> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Attivare e limitare le funzionalità Userbot non è un blocco unico: è un insieme di parti (Chat, Agenti, Skill, Workflow, Libreria, Integrazioni e le altre) che puoi accendere, spegnere o riservare a certe persone, una per una. Le trovi in **Impostazioni › Funzionalità**, una pagina per parte. Ogni pagina ha la stessa struttura: prima **chi** può usarla, poi **come** può usarla. Le vede chi ha il permesso **Gestire le impostazioni workspace**, di norma solo gli Admin; la pagina **Chiavi API** la vede solo chi ha il ruolo Admin. ## Chi può usare una funzionalità Quasi tutte le pagine si aprono con il controllo **Accesso**, a scelta singola: | Opzione | Effetto | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------ | | **Tutta l'area di lavoro** | Tutti i membri possono usarla. È il valore predefinito | | **Gruppi e persone scelti** | Solo chi selezioni. Gli amministratori mantengono sempre l'accesso | | **Solo amministratori** | Nessun altro può usarla | Chi resta fuori non può usare quella parte del prodotto: quando ci prova, la richiesta viene rifiutata con «Non hai accesso a questo prodotto in questa area di lavoro.» Avvisa le persone prima di restringere, così il messaggio non sembra un guasto. > **Warning** > > **Gli amministratori superano sempre la restrizione**, qualunque cosa > selezioni: non puoi togliere una funzionalità a un Admin da questa pagina. Le > eccezioni sono due. Sui **modelli**, in [Gestire i modelli](/modelli-admin), > l'opzione **Nessuno** esclude anche gli amministratori. Su **Chiavi API** la > scelta di chi le usa vale anche per gli Admin, che configurano la pagina ma > usano le chiavi solo se l'accesso li comprende. La **Libreria** non ha il controllo Accesso: i file si governano con i permessi di ruolo e la condivisione per cartella, vedi [Libreria e permessi aziendali](/documenti-admin). **Customer Service** e **Chiavi API** hanno un accesso loro, a tre stati: **Spento**, **Tutta l'area di lavoro**, **Gruppi e persone scelti**. ### Restringere una funzionalità a un gruppo #### Apri la pagina della funzionalità In **Impostazioni › Funzionalità**, scegli la parte del prodotto, per esempio **Agenti**. Il controllo **Accesso** è il primo della pagina. ![La pagina Agenti delle Impostazioni: il controllo Accesso con le tre opzioni e Tutta l'area di lavoro selezionata, e sotto l'interruttore Consenti ai membri di creare nuovi agenti](/_fern-img/f68707ddf17efbb40ccf623bea226153b249783d7fbcb8e8f6ecf43a1dccc0ba.webp) #### Scegli Gruppi e persone scelti La scelta vale subito, senza pulsante di salvataggio. Sotto le opzioni compare il campo per cercare gruppi e persone. ![Il controllo Accesso della pagina Workflow con l'opzione Gruppi e persone scelti evidenziata fra Tutta l'area di lavoro e Solo amministratori](/_fern-img/8c436833aa63d3e728605a9c96376661afe4f8d563ede3ab86118a9d62d31ada.webp) #### Aggiungi i gruppi e le persone Cerca il gruppo pilota, o le singole persone, e selezionali. Gli Admin non servono: mantengono sempre l'accesso. ![Gruppi e persone scelti selezionato e sotto gli elenchi Gruppi e Membri, con il gruppo Ufficio tecnico spuntato ed evidenziato; in fondo la nota che gli amministratori mantengono sempre l'accesso](/_fern-img/65f9060f018667ae3a9390e82d3040170f228430433bcf5b65c910684c1b767f.webp) ## Le funzionalità in una tabella | Funzionalità | Si restringe | Cosa governi dentro | | ------------------------ | :----------: | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Chat** | sì | Ricerca web, generazione immagini, creazione e modifica file, condivisione chat, memoria, trascrizione vocale, conservazione dati | | **Agenti** | sì | Creazione di nuovi agenti da parte dei membri, etichette, elenco di tutti gli agenti | | **Conoscenza aziendale** | sì | Ricerca nei documenti e integrazioni interrogabili | | **Libreria** | no | Caricamento, creazione di cartelle, cartelle private per default, eliminazione da parte dei proprietari | | **Skill** | sì | Creazione di Skill personalizzate, skill caricate, stato di ogni skill e di ogni pack | | **Workflow** | sì | Creazione di nuovi workflow da parte dei membri, piano Workflow | | **Attività programmate** | sì | Creazione da parte dei membri, elenco globale con la disattivazione singola | | **Integrazioni** | sì | Connessioni personali dei membri, catalogo attivo, permessi delle singole azioni | | **Chiavi API** | a parte | Chi usa le chiavi, chiavi dell'area di lavoro, modelli, budget. Vedi [Chiavi API dell'area di lavoro](/chiavi-api-admin) | | **Customer Service** | a parte | Assegnazione automatica, controllo qualità, creazione di agenti di supporto | Durante il lancio, **Gruppi e persone scelti** con il gruppo pilota vale più di qualunque comunicazione interna: apri una funzionalità quando c'è qualcuno pronto a spiegarla, non prima. Vedi [La settimana zero](/settimana-zero). ## I controlli di dettaglio, parte per parte ### Chat La pagina con più leve, perché è quella che usano tutti. ![La sezione Impostazioni della pagina Chat: gli interruttori di ricerca web, generazione immagini, creazione e modifica file, condivisione, memoria e trascrizione vocale, e in fondo il menu Conservazione dati su Per sempre](/_fern-img/ebc4601a9437393780d956a5c24140c5bc5e361fca05cd6d4e3d1e8ca4a8b657.webp) * **Consenti ricerca web**, **Consenti generazione immagini**, **Consenti creazione e modifica file**: accendono o spengono i singoli strumenti dentro la chat. * **Consenti condivisione chat**: permette di condividere una conversazione con altre persone. * **Consenti memoria chat** e **Attiva la memoria per tutti**: il primo dà a ciascuno la facoltà di attivare la memoria; il secondo la impone a tutti. Se il secondo è spento, vale la scelta di ciascuno. * **Trascrizione vocale**: dettare invece di scrivere. * **Conservazione dati**: per quanto tempo restano le conversazioni: **Per sempre**, 30, 90, 180 giorni o 1 anno. Due controlli qui non si annullano. Spegnendo **Consenti condivisione chat** ti viene chiesto di confermare la revoca: i link già distribuiti smettono subito di funzionare. E scegliendo una **Conservazione dati** diversa da «Per sempre», le conversazioni più vecchie del periodo vengono eliminate, irreversibilmente. ### Come funziona davvero la conservazione dati Due precisazioni che cambiano cosa potete promettere in un questionario di conformità. **La pulizia non è un lavoro pianificato.** Non gira di notte a orari fissi: parte **quando qualcuno apre l'elenco delle conversazioni**. In un'area di lavoro usata tutti i giorni la differenza non si nota; in una dormiente, i dati oltre il periodo restano finché non entra qualcuno. **Il conteggio parte dall'ultima attività** della conversazione, non dalla sua creazione. E riguarda anche le chat che le persone hanno eliminato: eliminare una chat la nasconde subito, ma i messaggi restano finché la conservazione non li rimuove. Con **Per sempre** restano. **Riguarda solo le conversazioni.** File, agenti, automazioni, Mini App, prompt e il registro di audit non seguono questa impostazione: il registro ha i suoi 90 giorni, tutto il resto resta finché non lo si elimina a mano. ### Agenti **Consenti ai membri di creare nuovi agenti**: se lo spegni, solo gli amministratori ne creano di nuovi, mentre tutti continuano a usare quelli che già esistono. Nella stessa pagina definisci le **Etichette Agente**, la tassonomia con cui il team filtra e ritrova gli agenti, e trovi l'elenco di tutti gli agenti dell'area di lavoro, anche quelli privati. Il menu di ogni agente ha **Gestisci condivisione**, **Rinomina**, **Assegna badge Verificato** (o **Rimuovi badge Verificato**), **Cambia proprietario** ed **Elimina**. **Cambia proprietario** è indispensabile quando chi ha creato l'agente lascia l'azienda: è l'unico modo per riprenderne il controllo. ### Skill **Consenti la creazione di Skill personalizzate** governa chi può crearne di nuove. Sotto, in **Skill del workspace**, le skill sono divise in tre gruppi, e ogni skill ha uno stato che decide cosa vedono i membri: | Stato | Cosa vede il membro | Vale per | | ------------------------- | ---------------------------------- | ------------------------------- | | **Nascosta** | Niente: come se non esistesse | tutte | | **Disponibile** | La trova e può installarla da sé | skill dei pack | | **Installata** | Ce l'ha già, e può rimuoverla | skill dei pack e skill caricate | | **Installata e bloccata** | Ce l'ha e non può rimuoverla | skill dei pack e skill caricate | | **Attiva** | La usa già: è integrata in Userbot | skill predefinite | * **Skill caricate**: quelle che avete aggiunto voi con **Carica skill**. * **Skill predefinite**: quelle integrate in Userbot. * **Pack di skill**: raccolte già pronte. Ogni pack è **Visibile ai membri** o **Nascosto ai membri**; un pack nascosto si può comunque aprire per ispezionarne le skill. Dal menu di una skill caricata puoi **Vedi file**, **Modifica**, **Scarica** ed eliminarla; un pack intero si scarica con **Scarica il pack (.zip)**. Bloccare o sbloccare una skill resta un comando da Admin. ### Workflow e Attività programmate **Consenti ai membri di creare nuovi workflow** e **Consenti ai membri di creare attività programmate**: spegnendoli, la creazione resta agli amministratori mentre le automazioni già pubblicate continuano a funzionare. La pagina **Workflow** mostra anche il piano Workflow dell'area di lavoro (**Workflow Essential** o **Workflow Pro**), lo stesso della [Fatturazione](/fatturazione). Il piano lo cambia solo chi ha il ruolo Admin. La pagina **Attività programmate**, che si apre con il titolo **Programmati**, mostra l'elenco globale di quelle attive nell'area di lavoro: disattivandone una ne impedisci l'esecuzione. È il posto in cui guardare quando un'automazione dimenticata continua a consumare. ### Integrazioni * **Consenti ai membri di collegare integrazioni personali**: se spento, nessuno può collegare un'app a titolo personale, amministratori compresi. Restano le connessioni condivise, che può impostare chi ha il permesso **Condividere connessioni OAuth**. Il testo d'aiuto a schermo dice che gli amministratori possono ancora collegarle: oggi non è così. * **Accesso alle integrazioni**: **Attiva tutto (predefinito)** rende disponibile l'intero catalogo, presente e futuro; **Seleziona integrazioni** tiene attive solo quelle che scegli, e le nuove restano spente. * **Permessi delle azioni**: aprendo una singola integrazione puoi disattivare le sue **singole azioni**. È il controllo più fine che hai: puoi lasciare accese le letture e spegnere le scritture. Le azioni disattivate non vengono nemmeno proposte al modello. ### Conoscenza aziendale Configura la ricerca nei documenti (quanti frammenti finiscono nel prompt e se usare l'espansione della query) e, in **Integrazioni disponibili**, sceglie quali fonti i membri possono interrogare tramite la conoscenza aziendale. Le fonti sono divise in **Disponibili** e **In arrivo**: quelle in arrivo si possono già accendere, ma funzioneranno solo quando saranno pronte. ### Customer Service Ha un accesso a tre stati: **Spento** (il valore iniziale), **Tutta l'area di lavoro** o **Gruppi e persone scelti**. Una volta acceso, decidi se le conversazioni in coda vengono assegnate a turno agli operatori (**Assegnazione automatica**) o prese in carico a mano, e chi può rileggere lo storico di tutte le conversazioni per **Controllo qualità**. ### Chiavi API Decide chi usa le chiavi API, crea le chiavi dell'area di lavoro, sceglie i modelli che le chiavi possono chiamare e fissa i budget. La vede solo chi ha il ruolo Admin. Tutto il dettaglio è in [Chiavi API dell'area di lavoro](/chiavi-api-admin). ## Prima di spegnere qualcosa Restringere è indolore, spegnere no. Prima di togliere una funzionalità già in uso, guarda nel [Registro di audit](/audit) chi la stava usando e avvisalo: una funzionalità che sparisce senza spiegazione viene letta come un guasto, e la segnalazione arriva comunque a te. L'elenco di tutti gli interruttori con il loro valore iniziale sta in [Riferimento dell'area di lavoro](/riferimento-workspace).