Il kit da consegnare
Chi guida l’iniziativa ha in mano più materiale di quanto crede, e siccome non lo sa finisce quasi sempre a scrivere lui un documento interno che poi non apre nessuno.
Qui c’è cosa esiste già, a chi si manda e in che momento. Il kit da preparare dentro il prodotto, cioè i prompt, la cartella dei documenti e l’agente del reparto, sta invece in Formare le persone. Sono due cose diverse e servono tutte e due.
Le pagine da mandare
Nessuno le riceve tutte. La colonna importante è la terza, perché una pagina anche giusta, mandata nel momento sbagliato, non viene letta.
L’ultima riga è quella che di solito sorprende. Se mandi a tutti il modo per scrivere al supporto, le domande scavalcano il referente e escono dall’azienda. Il referente così non impara mai a rispondere, e l’iniziativa continua a dipendere da te. → Chi guida l’iniziativa
Quando si manda
Tutto quello che sta nella tabella si consegna in tre occasioni. Aggiungerne altre vuol dire mandare materiale che finisce nell’arretrato e lì resta.
Il giorno dell'invito, non il giorno prima
Tre righe, non un manuale. Cosa cambia per loro, il collegamento a Cosa puoi fare con Userbot, il nome e cognome del referente del loro reparto, e la data dell’ora insieme. L’invito e il messaggio partono nella stessa mezz’ora, perché un messaggio senza invito lascia delle persone che ci provano e non riescono a entrare. → Invitare e gestire i membri
Il giorno prima dell'ora insieme
Una riga sola, senza collegamenti: «portate una cosa che dovete consegnare questa settimana». È la richiesta che distingue un’ora di dimostrazione da un’ora di lavoro, ed è anche quella che si dimentica sempre.
Il giorno dopo l'ora insieme
Chiedere bene e Fonti e citazioni, con una riga che spiega perché proprio adesso: hanno appena visto una risposta buona e una mediocre, e per un giorno hanno voglia di capire da cosa dipendeva.
Il resto della tabella non si manda a calendario. Si manda quando succede quello che c’è scritto nella colonna «Quando», a una persona sola o a un reparto, in risposta a una cosa appena capitata.
Cosa non mandare
Sono le cose che si preparano con più cura e che poi non apre nessuno. Nascono tutte dallo stesso equivoco, cioè dal pensare che il problema sia l’informazione.
Il manuale interno. Dieci pagine scritte da voi che rifanno peggio quello che c’è già scritto qui, e che al primo cambio dell’interfaccia dicono cose false. Se c’è una cosa vostra che va scritta davvero, sono le regole di approvazione, e quelle si scrivono dentro il prodotto. → Regole per l’AI
L’intera guida. «Trovate tutto nella documentazione» è il modo educato per dire che se la vedano loro. Si manda una pagina alla volta, con una riga che spiega perché proprio quella.
La registrazione dell’ora insieme. Sembra il modo giusto per raggiungere chi non c’era, e invece chiede a quella persona un’ora piena che non ha, per giunta senza il pezzo che la rendeva utile, cioè il proprio lavoro sul tavolo. Chi salta l’ora si recupera con dieci minuti dal referente.
Il PDF allegato. Non si apre, non si cerca dentro, e la copia che gira per posta resta ferma alla versione di quando l’avete mandata.
Il collegamento alla pagina iniziale della guida. Chi lo riceve deve mettersi a cercare, e cercando finisce nelle pagine di amministrazione e conclude che è roba tecnica. Meglio sempre il collegamento alla pagina precisa.