Condividere: proprietario, editor, visualizzatore
Quando condividi un agente, una cartella o un progetto, scegli che cosa l’altra persona può farci. Questo è un sistema di ruoli diverso da quello dell’area di lavoro: vale su un singolo elemento e lo assegna chi lo possiede, non chi amministra.
Confonderli produce configurazioni che sembrano sicure e non lo sono. Il ruolo dell’area di lavoro dice cosa una persona è capace di fare; il ruolo di condivisione dice su quale elemento può farlo. Servono tutti e due.
I tre livelli
Li scegli dal pannello Condividi «…»: nel menu accanto al campo Aggiungi persone o gruppi, per chi stai aggiungendo, e poi accanto a ciascun nome in Chi ha accesso.
I livelli sono ordinati: chi è Proprietario può tutto ciò che può un Editor, e un Editor tutto ciò che può un Visualizzatore. Non ci sono permessi che scendendo di livello si guadagnano.
Su cosa si applica
Questi elementi usano questo sistema, con lo stesso pannello e le stesse regole:
- le cartelle della Libreria
- i singoli file della Libreria, ma solo con il ruolo Visualizzatore: sul file non c’è un menu per scegliere il ruolo
- i Progetti
- gli Agenti
- i Workflow
- le Skill create da voi
- le Mini App
Chat, prompt e connessioni alle integrazioni si condividono con altri meccanismi, descritti nelle rispettive pagine.
Le regole che sorprendono
Un Admin dell’area di lavoro non è proprietario di tutto. Sugli elementi condivisi un Admin ha i diritti che gli danno le condivisioni, come chiunque: quelli condivisi con lui o con un suo gruppo, e il livello Visualizzatore su ciò che è aperto a Chiunque nel workspace. Gli elementi privati di una persona non li vede. Per gli agenti c’è un’eccezione: in Impostazioni › Funzionalità › Agenti l’Admin vede tutti gli agenti dell’area di lavoro, anche quelli privati, e può usare Cambia proprietario.
Il ruolo Proprietario non si concede condividendo. Nel pannello di condivisione puoi assegnare Visualizzatore o Editor, non Proprietario. E la riga del Proprietario non si modifica né si rimuove da lì: il passaggio di proprietà si fa dalle pagine di amministrazione dell’elemento, non dalla condivisione.
Fra più condivisioni sovrapposte vince la più alta. Se una persona riceve l’elemento come Visualizzatore in prima persona e come Editor tramite un gruppo, è Editor. Le condivisioni sommano, non tolgono mai: aggiungerne una non può ridurre l’accesso di nessuno. Per togliere accesso bisogna rimuovere la condivisione che lo concede, tutte se sono più d’una.
«Chiunque nel workspace» vale Visualizzatore. Nel riquadro Accesso generale hai due stati: Privato, dove entra solo chi è in elenco, e Chiunque nel workspace, che dà a ogni membro dell’area di lavoro il livello Visualizzatore. Chi ha già un ruolo esplicito più alto lo mantiene.
Aprire a tutti richiede un permesso. Passare a Chiunque nel workspace è governato dalla matrice dei ruoli: Condividere agenti col workspace per gli agenti, Condividere skill col workspace per le skill, Condividere cartelle per cartelle e file, Condividere progetti e Condividere workflow per gli altri. Senza il permesso, il menu Accesso generale resta disattivato. Restringere o togliere una condivisione che esiste già, invece, non richiede permessi.
«Chiunque nel workspace» non è un collegamento pubblico, ma è comunque tutta l’azienda. Prima di usarlo su una cartella, guarda cosa c’è dentro: la condivisione vale per l’intero contenuto, compresi i file che vi finiranno domani.
Quando una persona non riesce ad aprire qualcosa
Le cause sono tre e si controllano in quest’ordine.
La funzionalità è accesa per lei?
Un agente condiviso non si apre se il prodotto Agenti è ristretto a un gruppo di cui la persona non fa parte. Vedi Attivare e limitare le funzionalità.
Il suo ruolo glielo consente?
Il ruolo dell’area di lavoro governa la capacità: creare, condividere, scaricare i file altrui. Vedi Ruoli e permessi.
Come tenerlo gestibile
- Condividi con i gruppi, non con i nomi. Alla prima assunzione la differenza si vede: la persona entra nel gruppo e vede tutto, invece di segnalare per settimane cose che non trova.
- Editor solo a chi deve davvero modificare. Su un agente usato da un reparto, un Editor distratto cambia le istruzioni per tutti.
- Prima di rimuovere una persona dall’area di lavoro, passa la proprietà di quello che ha costruito. Non passa a nessuno da sola: gli agenti si recuperano da Impostazioni › Funzionalità › Agenti con Cambia proprietario, il resto va trasferito prima che la persona esca.