> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Regole per l'AI **Impostazioni › Persone e permessi › Regole e approvazioni** è dove scrivi in italiano cosa l'AI deve fare e cosa non deve fare da sola. Non è codice, non è una configurazione tecnica: sono frasi. La pagina la vede e la modifica solo chi ha il ruolo Admin. Una regola contiene due cose molto diverse fra loro, ed è essenziale non confonderle. | | **Linee guida** | **Cosa richiede approvazione** | | -------------- | ------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------- | | Effetto | L'AI le tiene presenti e continua a lavorare | L'AI si ferma e chiede il via libera prima di eseguire | | Natura | Orientamento | Obbligo di fermarsi, con una richiesta che arriva a una persona | | Cosa ci scrivi | Tono, metodo, template e listini da usare, cosa citare | Le azioni che nessuno deve poter far partire senza un sì | Le linee guida servono a rendere le risposte più simili a come lavorate voi. Le approvazioni servono a impedire che qualcosa esca senza che una persona lo abbia letto. Non usare le prime per ottenere l'effetto delle seconde. ## Scegliere l'ambito Ogni regola si applica a un ambito, e la scelta cambia completamente cosa stai scrivendo. | Ambito | Quando usarlo | | ---------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Gruppo** | La scelta normale. Il modo di lavorare cambia per reparto: il commerciale ha un listino, il supporto ha una procedura di rimborso | | **Utente** | Casi singoli: una persona in affiancamento, un profilo con vincoli particolari, un collaboratore esterno | | **Tutto il workspace** | Solo per ciò che vale davvero per tutti. Tenerlo corto: una regola generale lunga diventa rumore in ogni chat dell'azienda | Se una persona rientra in più regole (la sua, quella del suo gruppo, quella generale) valgono tutte insieme: le linee guida si sommano e le voci di approvazione si uniscono. Nessun ambito annulla quello più ampio, quindi non puoi usare una regola di gruppo per *togliere* un obbligo di approvazione generale. L'approvatore invece è uno solo, scelto in quest'ordine: quello della regola della persona, poi quello della regola del suo gruppo, poi quello della regola di tutta l'area di lavoro. Se nessuna regola indica una persona, la richiesta va a un Admin. Un agente che ha un suo approvatore impostato ha la precedenza su tutte le regole. ## Scrivere una regola Il giro completo, dalla scelta del gruppo al pulsante che attiva la regola: ![Animazione: il clic su Nuova regola apre la finestra, nel menu del gruppo si sceglie Assistenza clienti, si scrivono una linea guida e un caso che richiede approvazione, e il cursore si ferma su Conferma e attiva](/_fern-files/userbot-035249.docs.buildwithfern.com/66ef4f26ac8abdec040a01c132d26ec8fda7aaa13430610159bbe27499a3f1cb/docs/assets/animazioni/admin-scrivere-regola.gif) #### Premi Nuova regola Il pulsante è in alto a destra nella pagina **Regole e approvazioni**. Si apre la finestra **Nuova regola**. ![La pagina Regole e approvazioni con il pulsante Nuova regola evidenziato in alto a destra e sotto la tabella delle regole già attive](/_fern-img/2fa5af639db8b1a27d0a308773c0ce659dfb3a7fe9d255f88f5fcd49f56f52e6.webp) #### Scegli a chi si applica Nella riga **Si applica a** scegli **Gruppo**, **Utente** o **Tutto il workspace**. Per gruppo e utente scegli poi il nome dal menu accanto. Se non hai ancora [gruppi](/gruppi), la scelta **Gruppo** non compare: sotto trovi il collegamento **Crea un gruppo**. ![La finestra Nuova regola con evidenziata la riga Si applica a: Gruppo con il menu del nome, Utente e Tutto il workspace; sotto il riquadro delle linee guida e quello giallo delle approvazioni](/_fern-img/67b44a94362f649ec3b215fb315baa5613ffe5c84d4f20ac57cb31976519906a.webp) #### Scrivi le linee guida Nel riquadro **Linee guida**: frasi brevi, all'imperativo, con i nomi veri delle vostre cose. «Usa sempre i template e il listino approvati. Tono commerciale, cita la policy applicata.» Vale più di mezza pagina di principi generali. Per un testo lungo, apri il campo con **Schermo intero**. ![Il riquadro Linee guida con una regola scritta all'imperativo e in basso a destra il pulsante Schermo intero evidenziato](/_fern-img/ee2507d3916c9cd8de25cfa3e5a52dac7c269a3145e7d72a796574c9f8d3b01e.webp) #### Elenca cosa richiede approvazione Nel riquadro giallo **Cosa richiede approvazione**: un elenco di casi concreti, con le soglie: «sconti oltre il 15%, invio di offerte ufficiali, rimborsi oltre 500 €». Lasciato vuoto, nulla richiede approvazione. ![La finestra compilata: la linea guida nel primo riquadro e i casi da approvare in quello giallo, con in fondo Annulla e Conferma e attiva](/_fern-img/4bc8288462392c49ce1f76675115155189daa17eb2653c20b3181a98d242e961.webp) #### Indica l'approvatore Nel menu **Approvatore**, sotto il riquadro giallo. Di norma è **Admin del workspace**, cioè uno solo degli Admin, non tutti. Puoi scegliere una persona precisa, tipicamente il responsabile di quel reparto. ![Il menu Approvatore aperto: Admin del workspace spuntato in cima e sotto i nomi delle persone dell'area di lavoro](/_fern-img/6b0544f90adcd6e52d96b0020fe79a766d0181d0e5d69ff46dee322c775c9f65.webp) #### Premi Conferma e attiva Il pulsante si attiva quando hai scritto almeno uno dei due campi e, per gruppo e utente, scelto il nome. Si chiama così quando la regola è nuova; in modifica diventa **Salva**. La regola diventa una riga della tabella ed è già in vigore. ![La tabella delle regole con la regola nuova in cima, evidenziata: si applica a Ufficio tecnico, le linee guida, i casi da approvare e Admin del workspace come approvatore](/_fern-img/07e781efb5d5587ec3e2e24eaa07fd4e7f8a9aa8d6ba9eb2e1f5e8c5a30be30f.webp) ## Trovare e modificare le regole La tabella ha le colonne **Si applica a**, **Linee guida**, **Approvazione** e **Approvatore**. Sopra trovi le schede **Tutte**, **Gruppo**, **Utente** e **Workspace**, ciascuna con il numero di regole, e il campo **Cerca regole…**, che cerca nel testo delle regole, nel nome dell'ambito e in quello dell'approvatore. ![Le schede Tutte, Gruppo, Utente e Workspace con il numero di regole, il campo Cerca regole e la tabella con le colonne Si applica a, Linee guida, Approvazione e Approvatore](/_fern-img/9bd52e60313438f72d14e513bc2ec994dc785e929540e70fb69461e96bda2d28.webp) Un clic sulla riga apre la regola in modifica. Il menu **⋯** a fine riga ha **Modifica** ed **Elimina**; l'eliminazione chiede conferma. ![Il menu aperto dai tre puntini a fine riga, con Modifica e, in rosso, Elimina](/_fern-img/7829496492b0bbbfe8c8da2f5d0a6990c4c4e7d08dfad794ea5ca5373ebbf6ee.webp) In fondo alla pagina, **Chi ha attivato più regole** mostra per ogni persona quante richieste di approvazione ha inviato negli ultimi 30 giorni. Le proposte annullate prima dell'invio non contano. Serve a capire dove una voce di approvazione scatta troppo spesso: di solito è scritta in modo troppo largo. ## Cosa vede l'utente quando scatta un'approvazione Quando un compito rientra fra quelli che richiedono approvazione, l'AI **si ferma prima di eseguirlo** e in chat compare la scheda **Richiede approvazione**: «Prima di procedere serve il via libera di …». La persona può aprire **Rivedi il report che verrà inviato**, aggiungere un commento, e poi scegliere fra **Annulla** e **Invia in approvazione**. Nessuna richiesta parte senza che lo sappia. Dopo l'invio la scheda dice «Inviata a …. Ti avvisiamo appena decide.» L'approvatore riceve la richiesta nell'[Inbox](/inbox), con un avviso a schermo e un'email, e decide. Fino ad allora il compito resta sospeso. Quando arriva la decisione, chi ha chiesto riceve a sua volta avviso ed email. Se è **Approvata**, nella chat compare «Hai il via libera per procedere.» con il pulsante **Procedi**: il lavoro non riparte da solo, riparte quando la persona preme **Procedi**. Se è **Rifiutata**, il pulsante è **Ho capito**. In entrambi i casi **Vedi le note** mostra il commento dell'approvatore. ![La richiesta come la vede l'approvatore nell'Inbox: chi l'ha chiesta, l'oggetto contrassegnato Preparata da un agente, il report aperto con i numeri del caso, la nota di chi ha chiesto e i pulsanti Rifiuta e Approva](/_fern-img/c3f5a23dabf4c0a7479ce522cfdfb3b8306026b0314a67854e55748f975a1f26.webp) > **Note** > > Scrivi le voci di approvazione con lo stesso vocabolario che usano i tuoi > colleghi quando parlano fra loro. «Sconti oltre il 15%» funziona; «operazioni > con impatto economico rilevante» non funziona, perché non definisce niente e > finisce per fermare tutto o niente. ## Esempi che funzionano e formulazioni da evitare | Invece di | Scrivi | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | «Sii professionale» | «Dai del lei ai clienti, del tu ai colleghi. Chiudi sempre con nome e recapito diretto» | | «Attenzione ai dati sensibili» | «Non riportare nomi di pazienti o numeri di pratica nelle bozze destinate all'esterno» | | «Segui le procedure» | «Per i resi, applica la procedura RMA-04 e cita il paragrafo che stai usando» | | «Chiedi conferma per le cose importanti» | «Richiede approvazione: sconti oltre il 15%, offerte ufficiali, rimborsi oltre 500 €, comunicazioni a clienti Enterprise» | ## Regole, ruoli e funzionalità Le regole governano il **comportamento** dell'AI. Non sostituiscono i controlli di accesso, e vanno usate insieme: * se una persona non deve poter usare uno strumento, spegnilo o restringilo in [Attivare e limitare le funzionalità](/prodotti); * se non deve poter compiere un'operazione, toglile il permesso in [Ruoli e permessi](/ruoli); * se può farlo ma qualcuno deve dare l'ultima parola, allora è una regola con approvazione. > **Warning** > > Le linee guida orientano il modello, non lo costringono. Non affidare a una > linea guida un obbligo normativo o contrattuale: mettilo nell'elenco delle > approvazioni, così l'AI si ferma e una persona dà l'ultima parola. Se > un'operazione non deve succedere mai, toglila del tutto con un permesso o > spegnendo lo strumento. ## Domande frequenti #### Le regole valgono anche per gli agenti e le attività programmate? Sì: sono regole dell'organizzazione, non della chat. Si applicano a chi lavora, quindi valgono anche quando la persona usa un agente. Nelle [attività programmate](/schedulate) e nelle esecuzioni automatiche di un agente, però, nessuno è lì a confermare: l'AI non può inviare una richiesta di approvazione, quindi non esegue il compito e spiega che serve un via libera. #### Chi può scrivere le regole? Solo chi ha il ruolo **Admin**. Non è un permesso della matrice: non si può concedere a Editor o Membri da [Ruoli e permessi](/ruoli). #### Le regole sostituiscono le istruzioni personalizzate degli utenti? No, si sommano. L'AI riceve, in quest'ordine: le istruzioni dell'agente in uso, il contesto con la descrizione dell'azienda, le istruzioni personalizzate della persona, le istruzioni del progetto, le regole. Dentro un [progetto](/progetti) la descrizione dell'azienda e le istruzioni personalizzate non vengono usate; le regole sì.