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> For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server.

# Condivisione e permessi

Nella Libreria i permessi si mettono di solito sulla **cartella**. Chi accede
alla cartella accede a tutto il suo contenuto; spostare un file in un'altra
cartella significa dargli i permessi di quella. La regola vale anche per le basi
di conoscenza.

Due eccezioni completano il quadro. Un file che non sta in nessuna cartella,
cioè in **File recenti**, è visibile **solo a chi lo ha caricato**. E un singolo
file si può condividere da solo, in sola lettura, senza aprire la cartella in
cui si trova.

## Condividere una cartella

#### Apri il menu della cartella e scegli Condividi

Il menu **⋯** è sulla scheda della cartella nella Libreria e in alto nella
pagina della cartella. **Condividi** compare solo al **Proprietario**.

![Il menu aperto sulla scheda di una base di conoscenza: Modifica, Condividi evidenziato, Trasferisci proprietà ed Elimina knowledge base](/_fern-img/e041656ea8f22b9e5e5901ce512bbdd9d831e5fd1b7e0f28027de6861d25ae3f.webp)

#### Aggiungi persone o gruppi

Scrivi nel campo **Aggiungi persone o gruppi**: compaiono i colleghi
dell'area di lavoro e i gruppi già definiti. Il ruolo con cui entrano si
sceglie dal menu **Ruolo per i nuovi accessi**, che parte da
**Visualizzatore**. Clicca un nome nell'elenco: entra subito, e lo vedi in
**Chi ha accesso**.

Condividere con un **gruppo** è quasi sempre la scelta migliore: quando
qualcuno entra o esce dal gruppo, gli accessi si aggiornano da soli.

![Il pannello Condividi con due lettere scritte nel campo: sotto compaiono i colleghi che corrispondono, e accanto al campo il menu del ruolo, evidenziato](/_fern-img/3c03a78e0e3ab902a0e7ebcc58fc22db52edcb06a13ded799bd5f8d50c0a2f3d.webp)

#### Scegli l'accesso generale

Sotto l'elenco decidi la regola di base:

* **Privato**: solo chi è nell'elenco può aprirla;
* **Chiunque nel workspace**: tutti i colleghi possono aprirla, anche
  senza essere stati invitati, in sola lettura.

Premi **Fatto** per chiudere: le modifiche valgono già.

![Il pannello Condividi: chi ha già accesso, ciascuno con il suo ruolo e la X per toglierlo, e in fondo il riquadro Accesso generale, evidenziato, con il menu che lo cambia](/_fern-img/3ebbd7877b9581caf46576a26c08c2f4a207f53bc733e0476cffbbd76088563a.webp)

Per aggiungere persone o aprire la cartella a tutti serve anche che il tuo
ruolo nell'area di lavoro abbia il permesso **Condividere cartelle**. Senza,
puoi ancora restringere o togliere accessi già dati.

## I tre ruoli

| Ruolo              | Cosa può fare                                                                                                                                       |
| ------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Proprietario**   | Tutto: modificare nome e descrizione, condividere e togliere l'accesso, cambiare l'accesso generale, trasferire la proprietà, eliminare la cartella |
| **Editor**         | Caricare, rinominare, spostare e rimuovere file; modificare nome e descrizione; condividere singoli file in sola lettura                            |
| **Visualizzatore** | Aprire e leggere i file, usarli nelle chat. Nient'altro                                                                                             |

**Condividere la cartella è del solo Proprietario.** Un Editor lavora sui file
quanto il Proprietario, ma non decide chi entra nella cartella: non può
invitare, non può cambiare i ruoli degli altri, non può togliere un accesso.
Chi amministra l'area di lavoro segue le stesse regole: vede e gestisce solo le
cartelle condivise con lui o aperte a tutti. Se ti serve che qualcuno gestisca
gli inviti al posto tuo, l'unica strada è passargli la proprietà.

Dal pannello **Condividi** puoi assegnare **Editor** o **Visualizzatore**. Il
ruolo di Proprietario non è nell'elenco: si sposta solo con il comando apposito.

## Passare la proprietà

Il proprietario è chi ha creato la cartella. Passare il ruolo a un collega
serve quando qualcuno cambia team o lascia l'azienda.

#### Condividi prima la cartella con il collega

Puoi trasferirla solo a chi ha **già accesso**. Se non l'hai ancora
condivisa con nessuno, la voce dice di farlo prima.

![Il menu di una cartella non ancora condivisa con Trasferisci proprietà evidenziato: accanto, l'avviso Condividi prima la cartella con qualcuno per poter trasferire la proprietà](/_fern-img/c74ce9437d711f9941813b73d4b05b7894684cd13d8368aad0346177cfcc544b.webp)

#### Apri il menu ⋯ e scegli Trasferisci proprietà

Accanto compare l'elenco delle persone che hanno accesso alla cartella.

![Il menu di una base di conoscenza con Trasferisci proprietà evidenziato e accanto l'elenco delle persone che hanno già accesso](/_fern-img/822902132495e3cfc2bfc3745b59a7d8b8398121071a05f4c888e0ec9bc19f60.webp)

#### Clicca il nome del collega

Il passaggio avviene subito, senza una richiesta di conferma.

**Tu resti dentro, come Editor.** Non perdi l'accesso ai file, ma da quel
momento non puoi più gestire le condivisioni.

## Condividere un singolo file

Quando un documento deve arrivare a una persona che non deve vedere il resto
della cartella, condividi solo quel file.

#### Apri il menu del file

Dal menu **⋯** del file scegli **Condividi**. La voce compare a chi ha
caricato il file e a chi è Proprietario o Editor della cartella in cui si
trova. Anche qui serve il permesso **Condividere cartelle**.

![Il menu aperto su un file di File recenti, con la voce Condividi evidenziata in cima](/_fern-img/2c990e2f58938c6ee3876e3f213c888d24c4ac321b627b9acb8cc373d7690798.webp)

#### Aggiungi chi deve vederlo

Il ruolo è sempre **Visualizzatore**. In fondo scegli l'accesso generale,
**Privato** o **Chiunque nel workspace**, e con **Copia link** prendi il
collegamento all'anteprima del file.

![Il pannello Condividi di un singolo file: accanto al campo il ruolo è fisso su Visualizzatore, in fondo l'accesso generale e Copia link](/_fern-img/b6ceb5c7473ad63977570c2b2a10fcc4143f5fe008af3b7597f22fbaa2bf1050.webp)

Chi lo riceve trova una notifica e il file nella sezione **Condivisi con me**
della sua Libreria, senza la cartella da cui viene. Può aprirlo e usarlo in
chat, ma non può rinominarlo, spostarlo, rimuoverlo né condividerlo a sua volta.
Per scaricarlo valgono le regole spiegate più sotto.

I template e i file caricati nella conoscenza di un agente non si condividono
in questo modo.

Se sposti un file condiviso, Userbot ti chiede conferma: le persone a cui l'hai
condiviso continuano a vederlo anche nella nuova posizione.

## Cosa vede chi ha solo lettura

Un visualizzatore apre la cartella e trova in alto l'indicazione **Solo
visualizzazione**. Vede l'elenco completo dei file, ne apre l'anteprima, li
legge, e l'AI può usarli nelle sue chat esattamente come nelle tue.

![Una cartella aperta in sola lettura: in alto a destra l'indicazione Solo visualizzazione, evidenziata, al posto del pulsante Carica file](/_fern-img/4dc0f2722f06e4cd73b13750cb4f467231fe4585d2a26da00adc1c9b9138b9b0.webp)

Non può caricare, rinominare, spostare né rimuovere niente. Non vede i pulsanti
per farlo: non c'è modo di sbagliare per distrazione.

Se la cartella è una base di conoscenza, il visualizzatore ottiene la cosa che
conta davvero: le risposte dell'AI citano quei documenti anche per lui.

## Aprire, vedere l'anteprima, scaricare

Sono tre cose diverse, e si comportano in modo diverso.

**Aprire l'anteprima** dentro Userbot è consentito a chiunque abbia accesso al
file. Serve però che del file esista ancora l'originale in archivio: un
documento importato da un'altra parte, di cui Userbot conserva solo il testo, non
si apre. E serve che il formato abbia un'anteprima: `log`, `xml`, `yml` e `yaml`
non ce l'hanno. → [Riferimento dei formati](/riferimento-formati)

**Scaricare l'originale** è un permesso a parte:

* **i file che hai caricato tu** li scarichi sempre;
* **i file caricati da altri** li scarichi solo se il tuo ruolo nell'area di
  lavoro ha il permesso **Scaricare documenti altrui**.

Di norma quel permesso è attivo per i ruoli di amministrazione e per gli editor,
e disattivato per i membri. Se il comando **Scarica** non compare nel menu di un
file, è per questo, e non dipende dal ruolo che hai sulla cartella.

> **Info**
>
> È una scelta deliberata: consente di condividere documenti riservati per
> farli consultare e citare dall'AI, senza che ne circolino copie fuori da
> Userbot. Chi amministra l'area di lavoro decide quali ruoli possono scaricare.
> → [Ruoli e permessi](/ruoli)

## Togliere l'accesso

Dal pannello **Condividi**, accanto a ogni persona o gruppo, trovi la **X** per
rimuovere l'accesso.

L'effetto è immediato. Se in quel momento qualcuno ha la cartella aperta, vede
comparire un avviso che l'accesso è stato revocato, con il pulsante **Torna alla
Libreria**. I file che aveva già scaricato restano sul suo computer: la revoca
vale da adesso in avanti.

Vale anche l'inverso: se una cartella viene eliminata mentre qualcuno la sta
consultando, quella persona vede un avviso esplicito invece di una pagina vuota.

## Domande frequenti

#### Posso condividere un singolo file?

Sì, dal menu **⋯** del file, con **Condividi**, e sempre in sola lettura.
Se però più documenti devono andare alle stesse persone, mettili in una
cartella e condividi quella: i permessi restano più facili da capire.

#### Se sposto un file, chi lo vede?

Chi ha accesso alla cartella di destinazione, più le persone a cui avevi
condiviso quel singolo file. Spostare un documento riservato in una cartella
aperta a tutta l'area di lavoro lo rende visibile a tutta l'area di lavoro:
controlla la destinazione prima di trascinare.

#### Come si restringe quello che l'AI cerca?

La ricerca dell'AI resta nella vostra **area di lavoro**: non esce da lì.
Per restringerla, in chat apri **+**, poi **Ricerca nei documenti**, e
scegli solo le basi di conoscenza che ti servono.
→ [Cercare nei documenti](/ricerca-documenti)

#### Chi amministra può vedere le mie cartelle private?

No. Chi amministra l'area di lavoro vede le cartelle condivise con lui e
quelle aperte a tutti, come chiunque altro. Una cartella privata la vedono
solo il Proprietario e le persone con cui l'ha condivisa.
→ [Libreria e permessi aziendali](/documenti-admin)

#### Cosa succede quando una persona lascia l'azienda?

Chi amministra l'area di lavoro disattiva l'account e gli accessi decadono.
Le cartelle di cui era proprietaria vanno trasferite a qualcun altro
**prima** della disattivazione: chi amministra non ha diritti speciali sulle
cartelle che non sono condivise con lui.