Invitare e gestire i membri

Impostazioni › Persone e permessi › Membri è la pagina da cui entra e da cui esce chiunque. Qui inviti le persone, decidi che ruolo hanno e su che piano stanno. La pagina la vede solo chi ha il ruolo Admin.

C’è una cosa da capire prima di tutto il resto: i posti si acquistano nella Fatturazione e si assegnano qui. Sono due gesti separati. Un posto acquistato e non assegnato non serve a nessuno; un posto assegnato e non acquistato non esiste.

Come funziona la Panoramica posti

In cima alla pagina trovi il conteggio, diviso per tipo di posto:

I posti liberi sono acquistati e non ancora assegnati: puoi usarli subito, senza costi aggiuntivi. Durante la prova le schede mostrano solo quanti posti sono assegnati, con la scritta «assegnati · in prova».

Se l’utilizzo extra è acceso e il credito prepagato dell’area di lavoro è a zero, in cima alla pagina compare un avviso con il collegamento Ricarica in Fatturazione. Vedi Limiti di spesa e credito.

Il pulsante Acquista posti porta alla Fatturazione. Non devi passare di lì per forza: se durante un invito i posti non bastano, Userbot te lo dice e li acquista nello stesso flusso.

Invitare persone

Tutto il giro, dagli indirizzi al pulsante che li invia:

1

Premi Invita membri

Il pulsante è in alto a destra nella sezione Gestisci membri, accanto a Esporta. Si apre la finestra Invita membri via email.

2

Incolla gli indirizzi

Puoi inserirne più di uno separandoli con uno spazio, una virgola o un a capo. Sono indirizzi email di lavoro: la persona entrerà con quelli. Gli indirizzi scritti male vengono scartati senza avviso e i doppioni uniti: Invia invito si attiva quando c’è almeno un indirizzo valido.

3

Scegli il ruolo

Il ruolo vale per tutte le persone di quell’invito. Nel menu Ruolo le voci sono in inglese: Member, Editor, Admin, con Member già scelto. Nel dubbio lascia Member: promuovere dopo costa un clic, togliere permessi dopo è una conversazione. Vedi Ruoli e permessi.

4

Conferma i posti, se servono

Le persone invitate occupano un posto Pro. Con l’abbonamento attivo, se gli inviti superano i posti Pro liberi compare il passaggio Conferma acquisto posti, con quanti posti nuovi servono, il prezzo unitario e il totale. Premi Conferma e invita, oppure Indietro per cambiare l’elenco. L’addebito è immediato ed è il conguaglio per i giorni che restano del periodo in corso. Durante la prova questo passaggio non c’è.

5

Premi Invia invito

A schermo compare «Invito inviato.» e la finestra si chiude. Ogni persona riceve un’email con il link di accesso, e da quel momento compare nell’elenco con lo stato Invito in attesa. Chi è già membro viene saltato.

Lo stato dell’invito

Nella colonna dopo Utilizzo compare un’icona di avviso finché la persona non è entrata davvero. Passandoci sopra leggi lo stato e, quando serve, il pulsante per rimediare.

Fra due reinvii alla stessa persona deve passare un minuto. Un invito dura 7 giorni. Nel frattempo Userbot manda due solleciti, il terzo e il sesto giorno, e poi smette. Non devi ricordarti di farlo tu.

Un invito in attesa occupa già il posto. Se hai invitato una persona sbagliata, rimuovila dall’elenco: il posto torna libero e potrai assegnarlo a qualcun altro senza acquistarne un altro.

Ruolo, piano e utilizzo

Nella tabella Gestisci membri ogni riga ha quattro colonne che puoi leggere in orizzontale come una scheda della persona.

• Ruolo: cosa può fare nel prodotto. Si cambia dal menu a tendina, con effetto immediato (i passi sono qui sotto). Il tuo ruolo non puoi cambiarlo: sulla tua riga il menu è disattivato.
• Piano: Pro o Pro Max. Pro Max dà 5× i limiti d’uso di Pro per la stessa persona: serve a chi lavora con l’AI tutto il giorno o su documenti lunghi, non a chi la apre due volte a settimana.
• Utilizzo: una griglia di pallini, uno per settimana, con il consumo rispetto ai limiti: grigio nessun utilizzo, verde entro i limiti, arancione oltre il 75%, rosso limite raggiunto. È il modo più rapido per capire chi ha bisogno di Pro Max e chi ha un posto sprecato.

Sulla griglia dei pallini si apre il dettaglio settimana per settimana, con la percentuale consumata sulle due fasce e la legenda dei quattro stati.

Cambiare il ruolo di una persona

1

Apri il menu Ruolo sulla sua riga

Se l’elenco è lungo, trovala prima con Cerca membri….

2

Scegli il nuovo ruolo

Il cambio vale subito, senza conferma e senza pulsante di salvataggio, e finisce nel Registro di audit con il valore prima e dopo.

Il pulsante Esporta scarica l’elenco completo in CSV con nome, email, ruolo, piano e stato: comodo per la riconciliazione con l’anagrafica del personale.

Quando i posti finiscono

Se assegni Pro Max a qualcuno e non ci sono posti liberi di quella fascia, Userbot non blocca l’operazione: nel menu Piano la voce porta il suffisso · +1 posto, e sceglierla apre Conferma acquisto posto, che dice esattamente quale posto stai acquistando e a che prezzo, con addebito immediato del conguaglio per i giorni rimanenti del periodo. Premi Conferma e paga e la modifica è attiva.

Durante la prova Pro Max non si assegna: la voce porta il suffisso · attiva l’abbonamento. Vedi Piani, posti e fatturazione.

Rimuovere una persona

1

Trova la persona nell'elenco

Usa Cerca membri… se l’elenco è lungo.

2

Premi la X a fine riga

Non c’è una conferma: un clic e la persona è fuori. Sulla tua riga il pulsante non c’è, e l’ultimo Admin rimasto non si può rimuovere.

Cosa succede quando rimuovi qualcuno:

• perde subito l’accesso e il posto torna nel conteggio dei liberi;
• riceve un’email «Non fai più parte di … su Userbot»;
• le sue attività programmate vengono cancellate, i suoi inviti annullati e le sue chiavi API revocate;
• agenti, cartelle e progetti di cui era proprietario non passano a nessuno da soli.

Prima di rimuovere qualcuno che ha costruito qualcosa, fai passare ad altri la proprietà di quello che serve. Gli agenti si possono recuperare anche dopo, da Impostazioni › Funzionalità › Agenti con Cambia proprietario.

Domande frequenti