> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Misurare l'adozione Nessuno ti verrà a dire che ha smesso di usare Userbot. Le persone smettono e basta, senza dichiararlo. Se non guardi i numeri te ne accorgi quattro mesi dopo, quando qualcuno chiede come mai stiamo pagando 60 posti. Misurare l'adozione serve a questo, ad accorgersi che si sta spegnendo mentre si può ancora intervenire. Non serve a dimostrare che l'iniziativa vale la pena. ## Il numero che conta più di tutti **Persone attive questa settimana, diviso persone invitate.** Si calcola a mano in due minuti e si scrive su un foglio con la data accanto. È l'unico numero che devi saper dire a memoria. Conta più degli altri perché è l'unico che non si può far salire senza migliorare l'adozione. I messaggi salgono anche solo se una persona scrive di più, gli agenti creati salgono se ne costruisci altri due tu. Questo rapporto sale soltanto se più persone aprono Userbot, e scende appena qualcuno smette. Il valore assoluto della prima misurazione non dice niente. Contano due confronti: * **Con sé stesso, quattro settimane prima.** È la direzione, ed è quello che guardi ogni mese. * **Fra reparti, nella stessa settimana.** Due reparti con lo stesso strumento e numeri molto diversi hanno un referente diverso, non un mestiere diverso. Dopo un allargamento il rapporto scende sempre, perché il denominatore cresce di colpo. Aspetta tre settimane prima di trarre conclusioni: se a quel punto non è risalito, il reparto nuovo non ha preso. ## La tabella degli indicatori Sono tutti leggibili dentro Userbot, senza esportare niente. La colonna **Se scende** è quella che rende la tabella utile, perché un numero senza una reazione associata è un numero che si guarda e si dimentica. ![Il dettaglio della colonna Utilizzo: una riga per settimana con la percentuale consumata e, in fondo, la legenda dei quattro colori, dove il grigio è l'unico che dice nessun utilizzo](/_fern-img/b9f3363752f6648bff0e336fe1ca337e88398fa68b4b794af8ba33fbfdf08725.webp) | Indicatore | Come si legge | Dove sta in Userbot | Ogni quanto | Se scende | | ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Persone attive nella settimana** | Nella colonna **Utilizzo** ogni persona ha una griglia di pallini, uno per settimana. Grigio significa **Nessun utilizzo**; verde, arancione e rosso significano che ha usato Userbot. Conta le persone che sulla settimana in corso non hanno il pallino grigio | **Impostazioni › Persone e permessi › Membri**, colonna **Utilizzo** → [Invitare e gestire i membri](/membri) | Ogni settimana durante il pilota, ogni mese dopo | Chiama tre persone diventate grigie e chiedi cosa stavano facendo quando hanno smesso. Non mandare un promemoria a tutti | | **Attività dell'area di lavoro** | Il grafico **Messaggi al giorno**, sul periodo che scegli (di partenza gli ultimi 90 giorni). Serve a vedere la forma: una curva che sale, un altopiano, o un picco seguito da una discesa | **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Utilizzo**, sezione **Messaggi al giorno** | Ogni mese | Un picco seguito da discesa è curiosità esaurita: manca il caso d'uso quotidiano. Torna sulla [griglia](/casi-uso) | | **Dimensione dell'iniziativa** | Le card **Utenti**, **Agenti**, **Workflow** e **Gruppi**: quanto è grande la cosa che stai governando | **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Utilizzo**, sezione **Riepilogo dell'area di lavoro** | Ogni mese | Non è un indicatore da far salire. Serve a rileggere gli altri: dieci agenti con venti utenti attivi è un rapporto diverso da dieci agenti con centoventi | | **Cosa viene davvero usato** | Le card di prodotto con il loro conteggio: conversazioni, agenti creati, skill attive, workflow, integrazioni connesse, basi di conoscenza. Un conteggio fermo a zero dice che quella parte non è mai partita | **Impostazioni › Area di lavoro › Panoramica** | Ogni mese | Chiudi la parte che è a zero da due mesi invece di lasciarla aperta: restringila al gruppo pilota e riaprila quando c'è un caso d'uso → [Attivare e limitare le funzionalità](/prodotti) | | **Concentrazione del consumo** | La tabella **Limiti di spesa per utente** ha una colonna **Utilizzo** per persona. Non esiste un indicatore pronto: si legge scorrendo la colonna e guardando quante righe stanno sopra la media | **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Utilizzo**, tabella **Limiti di spesa per utente** → [Limiti di spesa e credito](/spesa) | Ogni mese | Se tre persone su trenta fanno quasi tutto il consumo dopo il terzo mese, l'adozione non si è propagata. Falle raccontare ai colleghi cosa fanno, in dieci minuti | | **Posti pagati e non usati** | Il riquadro **Panoramica posti** dà i posti assegnati; la colonna **Utilizzo** dice quali di quelle persone hanno tutti i pallini grigi da quattro settimane. La differenza è quello che stai pagando a vuoto | **Impostazioni › Persone e permessi › Membri** | Ogni mese | Non liberare i posti al primo mese: chiedi prima. Un posto grigio è un problema di adozione finché non hai verificato che non lo sia → [Piani, posti e fatturazione](/fatturazione) | | **Automazioni vive** | Nella pagina **Automazioni**, la colonna **Stato**; poi, per ciascuna, quando è partita l'ultima volta. Un'automazione **Attiva** con l'ultima esecuzione vecchia di settimane non è viva: è dimenticata | **Automazioni**, dalla barra laterale → [Le esecuzioni](/esecuzioni-automazioni). Per le attività programmate, la colonna **Ultima esecuzione** in **Impostazioni › Funzionalità › Attività programmate** | Ogni mese | Un'automazione ferma va spenta o corretta, non lasciata. Se è fallita, l'esito sta nel suo storico → [Pubblicare e monitorare](/pubblicare-workflow) | | **Chi ha smesso** | Le righe con pallini verdi nelle settimane vecchie e grigi nelle recenti. È l'indicatore più prezioso della tabella: sono persone che ci hanno provato davvero | **Impostazioni › Persone e permessi › Membri**, colonna **Utilizzo** | Ogni mese | È l'unico caso in cui la reazione è una conversazione singola. Chiedi cosa stava facendo l'ultima volta che l'ha usato: la risposta è quasi sempre un caso d'uso mancante → [Gli errori che fermano l'adozione](/errori-adozione) | | **Deroghe concesse al lancio** | Filtra su *Impostazioni prodotto aggiornate* e *Permesso ruolo modificato* nel periodo del lancio: è l'elenco delle eccezioni che hai concesso e non hai più riletto | **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Registro di audit** → [Registro di audit](/audit) | Ogni tre mesi | Non scende: cresce. Se l'elenco è più lungo di dieci righe, la configurazione non è più quella che hai deciso | > **Info** > > I pallini della colonna **Utilizzo** misurano il consumo rispetto ai limiti del > piano, non il numero di accessi: verde è **Utilizzo moderato entro i limiti**, > arancione è **≥ 75% del limite di sessione o settimanale**, rosso è **Limite di > sessione o settimanale raggiunto**. Per l'adozione conta solo la distinzione fra > grigio e non grigio. Arancione e rosso non sono un problema di adozione: sono > una persona che ha bisogno di Pro Max. ## Il giro mensile Venti minuti, sempre lo stesso giorno del mese e sempre nello stesso ordine. Se l'ordine cambia ogni volta, il giro dura un'ora e alla fine non si decide niente. #### 5 minuti: il numero Apri [Membri](/membri), conta le persone senza pallino grigio sulla settimana in corso, dividi per gli invitati. Scrivilo nel foglio, sotto quello del mese scorso. Prima di guardare qualunque altra cosa. #### 5 minuti: chi ha smesso Nella stessa pagina, scorri l'elenco cercando le righe verdi che diventano grigie. Segna i nomi. Sono le tre conversazioni che avrai questa settimana, e sono la parte del giro che produce più valore. #### 5 minuti: la forma e la concentrazione In **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Utilizzo**, guarda **Messaggi al giorno** e scorri la colonna **Utilizzo** della tabella per utente. Ti serve una sola impressione: sta salendo o è un altopiano, e su quante persone poggia. ![Il grafico dei messaggi al giorno: qui le barre crescono verso destra, la forma che dice che l'uso si sta consolidando](/_fern-img/9a765a320425961deef313adff7f5af3797e393acf48af2d0a8dab29a8ea68d5.webp) #### 5 minuti: cosa è fermo In **Impostazioni › Area di lavoro › Panoramica**, cerca i conteggi che non si sono mossi. Poi le automazioni: **Stato** nella pagina **Automazioni**, e **Ultima esecuzione** in **Impostazioni › Funzionalità › Attività programmate**. Chiudi o correggi quello che è fermo da due mesi, adesso, non alla prossima occasione. ![La Panoramica: una scheda per parte del prodotto, ciascuna con il proprio conteggio: conversazioni, agenti creati, skill attive, workflow, integrazioni connesse, basi di conoscenza](/_fern-img/98de3ebb29ee40ad78e0432a4dc4851cb91528b670cc5b72bf19a13752e18069.webp) Alla fine del giro dovresti avere due o tre nomi e una decisione. Se un mese non esce niente, quasi mai vuol dire che va tutto bene: più spesso vuol dire che hai guardato solo i numeri che confermavano quello che pensavi già. ### Come si apre la conversazione con chi ha smesso È la parte del giro che vale di più, ed è anche quella che quasi tutti fanno male, perché la aprono con la domanda sbagliata e si prendono una risposta di cortesia. **Non chiedere perché ha smesso.** Chiunque, davanti a quella domanda, capisce di essere sotto esame e risponde che ha avuto da fare. È anche vero, e non serve a niente. Chiedi invece **cosa stavi facendo l'ultima volta che l'hai aperto**. Così la persona si mette a raccontare un lavoro invece di giustificarsi, e nel racconto c'è quasi sempre il punto preciso in cui si è fermata. Le risposte che senti sono più o meno sempre tre, e vogliono dire cose molto diverse fra loro. | Cosa ti dice | Cosa è successo davvero | Cosa fai | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | «Quella cosa lì non mi serve più» | Il caso d'uso era occasionale, non ricorrente. Non è un problema di adozione, è una riga sbagliata nella griglia | Cerca con lei il compito che invece torna ogni settimana → [Scegliere i primi casi d'uso](/casi-uso) | | «Mi dava risposte sbagliate» | Quasi sempre mancava il materiale, non la capacità. La domanda era sui vostri documenti e i documenti non erano collegati | Fatti rifare quella domanda davanti a te, adesso. In cinque minuti si vede se era il materiale o la richiesta → [Chiedere bene](/chiedere-bene) | | «Non ho avuto tempo» | Non è una risposta, è la formula per chiudere la conversazione | Rifai la domanda giusta: cosa stavi facendo l'ultima volta. Se anche lì non esce niente, quella persona non ha un caso d'uso e va bene così | Chiudi con un gesto solo e una data, non con un invito generico a riprovare. «Riprovaci quando puoi» non porta da nessuna parte, mentre «domani mattina chiedi all'agente Capitolati le tre cose che ti mancano sull'ultima gara» sì. ## Cosa non misurare Sono numeri che sembrano seri, costano fatica da mettere insieme e portano a decisioni sbagliate. **Le ore risparmiate.** Nessuno cronometra il prima e il dopo sullo stesso lavoro, quindi quel numero si ottiene chiedendo alle persone una stima. Chi è entusiasta dice tanto, chi è scettico dice poco, e alla fine stai misurando l'umore. Se ti serve qualcosa da portare a chi ha firmato, un responsabile che racconta cosa fa adesso in mezz'ora convince molto più di una percentuale che nessuno può verificare. **Il numero di messaggi per persona.** Sale proprio quando qualcuno lavora male, perché dieci tentativi per ottenere una cosa fanno dieci messaggi. Chi ha imparato a scriverne uno solo scende, e da fuori sembrerebbe un peggioramento. **Gli agenti creati.** Un agente si costruisce in mezz'ora e può non usarlo nessuno. Quello che conta non è quanti ne esistono, ma quanti ne vengono usati ogni settimana da persone diverse da chi li ha fatti. **La percentuale di persone che ha fatto almeno un accesso.** Arriva quasi a 100 nella prima settimana e non torna più indietro, perché nessuno si disconnette per sempre. Dice che l'invito è arrivato, non che lo strumento serva a qualcosa. ## Gli indicatori che non hanno un numero Sono i più affidabili di tutta la pagina e anche i primi a muoversi. Quando cambiano loro, i numeri cambiano circa tre settimane dopo. * **Le domande arrivano a qualcun altro.** Quando un collega chiede «come faccio a…» e la risposta arriva dal reparto prima che la legga tu, l'iniziativa ha smesso di dipendere da te. È il segnale singolo più importante che esista. * **Qualcuno chiede una cosa che non avevi previsto.** Una richiesta di integrazione, un caso d'uso nuovo, un permesso. Significa che una persona ha cominciato a pensare al proprio lavoro con lo strumento in mano. * **Userbot compare in una frase su altro.** «L'ho già chiesto», «ce l'ho nella cartella», detto in una riunione che parlava di tutt'altro. È il momento in cui smette di essere un'iniziativa e diventa un attrezzo. * **Nessuno ti scrive più per dirti che è utile.** Sembra un cattivo segno ed è il contrario: i complimenti arrivano nelle prime tre settimane, e poi finiscono perché la cosa è normale. * **Qualcuno si lamenta quando qualcosa non funziona.** Una segnalazione arrabbiata su un agente che risponde male vale dieci ringraziamenti: significa che quella persona ci contava per lavorare. C'è poi il segnale opposto, che va preso sul serio: **silenzio completo per tre settimane**. Nessuna domanda, nessuna lamentela, nessuna richiesta. Non è assestamento, è disinteresse, e i numeri lo confermeranno il mese dopo. ## Cosa raccontare a chi ha firmato Un'ora al mese, e non è una relazione scritta. Quattro cose in quest'ordine, e nessuna occupa più di due minuti. #### Il numero, con quello del mese scorso accanto Persone attive questa settimana sugli invitati, e lo stesso numero di quattro settimane fa. Senza commento: il commento arriva dopo. Se è sceso lo dici tu prima che lo chieda, altrimenti la conversazione parte male e ci resta. #### Una cosa che adesso si fa diversamente Un mestiere, un nome, una durata. «L'ufficio gare risponde alle domande sui capitolati con l'agente, invece di cercare nel PDF.» È l'unica parte che verrà ripetuta ad altri, quindi è quella su cui vale la pena essere precisi. #### La spesa, con il tetto accanto Quanto è stato speso e qual è il limite impostato, dalla pagina **Utilizzo**. Chi ha firmato ha una sola domanda vera sulla spesa: può scappare? La risposta è il tetto, e va data prima che la domanda arrivi → [Limiti di spesa e credito](/spesa) #### La decisione che ti serve da lui Una sola, con una data. Il reparto successivo, i posti da acquistare, l'ora a settimana di un referente che non ce l'ha in calendario. Una riunione mensile senza una richiesta esplicita diventa un aggiornamento, e gli aggiornamenti si diradano fino a sparire. Quello che non funziona è portargli tutta la tabella degli indicatori. Nove numeri fanno nascere nove domande e nessuna decisione. Quella tabella serve a te per capire, non a lui per approvare.