> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Come sono organizzati La **Libreria** è il posto dove vivono i file dell'azienda dentro Userbot: quelli che carichi tu, quelli che alleghi in chat, quelli che l'AI produce e quelli che i colleghi condividono con te. Serve a due cose diverse, e conviene tenerle separate fin dall'inizio: **conservare** file su cui lavorare, e **rendere ricercabile** un insieme di documenti perché l'AI li trovi quando servono. ![La pagina Libreria: in alto Sfoglia i template, Crea e Carica file; sotto le schede Tutte, Condivise e Private, la sezione Cartelle e la sezione Knowledge base, ciascuna con la sua scheda tratteggiata per crearne una nuova](/_fern-img/7535bc8f22c9fa5c68eabaa0ebc4743b62debc533152cede44ba543be193d179.webp) ## Cosa trovi nella pagina In alto a destra ci sono **Sfoglia i template**, **Crea** e **Carica file** (quest'ultimo compare solo se il tuo ruolo ha il permesso **Caricare documenti**). Sotto, la pagina è divisa in sezioni: | Sezione | Cosa contiene | | -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Cartelle** | Contenitori di lavoro. Ci metti i file su cui tu e l'AI dovete mettere le mani | | **Knowledge base** | Le basi di conoscenza: raccolte di documenti indicizzati, che l'AI cerca e cita nelle risposte | | **Condivisi con me** | I singoli file che un collega ha condiviso con te, senza la cartella da cui vengono. Compare solo se ce n'è almeno uno | | **File recenti** | I file sciolti: quelli che carichi senza indicare una destinazione, e quelli che alleghi o che l'AI genera in una chat senza cartella collegata | Accanto alle schede **Tutte**, **Condivise** e **Private** trovi la barra **Spazio di archiviazione**, con lo spazio occupato dai file su un totale di 20 GB. Cartelle e basi di conoscenza si creano dallo stesso menu: #### Premi Crea È in alto a destra nella **Libreria**. Si apre un menu con due voci, ognuna con una riga che spiega a cosa serve. ![Il menu aperto sotto il pulsante Crea, evidenziato: Crea cartella per lavorare sui file in chat, Crea knowledge base per la raccolta in sola lettura che l'AI cita](/_fern-img/afac051fba2a3fcc4ddd0cc1f8602d61f83021479ef409a10bf5e5e8a234e41d.webp) #### Scegli Crea cartella o Crea knowledge base Si apre una finestra con **Nome** e **Descrizione**. Scrivi il nome e conferma: entri subito nella cartella nuova, vuota, pronta per caricare i file. La differenza fra le due è spiegata qui sotto. ![La finestra Crea cartella con Nome e Descrizione compilati e il pulsante Crea cartella evidenziato](/_fern-img/250e208d3ba9294d0acd7844439bef302bfc838a617f8518d9d72f81afccd9b3.webp) In alternativa usa la scheda tratteggiata **Crea cartella** o **Crea knowledge base** in fondo a ciascuna sezione. **File recenti è uno spazio privato.** Un file che sta lì, fuori da ogni cartella, lo vedi solo tu. Perché lo vedano i colleghi hai due strade: metterlo in una cartella condivisa, oppure condividere quel file da solo dal menu **⋯**. Se hai caricato qualcosa e un collega dice di non vederlo, la causa è quasi sempre questa. → [Condivisione e permessi](/permessi-documenti) ## La differenza che conta È la scelta più importante di questa sezione, e si fa al momento della creazione. In una **cartella** i file stanno lì, e nient'altro. Sono a disposizione tua e dei colleghi con cui l'hai condivisa. L'AI ci lavora quando colleghi la cartella a una conversazione: da lì apre quei file, li modifica e ci salva dentro quelli nuovi che produce. In una **base di conoscenza** i file diventano *ricercabili*. Ogni documento viene letto, spezzato in passaggi e indicizzato. Da quel momento, quando in chat accendi **Ricerca nei documenti**, l'AI lo trova senza che tu debba indicare il file, e lo cita fra le fonti della risposta con il brano che ha usato. | | Cartella | Base di conoscenza | | -------------------------- | --------------------------- | --------------------------------------------------------- | | **Cosa ci metti** | File di lavoro in corso | Documenti stabili: manuali, procedure, listini, contratti | | **Come ci arriva l'AI** | La colleghi tu a una chat | La cerca quando è accesa **Ricerca nei documenti** | | **L'AI può modificarli** | Sì, e ci salva quelli nuovi | No, sono in sola lettura | | **Compaiono nelle fonti** | Solo i file che apre | Sì, con il passaggio citato | | **Quanti file al massimo** | 120 | 1000 | Il criterio pratico: se il documento serve **adesso, per questo lavoro**, è una cartella. Se serve **ogni volta che qualcuno fa una certa domanda**, è una base di conoscenza. > **Info** > > Il tipo si sceglie alla creazione e non si cambia dopo. Se ti accorgi di aver > sbagliato, crea l'altra e sposta i file. ## Spostare i file Un file sta in un posto solo. Il modo più rapido per cambiarlo è **trascinarlo** da File recenti sopra la cartella di destinazione. Dal menu del file fai la stessa cosa senza trascinare: #### Apri il menu ⋯ del file È alla fine della riga, o in alto a destra sulla scheda in vista griglia. ![Una riga di File recenti con il mouse sopra: alla fine, dopo dimensione, data e accesso, il pulsante ⋯ evidenziato](/_fern-img/ce978854feacd2b66cfa5e665e8105e631541050ead658fc13ede5b7a9b23c2c.webp) #### Scegli Sposta in cartella Accanto si apre l'elenco delle cartelle e delle basi di conoscenza in cui sei Proprietario o Editor. Dentro una cartella, la prima voce è **Sposta in file recenti**. ![Il menu di un file in File recenti con la voce Sposta in cartella evidenziata, e accanto l'elenco delle destinazioni, qui la base di conoscenza dell'area dimostrativa](/_fern-img/4954311f02e0d3fc586846cc0946f2883f4062d5aebf292080857714bbb1a3b9.webp) #### Clicca la destinazione Il file si sposta subito. ![Dal menu ⋯ di un file si sceglie Sposta in cartella e poi la cartella: il file sparisce da File recenti e la scheda della cartella passa a 1 file](/_fern-files/userbot-035249.docs.buildwithfern.com/b0f9bcec30827e8d823861cdfb7518d9c9c049f4289aef5aae662102f5a0e6f6/docs/assets/animazioni/documenti-sposta-file.gif) Una cartella già piena compare in grigio. Un file ancora in elaborazione, o rimasto in errore, non si sposta: aspetta che finisca, o risolvi l'errore. Cosa significa ogni stato è spiegato in [Caricare file](/caricare-file). Se il file è condiviso con qualcuno, prima di spostarlo Userbot chiede conferma: chi lo ha ricevuto continua a vederlo anche dopo. Dopo ogni spostamento, la notifica in basso ha il pulsante **Annulla** se hai sbagliato destinazione. Spostare un documento dentro una base di conoscenza lo rende ricercabile; tirarlo fuori lo toglie dalle ricerche. È il modo più rapido per togliere dal raggio d'azione dell'AI un documento diventato obsoleto. ## Ritrovare quello che cerchi Con qualche decina di file l'elenco diventa lungo. Gli strumenti sono in cima a ciascuna sezione: * le schede **Tutte**, **Condivise**, **Private** filtrano cartelle e basi di conoscenza in base a chi ci accede; * il pulsante di ordinamento delle cartelle alterna **Più recenti** e **Alfabetico**; quello dei file offre **Data di caricamento** e **Nome (A-Z)**; * **Filtra**, solo in File recenti, restringe i file per tipo: documenti, fogli di calcolo, presentazioni, PDF; * i due pulsanti a destra passano dalla vista griglia alla vista elenco; * i campi di ricerca cercano per nome. Vista, ordinamento e filtro restano come li lasci, anche la volta dopo. ### Cercare un file in tutta la Libreria File recenti mostra gli ultimi 50 file. Per tutto il resto usa **Cerca file…**: dal secondo carattere la ricerca guarda nei nomi di tutti i file che puoi vedere, dentro ogni cartella, e sopra ogni risultato scrive la cartella in cui si trova. Durante la ricerca **Filtra** non si applica. Se apri un risultato che sta in una cartella, entri nella cartella con l'anteprima del file già aperta. ## I template I template sono i modelli che l'AI usa come base quando le chiedi di creare un documento: mantiene impaginazione, intestazioni e stile, e cambia il contenuto. Hanno una pagina a parte, che apri con **Sfoglia i template**. #### Aggiungi il modello Nella pagina **Template** premi **Aggiungi template** e scegli il file dal computer. Se hai collegato Google Drive, dal menu accanto trovi anche **Da Google Drive**. ![La pagina Template con il pulsante Aggiungi template evidenziato in alto a destra](/_fern-img/df64c91e0264ca5dccdd843ea2a6061e40688a52fcbbc6b98539ed2e0036d1fb.webp) Un file che hai già nella Libreria lo trasformi in template dal suo menu **⋯**, con **Salva come template**. #### Controlla la scheda Si apre una finestra con **Nome** (al massimo 64 caratteri), **Descrizione** e **Catalogo pagine**. L'AI analizza il file e propone il catalogo: cosa contiene ogni pagina e quando usarla. Correggilo se serve, poi premi **Salva template**. ![La finestra Salva come template: Nome e Descrizione, il Catalogo pagine proposto dall'AI pagina per pagina, il file sorgente e Salva template evidenziato](/_fern-img/3e5402be0187b86b59e22cefa0b64968a6d4cfd5b9f40628d378a80c23d4dbd3.webp) #### Usalo Sulla scheda del template premi **Usa**: torni alla Home con il campo di scrittura già pronto a creare un documento su quel modello. Scrivi cosa ti serve e invia. → [Creare documenti](/creare-documenti) ![La pagina Template con la scheda di un modello di offerta: nome, descrizione e il pulsante Usa evidenziato in basso a sinistra](/_fern-img/b1e1fc839b3fa34143951acddbfb092eb20d66d8982e3ad29bd8a5166153c86f.webp) Si accettano `.pptx`, `.potx`, `.docx`, `.dotx`, `.pdf`, `.xlsx` e `.ppt`. I PDF devono essere in verticale. Un file salvato come template esce da File recenti e da quel momento lo trovi nella galleria. ## Spazio e limiti | Limite | Valore | | ------------------------------------------------ | ---------------------------------- | | Dimensione di un file | 25 MB | | File in una cartella | 120 | | File in una base di conoscenza | 1000 | | Nome di una cartella o di una base di conoscenza | 80 caratteri | | Nome di un file | 150 caratteri, estensione compresa | Se un gruppo di file non ci sta tutto, viene rifiutato per intero: compare quanti file puoi ancora aggiungere, oppure *«Questa cartella ha raggiunto il limite di 120 file.»* Quando la cartella è piena, **Carica file** si disattiva. I nomi devono essere unici: due cartelle non possono chiamarsi allo stesso modo, e nemmeno due basi di conoscenza. Il confronto non guarda maiuscole e spazi doppi, quindi *Gare 2026* e *gare 2026* sono lo stesso nome. Una cartella e una base di conoscenza, invece, possono avere lo stesso nome. ## Un livello solo: come cambia il modo di dare i nomi Nella Libreria **non esistono sottocartelle**. C'è l'elenco delle cartelle e c'è il contenuto di ciascuna: non puoi mettere una cartella dentro un'altra. La gerarchia che avresti costruito con le cartelle annidate devi metterla nei **nomi**. Il modo che regge nel tempo è scrivere il nome dal generale al particolare, così l'ordinamento alfabetico raggruppa da solo quello che va insieme: | Come lo faresti con le sottocartelle | Come si scrive qui | | ------------------------------------ | ----------------------------- | | Gare › 2026 › Rimini | *Gare 2026, Comune di Rimini* | | Gare › 2026 › Cesena | *Gare 2026, Comune di Cesena* | | Clienti › Delta › Contratti | *Clienti Delta, Contratti* | | Prodotti › Manuali | *Prodotti, Manuali* | Due conseguenze pratiche. La prima: metti davanti la parola con cui cercherai, non quella che descrive il progetto. La seconda: quando una cartella cresce troppo, non puoi dividerla in sottocartelle, ma puoi crearne una seconda con un nome parallelo. *Capitolati gare 2026* funziona; *Nuova cartella* no. Cartelle e basi di conoscenza hanno anche una **descrizione**, che scrivi alla creazione o dopo, dal menu **⋯** con **Modifica**. Scrivila: dice ai colleghi cosa aspettarsi di trovarci dentro, ed è la prima cosa che si legge aprendo la raccolta.