insieme al referente del reparto pilota, non da solo, e prendi le versioni in vigore. Un listino vecchio caricato adesso dà risposte sbagliate per mesi, e sono le più difficili da scoprire perché sembrano giuste.
L’elenco di cosa richiede approvazione. È la voce che sblocca tutte le altre. Finché nessuno ha scritto cosa l’AI non fa senza un sì, ogni discussione su cosa aprire riparte da capo. Scritto una volta con soglie vere, la questione è chiusa e il resto si apre senza doverne ridiscutere.
Restringere senza spegnere
C’è una differenza che conviene tenere presente per tutta la settimana zero: restringere è reversibile, spegnere si nota.
Una funzionalità impostata su Gruppi e persone scelti con il gruppo Pilota, per chi non è nel gruppo, è come se non esistesse: non riceve un errore, non vede la voce nella barra laterale, non ha niente da chiedere. Quando allarghi, la voce compare, e nessuno si accorge di aver perso qualcosa nel frattempo.
Una funzionalità spenta e poi riaccesa è invece un evento. Chi la stava usando segnala un guasto, chi non la usava chiede come mai prima non c’era.
Nella pratica, in settimana zero:
- Restringi al gruppo Pilota Agenti, Workflow, Skill e Integrazioni. Sono le parti che producono cose che gli altri useranno, e vanno aperte quando c’è qualcuno pronto a spiegarle.
- Lascia aperta a tutti la Chat. È il posto da cui si capisce a cosa serve, e chiuderla non protegge da niente.
- Non toccare i permessi dei ruoli, a parte la verifica già indicata nella lista di controllo. La matrice predefinita è impostata con il criterio giusto.
Gli amministratori superano sempre la restrizione sulle funzionalità: qualunque cosa selezioni, un Admin continua a vedere tutto. Sui modelli vale il contrario, perché una politica di accesso che non li elenca li esclude davvero, amministratori compresi. Se in settimana zero limiti un modello costoso, verifica di esserci dentro anche tu.
Quello che non serve fare adesso
Ognuna di queste cose allunga la settimana zero di giorni senza cambiare niente del primo mese. Sono tutte cose che stanno bene nel secondo trimestre.
- Collegare tutte le integrazioni. Una sola, quella del caso d’uso che parte per primo. Le altre si collegano quando esiste il caso d’uso che le richiede, non prima. → Collegare uno strumento
- Caricare l’archivio documentale. Dieci file scelti valgono più di 2000 file caricati alla rinfusa. Un archivio con dentro tre versioni dello stesso listino peggiora le risposte invece di migliorarle.
- Costruire agenti. Li costruirai fra la seconda e la quarta settimana, sui casi d’uso che emergono davvero. Un agente costruito prima di aver visto qualcuno lavorare è una scommessa.
- Creare un gruppo per reparto. Uno solo, il Pilota. I gruppi per reparto servono quando allarghi, e crearli adesso significa crearli sbagliati.
- Scrivere il manuale interno. L’ora insieme vale più di dieci pagine di istruzioni, e le pagine intanto invecchiano. → Formare le persone
- Decidere la struttura delle cartelle. Si assesta da sola nel primo mese, e rifarla dopo costa meno che indovinarla prima.
Quando la lista è a posto, il passo successivo è scegliere le persone. → Il gruppo pilota