> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL.
> For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt.
> For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server.

# Cercare nei documenti

Quando la risposta che ti serve è già scritta da qualche parte, in un manuale,
un contratto o una procedura, non devi cercarla a mano. La chiedi a parole tue e
l'AI la trova dentro i documenti della tua azienda, indicando il punto esatto da
cui l'ha presa.

## Attivarla

![Il menu + che si apre sotto il campo di scrittura, la voce Ricerca nei documenti con accanto Tutti e le basi di conoscenza, e dopo la scelta il pulsante che resta nel campo](/_fern-files/userbot-035249.docs.buildwithfern.com/30d69c54f82c46191d4ae8127d418a7453a5fbf13c0c436722d684edeb90dc83/docs/assets/animazioni/capacita-ricerca-documenti.gif)

#### Apri il menu +

Sotto il campo di scrittura premi **+**, poi **Ricerca nei documenti**: si
apre accanto l'elenco delle basi di conoscenza.

#### Scegli dove cercare

**Tutti** cerca in tutte le basi di conoscenza dell'area di lavoro. Se sai
già dove guardare, scegli invece una o più raccolte dall'elenco: la spunta
accanto al nome ti dice quali sono attive.

![Il menu + aperto con Ricerca nei documenti evidenziata e accanto l'elenco: Tutti in cima, poi una voce per ogni base di conoscenza](/_fern-img/4e578baff978a6d09e04f93b984254a793ec9f1331d0acf73fcd61dc39fe8e14.webp)

#### Scrivi la domanda

Scrivila come la faresti a un collega: *«qual è il preavviso di disdetta nel
contratto con Alfa?»*, non *«contratto Alfa disdetta»*. L'AI riformula da sé
la ricerca; a te conviene essere preciso su cosa ti serve.

Dopo la scelta, in cima al campo di scrittura compare il chip **Ricerca nei
documenti**, e in basso, accanto a **+**, un pulsante con il nome della base di
conoscenza, o con il numero di quelle selezionate (con **Tutti**, il numero di
tutte). Sul pulsante clicchi per cambiare la scelta; la sua **X** spegne la
ricerca. La scelta resta salvata sulla conversazione e vale anche per
i messaggi successivi.

![Il campo di scrittura con la ricerca accesa: in alto il chip Ricerca nei documenti, in basso accanto a + il pulsante evidenziato con l'icona delle basi di conoscenza, il loro numero e la X per spegnerla](/_fern-img/30eeda3c56bbc61967501f93d0cb04deb9ef09efd1a482f5439449a4abbb9605.webp)

Se non esiste ancora nessuna base di conoscenza, il menu dice
*«Nessuna knowledge base ancora.»*: creane una dalla Libreria. → [Basi di conoscenza](/basi-conoscenza)

## Dove cerca davvero

Cerca nelle **basi di conoscenza**: le raccolte in sola lettura che si creano
nella **Libreria** e che vengono indicizzate proprio perché l'AI possa cercarci
dentro e citarle.

Questa distinzione spiega quasi tutti i «non trova niente»:

| Dove sta il file                           | È cercabile                                                                  |
| ------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------- |
| In una **base di conoscenza**              | Sì                                                                           |
| In una cartella normale della **Libreria** | No: l'AI ci lavora se colleghi la cartella alla chat, ma non ci cerca dentro |
| Allegato a un messaggio                    | No: l'AI lo apre e lo legge, ma non entra nell'indice                        |

Dentro una base di conoscenza un file pronto non mostra nessuna etichetta. Se
accanto al nome vedi **In coda**, **In corso…**, **Errore**, **Vuoto** o **Non
indicizzato**, la ricerca non lo vede.

### Ricerca nei documenti e Cartella

Sono due pulsanti diversi. **Cartella** collega la chat a una cartella normale
della Libreria: l'AI apre quei file, ci lavora e ci salva i documenti che
produce. Nel suo elenco le basi di conoscenza non compaiono. **Ricerca nei
documenti** sceglie invece in quali basi di conoscenza cercare.

Restringere il campo serve soprattutto quando lo stesso termine compare in
contesti diversi, «Alfa» nel contratto e «Alfa» nel piano marketing, e vuoi
togliere il rumore.

## Come si legge la risposta

Mentre lavora, l'AI mostra i passaggi che sta facendo: **Analisi della
domanda…**, **Ricerca nei documenti…**, **Riordino dei risultati…**.

Nella risposta, ogni affermazione che viene da un documento porta con sé una
**citazione**: una piccola etichetta con il nome della fonte, inserita subito
dopo la frase a cui si riferisce.

#### Passa il mouse sulla citazione

Si apre un'anteprima con il titolo completo del documento e l'estratto di
testo effettivamente usato. È il controllo più rapido: leggi l'estratto e
verifica che dica davvero quello che la risposta afferma.

![L'anteprima aperta sopra la risposta: nome del file, il brano da cui arriva la frase, qui il comma sulla garanzia, e il collegamento Apri documento](/_fern-img/37ebeb165786bd6c8f05acb73ef8011bcaa1a56c0fdbf6263b902375dc4472f6.webp)

#### Clicca per aprire l'originale

Il documento si apre in Userbot e puoi leggere il contesto intorno alla
frase citata.

#### Guarda le Fonti

Sotto la risposta trovi tutte le fonti usate. Quelle che non è stato
possibile agganciare a una frase precisa compaiono sotto **Altre fonti**.

![Una risposta con le targhette del documento citato subito dopo le frasi che ne dipendono, e in fondo la riga Altre fonti con un documento che è stato letto ma non agganciato a un punto preciso](/_fern-img/1c99f222c1775de081ddfb4cd7c0aa105f5bf874b6170b256ecea5328cedc3c8.webp)

> **Note**
>
> Controlla le citazioni ogni volta che la risposta contiene numeri, date,
> importi o riferimenti normativi. Un dato corretto preso dal documento
> sbagliato, la versione vecchia del contratto per esempio, sembra identico a
> uno giusto.

Una citazione segnata **Non più disponibile** significa che il documento è stato
eliminato o che tu non hai accesso a quel file: la risposta resta, ma non puoi
risalire alla fonte.

## Quando non trova niente non te lo dice

È la cosa più importante di questa pagina.

Se la ricerca non trova nessun passaggio pertinente, la conversazione **prosegue
come se nulla fosse**. Non compare un avviso, non compare un *«non ho trovato
riferimenti nei vostri documenti»*: il modello risponde con le sue conoscenze
generali, e lo fa con lo stesso tono sicuro di quando ha i documenti davanti.

Le due risposte si distinguono da una cosa sola: **la seconda non ha citazioni e
non ha la barra Fonti**.

> **Warning**
>
> Con **Ricerca nei documenti** attiva, una risposta senza fonti significa che
> nei vostri documenti non ha trovato niente. Trattala come una risposta generica
> presa da internet: può essere utile per orientarti, non è un dato aziendale e
> non va girata a un cliente o messa in un documento ufficiale.

Quando succede, prima di riformulare vale la pena controllare le cause
frequenti: il file sta in una cartella normale e non in una base di conoscenza;
non è ancora pronto; hai scelto una base di conoscenza diversa da quella che lo
contiene. Sono spiegate in [come l'AI trova le risposte](/come-trova).

Se invece i documenti ci sono e la ricerca continua a non agganciarli, usa le
parole del documento invece delle tue: la riformulazione automatica copre i
sinonimi comuni, non il gergo interno della vostra azienda.

## Ricerca nei documenti o Conoscenza aziendale

Sono due cose diverse e conviene non confonderle.

**Ricerca nei documenti** lavora su ciò che è stato caricato in Userbot.
**Conoscenza aziendale** cerca direttamente dentro gli strumenti che usate, come
la posta, il drive o il gestionale dei ticket, senza caricare nulla.

Usa **Ricerca nei documenti** per il materiale stabile che vale per tutti:
manuali, policy, contratti, listini. Usa **Conoscenza aziendale** per quello che
vive nei tuoi strumenti e cambia ogni giorno.

Le due ricerche non lavorano nello stesso messaggio: se accendi **Conoscenza
aziendale**, la ricerca nelle basi di conoscenza non viene eseguita, anche se il
suo pulsante resta visibile. → [Conoscenza aziendale](/conoscenza-aziendale)

## Domande frequenti

#### Ho caricato il file ma l'AI dice di non trovarlo

Controlla tre cose, in quest'ordine: che il file sia dentro una **base di
conoscenza** e non in una cartella normale, che accanto al nome non ci sia
nessuna etichetta (un file appena caricato resta qualche minuto *In
corso…*), e che in **Ricerca nei documenti** sia scelta quella raccolta, o
**Tutti**.

#### Posso lavorare su un solo documento?

Allegalo al messaggio: **+**, poi **Carica file**. In quel caso l'AI lo apre
e lo legge tutto, senza cercarci dentro. È l'approccio giusto per un singolo
file su cui hai molte domande. Il file finisce comunque nella Libreria, in
File recenti o nella cartella collegata alla chat.

#### La ricerca vede i documenti dei miei colleghi?

Con **Tutti** cerca in tutte le basi di conoscenza dell'area di lavoro, non
solo nelle tue. I file nelle cartelle normali e quelli in File recenti non
entrano nell'indice.

#### Le scansioni sono cercabili?

Un PDF nato da scansione va indicizzato come testo per essere trovato. Se
nella **Libreria** il file risulta **Vuoto**, contiene solo immagini:
caricane una versione con il testo selezionabile.

#### Quanti passaggi entrano davvero nella risposta?

Dieci, scelti fra quaranta candidati, e senza una soglia minima di
pertinenza. È il motivo per cui una domanda che copre tre argomenti li copre
tutti e tre a metà.
→ [Fin dove arrivano le capacità](/capacita-limiti)