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# Il gruppo pilota

Il gruppo pilota non serve a verificare che il prodotto funzioni, perché funziona.
Serve a scoprire, in sei settimane e su poche persone, quali casi d'uso reggono
davvero e chi in azienda è capace di spiegarli agli altri.

Se lo salti e inviti tutti il primo giorno le stesse due informazioni le ottieni
lo stesso, ma le ottieni su 60 persone che nel frattempo si sono già fatte
un'idea.

## Quante persone e chi

**Da 5 a 10.** Sotto le 5 basta una persona in ferie per rendere illeggibile
quello che sta succedendo. Sopra le 10 non riesci più a rispondere a tutti in
giornata, e in questa fase rispondere in giornata è la cosa che fa la differenza.

Meglio prenderle da due o tre reparti diversi. Un pilota tutto commerciale ti dice
cosa serve al commerciale, e quando arriva il momento di allargare degli altri non
sai niente.

I criteri per sceglierle sono tre, e servono tutti e tre insieme.

* **Ha un lavoro scritto e ripetitivo.** Chi prepara offerte, risponde a email di
  supporto, compila report ricorrenti vede il vantaggio in un giorno. Chi passa la
  giornata in riunione, no. È lo stesso criterio con cui hai valutato i [casi d'uso](/casi-uso): applicalo alle persone.
* **Sta già usando l'AI per conto suo.** Ne trovi in ogni azienda. Sanno già cosa
  chiedere, e portarli dentro uno strumento governato risolve anche il problema
  dei documenti aziendali incollati altrove.
* **Ha credibilità nel suo reparto.** Che è una cosa diversa dall'essere
  appassionato di tecnologia: quando dice che una cosa funziona, i colleghi ci
  credono.

Fra questi ci sono già i tuoi referenti di reparto. Li riconoscerai entro la terza
settimana. → [Chi guida l'iniziativa](/chi-guida)

## Chi non mettere

Sono scelte che sul momento sembrano tutte ragionevoli, e che rendono inutilizzabile
quello che si impara nelle sei settimane.

**Chi si è offerto volontario e basta.** L'entusiasmo non è un caso d'uso.
Chiedigli qual è il compito ripetitivo che detesta di più: se non risponde subito,
non è nel gruppo pilota ma nel secondo giro.

**Il più scettico del reparto, per convincerlo.** Convincerlo è un obiettivo
legittimo, ma non in queste sei settimane. Assorbe tutta la tua attenzione e
sposta la conversazione da «funziona?» a «ne vale la pena?». Di solito lo convince
un suo collega, qualche mese dopo, senza che tu ci metta mano.

**Tutti i responsabili.** Un pilota fatto solo di capi restituisce opinioni su come
lavorano gli altri, non informazioni su come si lavora davvero. Servono le persone
che il lavoro lo fanno.

**Chi è in mezzo a una scadenza.** Chiudere il bilancio, consegnare la gara,
lanciare la campagna. Non hanno l'ora da spendere, e la loro assenza verrebbe
letta come disinteresse quando invece è solo una questione di calendario.

## Il gruppo si prepara prima degli inviti

Tutto quello che il gruppo pilota deve trovare, cioè le funzionalità aperte e i
documenti condivisi, passa da un gruppo. Il gruppo va quindi creato e collegato
prima, così che il primo accesso avvenga in un'area di lavoro già a posto.

#### Crea il gruppo e puntaci le restrizioni

In **Impostazioni › Persone e permessi › Gruppi**, **Crea gruppo**. Poi, in
**Impostazioni › Funzionalità**, imposta **Accesso** su **Gruppi e persone
scelti** e seleziona questo gruppo per le parti che non vuoi ancora aprire a
tutti. → [Gruppi](/gruppi)

#### Condividi con il gruppo la cartella dei documenti

Dal pannello di condivisione della cartella, scegli il gruppo invece dei
singoli nomi. È l'unico modo per non doverlo rifare a ogni persona che
aggiungi. → [Condivisione e permessi](/permessi-documenti)

#### Invita le persone

**Impostazioni › Persone e permessi › Membri**, **Invita membri**. Ruolo
**Membro** per tutti, tranne le due o tre persone che dovranno costruire
qualcosa per i colleghi, che vanno messe **Editor**. → [Invitare e gestire i membri](/membri)

#### Aggiungi ciascuno al gruppo, nella stessa seduta

Nell'elenco del gruppo compare solo chi è già membro dell'area di lavoro, quindi
l'ordine è prima l'invito e poi l'aggiunta, senza alzarsi dalla sedia in
mezzo. Chi entra il giorno dopo trova tutto al suo posto, mentre chi viene
aggiunto al gruppo la settimana dopo ti scrive che non vede niente.

## Settimana per settimana

Questa tabella non è un piano di lavoro da consegnare a qualcuno. Descrive quello
che succede comunque, e cosa conviene fare mentre succede.

| Settimana | Cosa succede                                                                                                       | Cosa fai tu                                                                                                                                                                                                   |
| --------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **1**     | Entrano quasi tutti, con curiosità. Le prime domande sono generiche                                                | Fai l'[ora insieme](/formazione), sui loro documenti veri. Entro due giorni chiama chi non è ancora entrato: non è disinteresse, è un invito finito fra le email arretrate                                    |
| **2**     | Si prova sul lavoro vero. Arrivano le prime domande e le prime delusioni, quasi sempre su richieste formulate male | Rispondi entro la giornata, sempre. Ogni richiesta che funziona bene la salvi come prompt e la rendi disponibile al gruppo                                                                                    |
| **3**     | L'entusiasmo cala. Entrano in meno, e chi entra fa cose più mirate                                                 | È il momento del primo agente: prendi il caso d'uso più richiesto delle prime due settimane e costruiscilo tu, poi condividilo con il gruppo → [Creare il primo agente](/primo-agente)                        |
| **4**     | L'agente viene usato tutti i giorni oppure non viene usato per niente, raramente ci sono vie di mezzo              | Siediti accanto a due persone mentre lo usano. Dieci minuti così valgono più di qualunque segnalazione scritta: vedi dove si bloccano e correggi le istruzioni → [Provare e mettere a punto](/provare-agente) |
| **5**     | Chi lo usa comincia a chiedere cose nuove, e le chiede a te                                                        | Di' di no a due richieste su tre e metti la terza nell'elenco «Dopo» con una data. È la settimana in cui, se lo lasci fare, il progetto si allarga da solo fino a diventare ingestibile                       |
| **6**     | Si è capito chi lo userà comunque e chi no                                                                         | Leggi gli indicatori, parla con i referenti, e decidi se allargare o prolungare di un mese → [Misurare l'adozione](/misurare)                                                                                 |

> **Note**
>
> La terza settimana è quella in cui i lanci si fermano, e non perché sia successo
> qualcosa di male. Semplicemente finisce l'effetto novità e il lavoro di tutti i
> giorni ricomincia a spingere. Se arrivi lì senza un agente costruito su un
> lavoro vero, il gruppo pilota torna a fare come faceva prima. Conviene metterlo
> in calendario adesso.

## Il posto dove si incollano i risultati

Serve un posto, uno solo, dove le persone incollano quello che hanno ottenuto. Non
un canale nuovo, ma quello che usate già per parlarvi: la chat aziendale, il
canale del reparto, la posta se non avete altro.

Non serve a te per misurare, serve a queste tre cose.

* **Far vedere ai colleghi cosa si può ottenere.** Un risultato incollato da un
  collega convince più di qualunque cosa scriva tu, perché è sul lavoro che fanno
  anche loro.
* **Trovare i prompt da salvare.** Quando qualcuno incolla un buon risultato,
  chiedigli la richiesta che l'ha prodotto. Quelle richieste sono i vostri primi
  prompt condivisi. → [Salvare e riusare un prompt](/prompt)
* **Vedere chi ha smesso senza doverlo chiedere.** Chi non incolla niente per due
  settimane è la persona con cui parlare, e la conversazione parte da un fatto
  invece che da un sospetto.

Perché non muoia servono due accortezze. Chi guida l'iniziativa incolla qualcosa
ogni settimana, anche una cosa piccola. E nessuno commenta mai un risultato per
dire che si poteva chiedere meglio.

## I segnali per allargare

Sono tre e si allarga quando ci sono tutti e tre insieme. Averne due su tre vuol
dire aspettare ancora un mese, non allargare a metà.

* **Almeno un agente che qualcuno usa ogni settimana senza che tu glielo ricordi.**
  Non un agente costruito, un agente usato. Te ne accorgi quando qualcuno lo cita
  raccontando come ha fatto una certa cosa.
* **Almeno una persona che risponde alle domande al posto tuo.** È il segnale più
  importante e anche il più facile da vedere. Quando un collega chiede «come
  faccio a…» e la risposta arriva prima che tu abbia letto il messaggio,
  l'iniziativa ha smesso di dipendere solo da te.
* **Più della metà del gruppo pilota è attivo nella settimana in corso.** Il
  numero, non l'impressione. Si legge nella colonna **Utilizzo** della pagina
  [Membri](/membri): pallini verdi o arancioni sulla settimana corrente.

![Il dettaglio della colonna Utilizzo di una persona: una riga per settimana con la percentuale consumata, la settimana corrente in fondo, e la legenda che distingue il grigio del nessun utilizzo dagli altri tre colori](/_fern-img/b9f3363752f6648bff0e336fe1ca337e88398fa68b4b794af8ba33fbfdf08725.webp)

Attenzione al terzo segnale quando manca il secondo: vuol dire che il gruppo
pilota è attivo perché ci sei tu a spingere, e appena ti sposti sul reparto
successivo si spegne.

## Se alla fine non ci siamo

Capita, e non vuol dire che l'iniziativa fosse sbagliata. Di solito è successa una
di queste tre cose, e ognuna ha un rimedio diverso.

**Il caso d'uso era troppo grande.** Se l'agente della quarta settimana non viene
usato, riporta il caso d'uso sulla [griglia](/casi-uso) e guarda l'ultima colonna:
se non riesci a indicare un solo strumento, va spezzato. Rifai la sesta settimana
su un pezzo solo.

**Le persone erano quelle sbagliate.** Se nessuno del gruppo ha un compito che
torna ogni settimana, quello che avevi messo insieme era un elenco di volontari.
Cambia le persone e non lo strumento: tieni le due che hanno usato di più e
sostituisci le altre.

**Mancava il tempo, non la volontà.** Se tutti dicono che è utile e nessuno lo
apre, guarda i calendari. Prolunga di quattro settimane e chiedi a chi ha firmato
di dire in una riunione che quell'ora a settimana è lavoro, non un extra.

Quello che non funziona mai è allargare per rimediare. Un pilota che non ha preso
non migliora aggiungendo 30 persone. Peggiora, perché il problema diventa visibile
a tutti e la tua attenzione si divide su sei fronti invece che uno.