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# Gli errori che fermano l'adozione

Un'iniziativa che si ferma non fa scattare nessun allarme. Lascia solo del
silenzio, e il silenzio si scambia per assestamento fino al mese in cui qualcuno
chiede quanto stiamo spendendo.

Questa pagina serve a distinguere un silenzio dall'altro. Ogni segnale ha un posto
preciso in cui si vede, e una reazione che non è mandare un promemoria a tutti.

## I modi in cui si spegne

| Segnale                                      | Dove lo vedi                                                                                                             | Cosa vuol dire                                                                                                             | Cosa fai                                                                                                                                                                                                                                 |
| -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Molti invitati, pochi attivi**             | Colonna **Utilizzo** in [Membri](/membri): la maggioranza ha il pallino grigio già dalla prima settimana                 | L'invito è arrivato senza un motivo per aprirlo. Non è un problema di strumento e non si risolve spiegandolo meglio        | Torna alla domanda di partenza, un reparto alla volta: qual è il lavoro scritto e ripetitivo che queste persone faranno comunque martedì mattina. Poi rifai la [griglia](/casi-uso) su quello che esce                                   |
| **Attivi solo i primi giorni**               | **Messaggi al giorno** in **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Utilizzo**: un picco e poi una discesa che non risale | Hanno provato per curiosità, non per lavoro. Manca il caso d'uso quotidiano, quello che torna senza che nessuno lo ricordi | Costruisci un agente sul compito più frequente del reparto e condividilo con il gruppo. Non un agente in più: quello, sul compito che tornerà comunque → [Creare il primo agente](/primo-agente)                                         |
| **Consumo concentrato su due o tre persone** | Tabella **Limiti di spesa per utente**, colonna **Utilizzo**: poche righe fanno quasi tutto                              | Funziona, ma è rimasto un fatto personale. Quelle persone hanno costruito un metodo che nessun altro vede                  | Fai raccontare a loro cosa fanno, dieci minuti davanti al reparto, sul loro schermo. E trasforma i loro prompt in agenti condivisi: finché la configurazione sta nella loro testa, resta loro → [Quando serve un agente](/quando-agente) |
| **Nessuno crea agenti né salva prompt**      | **Impostazioni › Area di lavoro › Panoramica**: i conteggi di agenti, skill e workflow fermi da settimane                | Si usa come motore di risposte usa e getta. Ogni volta si riparte da zero, e il vantaggio non si accumula                  | Sono due gesti, e vanno mostrati non spiegati: salvare una richiesta che ha funzionato, e richiamarla con **@**. Rimettili nell'ora insieme, in fondo → [Formare le persone](/formazione)                                                |

Il primo segnale e il terzo si leggono nella stessa colonna **Utilizzo**, e in
entrambi i casi basta distinguere il grigio dal non grigio.

![Il dettaglio della colonna Utilizzo di una persona, settimana per settimana, con in fondo la legenda: il grigio è l'unico colore che dice nessun utilizzo, gli altri tre dicono soltanto quanto ha consumato](/_fern-img/b9f3363752f6648bff0e336fe1ca337e88398fa68b4b794af8ba33fbfdf08725.webp)

> **Note**
>
> I quattro segnali si presentano più o meno in quest'ordine nel tempo, e la
> reazione al primo non funziona sul secondo. Prima di intervenire, guarda bene
> quale dei quattro hai davanti: spiegare come si salva un prompt a un reparto che
> non è mai entrato è la reazione giusta al problema sbagliato.

## Gli errori di partenza

Si fanno nelle prime due settimane e costano più o meno un mese ciascuno.

**Invitare tutti insieme il primo giorno.** È l'errore dentro cui stanno tutti gli
altri. Sessanta persone che entrano insieme fanno 60 domande nella stessa
settimana, e a rispondere ci sei solo tu. Dalla seconda settimana rispondi in
ritardo, e la prima cosa che imparano è che chiedere non serve.
→ [Il gruppo pilota](/pilota)

**Il pilota fatto di volontari.** L'entusiasmo non è un caso d'uso. Un gruppo
scelto per interesse dà un'adozione altissima nelle prime tre settimane e nessuna
informazione su cosa succederà quando entrerà chi non si era offerto.

**Aspettare l'integrazione con il gestionale.** Il caso d'uso che dipende dal
sistema interno arriva quasi sempre per ultimo, e intanto l'iniziativa non ha
niente da mostrare. Meglio partire dai casi d'uso che si risolvono con documenti
che potete caricare oggi, cioè quelli che prendono 3 alla riga **Autosufficiente**
della griglia.

**Caricare l'archivio invece di dieci documenti.** Duemila file con dentro tre
versioni dello stesso listino peggiorano le risposte, e lo fanno in modo subdolo,
perché la risposta sbagliata sembra giusta e cita una fonte vera.
→ [Basi di conoscenza](/basi-conoscenza)

**Spegnere una funzionalità invece di restringerla.** Restringere a un gruppo non
lo nota nessuno, perché chi non è nel gruppo non vede la voce e non ha niente da
chiedere. Spegnere e riaccendere è un evento, e porta con sé due conversazioni
inutili. → [La settimana zero](/settimana-zero)

**Nessun nome sull'iniziativa.** Se alla domanda «questa cosa chi la decide?» la
risposta è un elenco di persone, le decisioni non si prendono. Si nota al secondo
mese, quando arrivano richieste da quattro reparti insieme. → [Chi guida l'iniziativa](/chi-guida)

## Quelli del secondo mese

Sono più insidiosi, perché si fanno mentre le cose stanno andando bene.

**Continuare a rispondere tu a tutte le domande.** È gratificante ed è anche la
cosa che ferma l'iniziativa: finché la domanda «come faccio a…» arriva a te,
l'adozione dipende da una persona sola e si spegne il giorno in cui ti sposti sul
reparto successivo. In pratica, dalla terza settimana ogni domanda che ti arriva
la giri al referente del reparto e resti in copia.

**Dire sì a tutte le richieste.** Nel secondo mese ogni reparto ha la sua idea, e
prese una per una sembrano tutte ragionevoli. Dopo quattro sì ti ritrovi con
quattro cantieri aperti, nessuno finito e niente da mostrare. Due richieste su tre
vanno rifiutate, e la terza va messa in un elenco con una data.

**Costruire l'agente perfetto invece di uno che si può usare.** Un agente provato
per tre settimane prima di essere condiviso non riceve mai la correzione che
conta, perché quella arriva solo da qualcuno che lo usa per lavorare. Condividilo
con il gruppo quando fa bene la cosa principale, e correggilo guardando due
persone mentre lo usano. → [Provare e mettere a punto](/provare-agente)

**Non aver messo il tetto di spesa.** Il limite dell'area di lavoro nasce
**Illimitato**. Finché il pilota è di 8 persone non succede niente, ma il mese in
cui entrano in 30 e qualcuno collega un'automazione succede eccome. Va messo
prima, e costa un minuto. → [Limiti di spesa e credito](/spesa)

**Mostrare in pubblico qualcosa che non è stato provato.** Una dimostrazione
davanti a tutta l'azienda con un agente costruito il giorno prima finisce con un
errore visto da tutti, e quell'errore viene ricordato molto più a lungo di
qualunque cosa abbia funzionato. Se devi mostrare qualcosa, mostra una cosa che
una persona vera usa da due settimane.

## L'errore che si paga al sesto mese

Ce n'è uno solo, e prima del sesto mese non si vede: **non aver mai passato la
manutenzione dei documenti e degli agenti a chi risponde di quei contenuti.**

Al sesto mese il listino è cambiato, la procedura di reso è alla revisione tre, il
contratto tipo ha una clausola nuova. Nella cartella condivisa con il reparto c'è
ancora la versione di gennaio, e l'agente risponde citandola. Nessuno se ne
accorge, perché la risposta è ben scritta, cita una fonte vera e sembra giusta:
è giusta rispetto a un documento sbagliato.

È il modo peggiore in cui un'iniziativa può fallire, perché per mesi sembra che
stia andando benissimo. E quando qualcuno se ne accorge, la conclusione non è che
il documento era vecchio, ma che di Userbot non ci si può fidare.

Si evita con tre cose, tutte da fare entro il terzo mese e non al sesto.

* **Ogni cartella e ogni agente hanno un proprietario che è chi risponde di quei
  contenuti**, non chi li ha caricati. Il passaggio di proprietà si fa dalle
  pagine di amministrazione. → [Libreria e permessi aziendali](/documenti-admin)
* **Chi aggiorna un documento aggiorna anche la copia in Userbot, nello stesso
  gesto.** Se sono due gesti separati, il secondo non viene fatto. Va detto una
  volta al referente e ricordato al primo giro trimestrale.
* **Un giro ogni tre mesi sui documenti dei casi d'uso attivi.** Dieci minuti a
  reparto, con il referente: quali di questi file sono cambiati e non sono stati
  ricaricati. È la manutenzione più noiosa dell'iniziativa e l'unica che non si può
  saltare.

## Come si riparte senza rifare tutto

Un lancio fermo non riparte riannunciandolo. Un secondo annuncio conferma a tutti
che il primo era andato male, e chiede attenzione a persone che l'avevano già data
una volta senza ottenere niente.

Si riparte in piccolo, senza che nessuno debba annunciare niente.

#### Un reparto solo, quello con il referente migliore

Non il più grande e non quello che si lamenta di più: quello dove esiste una
persona che ha usato Userbot sul proprio lavoro. Se non ce n'è nessuno in
nessun reparto, il problema è a monte e va risolto prima → [Chi guida l'iniziativa](/chi-guida)

#### Un caso d'uso solo, il più alto della griglia

Riprendi l'elenco e prendi la riga con il punteggio più alto fra quelle mai
partite. Una sola. Se non ne hai una sopra il tredici, la raccolta era stata
fatta male: rifalla con i quarantacinque minuti seduti → [Scegliere i primi casi d'uso](/casi-uso)

#### Restringi di nuovo quello che è aperto e non usato

Le funzionalità con i conteggi a zero tornano su **Gruppi e persone scelti**.
Non è un passo indietro: è togliere dal campo visivo le cose che nessuno usa,
così quella che riparte si vede → [Attivare e limitare le funzionalità](/prodotti)

#### Rifai l'ora insieme, con chi è rimasto

Con le quattro o cinque persone che avevano continuato a usarlo, non con il
reparto intero. Comincia chiedendo a loro cosa non ha funzionato, e ascolta
per venti minuti prima di aprire qualunque cosa → [Formare le persone](/formazione)

#### Rimisura dopo quattro settimane, sullo stesso numero

Persone attive sulla settimana diviso invitate, sul solo reparto. Confrontalo
con il valore da cui sei partito. Se non si è mosso, il problema non era il
caso d'uso → [Misurare l'adozione](/misurare)

Quello che non serve rifare: la configurazione della settimana zero, i documenti
caricati, i gruppi. Sono la parte che regge sempre, ed è anche la parte che tutti
hanno voglia di rifare perché è l'unica che si controlla da soli.

## Quando invece è giusto fermarsi

Non tutte le aziende hanno bisogno di 60 posti, e a volte insistere costa più di
quello che rende. Ci sono quattro situazioni in cui fermarsi è la decisione
giusta, e in nessuna delle quattro vuol dire disdire tutto.

**Il lavoro dell'azienda non è scritto.** Produzione, cantiere, banco, assistenza
sul posto. Se il compito ripetitivo non produce testo o numeri, il caso d'uso non
c'è, e nessuna formazione lo fa comparire. La risposta giusta non è insistere, ma
tenere i posti sulle poche funzioni che scrivono, cioè amministrazione,
commerciale e supporto, e riportare l'abbonamento a quella misura. → [Piani, posti e fatturazione](/fatturazione)

**Nessuno ha mezza giornata a settimana per tre mesi.** È il requisito minimo di
chi guida l'iniziativa e non si può ridurre. Se in azienda quella persona non c'è,
fermarsi e riprendere quando ci sarà costa molto meno che consumare adesso
l'attenzione di tutti senza nessuno che la raccolga.

**Due tentativi su due reparti diversi non hanno dato niente.** Non due tentativi
sullo stesso reparto: due reparti, due referenti, due casi d'uso sopra quota 13.
Se non ha attecchito nessuno dei due, il problema non è la scelta del caso d'uso,
ed è più onesto fermarsi che provare con un terzo.

**I dati che servono non possono uscire dai sistemi che li contengono.** Se tutti
i casi d'uso a punteggio alto prendono 1 alla riga **Autosufficiente**,
l'iniziativa non è pronta: sta aspettando un lavoro sui sistemi che è un altro
progetto. Rimandala, scrivi il motivo, e riprendila quando quel lavoro è fatto.

In tutti e quattro i casi vale la stessa regola: **riduci i posti a chi lo usa
davvero e lascia l'area di lavoro dov'è.** Chi lo sta usando bene continua, la
spesa torna proporzionata, e quando le condizioni cambiano si riparte dalla
settimana zero senza aver bruciato niente.