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# Come l'AI trova le risposte

Quasi tutti gli errori d'uso di Userbot nascono da un'idea sbagliata: che l'AI
"abbia letto" i vostri documenti. Non è così, e capire come funziona davvero
cambia il modo in cui si fanno le domande, e quanto sono buone le risposte.

## L'AI non legge tutto: cerca dei brani

Quando fai una domanda, Userbot non passa al modello l'intero archivio
aziendale. Cerca nei documenti i **passaggi** che sembrano rispondere alla tua
domanda, ne prende una decina (i più pertinenti) e li mette davanti al modello
insieme alla domanda. La risposta si costruisce su quelli.

È il motivo per cui:

* una domanda molto generica ottiene una risposta generica: se non c'è un punto
  del documento che *parla* di quella cosa, non c'è niente da recuperare;
* l'AI può rispondere bene su un manuale di 400 pagine senza "averlo letto";
* se un'informazione è sparsa in 20 punti diversi, la risposta rischia di
  esserne incompleta: entrano solo alcuni passaggi.

## Come cerca, passo per passo

#### Riformula la tua domanda

Prima di cercare, l'AI ne scrive **3 versioni diverse**. Serve a coprire i
sinonimi: tu scrivi *ferie*, il documento dice *congedo ordinario*.

Questa fase ha **2 secondi** di tempo. Se non arriva in tempo, la ricerca
parte lo stesso con la sola domanda che hai scritto tu, e quando succede
trovare il passaggio giusto dipende molto di più dalle parole che hai usato.

#### Cerca 4 volte

Una ricerca per la tua domanda e una per ciascuna riformulazione. Ognuna
lavora in 2 modi insieme: per **significato**, così trova un passaggio che
dice la stessa cosa con altre parole; e per **parole esatte**, così un codice
prodotto o un numero di articolo vengono trovati alla lettera.

#### Mette insieme i candidati

I risultati delle 4 ricerche vengono uniti e ordinati: un passaggio
trovato da più formulazioni sale, uno trovato da una sola scende. Da qui
escono **40 candidati**.

#### Tiene i migliori

Dei 40 ne entrano nella risposta **10**. Gli altri vengono scartati.

Prima della selezione, la configurazione della vostra area di lavoro può
prevedere un ulteriore passaggio di riordino, che rivaluta i candidati uno a
uno rispetto alla domanda. Quando è attivo lo vedi dichiarato nella chat.

Nella chat vedi queste fasi mentre accadono: *Analisi della domanda…*, *Ricerca
nei documenti…*, *Riordino dei risultati…* Chi amministra vede anche le
riformulazioni della domanda; gli altri vedono solo le fasi.

Quanti passaggi entrano nella risposta lo decide chi amministra l'area di
lavoro: 10 è il valore di partenza, e si può portare **da 1 a 30**. Alzarlo dà
risposte più complete e più lente; abbassarlo le rende secche e più fragili.

## I passaggi: come nasce un brano

Un documento non viene tagliato a caso. Il testo scorre e viene diviso in
passaggi di **circa 512 token**, un po' meno di 500 parole, e ogni passaggio
**si sovrappone un poco** al precedente, così una frase a cavallo fra due non va
persa.

I fogli di calcolo seguono una regola loro: blocchi di **circa 50 righe**,
con l'intestazione ripetuta in ognuno, perché una riga recuperata da sola resti
leggibile.

Da qui viene un consiglio pratico che vale più di molte impostazioni: un
documento con titoli e sezioni produce passaggi che si capiscono da soli.
→ [Scrivere documenti che l'AI ritrova](/documenti-ricercabili)

## Dove cerca

È la domanda che spiega più risposte inattese di qualunque altra.

| Situazione                                                             | Dove cerca                                                      |
| ---------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------- |
| **Ricerca nei documenti** attiva, con **Tutti**                        | Senza restrizioni: nelle basi di conoscenza dell'area di lavoro |
| **Ricerca nei documenti** attiva, con alcune basi di conoscenza scelte | Solo in quelle                                                  |
| **Ricerca nei documenti** spenta, chat **collegata a una cartella**    | Solo in quella cartella                                         |

Per restringere il campo scegli le basi di conoscenza dal menu **+** ›
**Ricerca nei documenti**: puoi spuntarne una o più. Le basi scelte lì hanno la
precedenza sulla cartella collegata. → [Il menu +](/menu-piu)

> **Info**
>
> Quando una chat ha una cartella collegata, la ricerca parte **anche senza che
> tu attivi Ricerca nei documenti**: praticamente a ogni messaggio, tranne
> quando stai chiedendo di creare un documento nuovo. È voluto (dentro una
> cartella di lavoro quasi ogni domanda riguarda quei file) ed è il motivo per
> cui a volte compaiono fonti che non ti aspettavi.

## Perché a volte non trova una cosa che c'è

#### Il file non è in una base di conoscenza

È la causa più frequente. Un file caricato in una cartella normale viene
conservato, ma **non** viene reso ricercabile. Perché l'AI possa trovarlo
deve stare in una cartella di tipo **Base di conoscenza**. Vedi
[basi di conoscenza](/basi-conoscenza).

#### Il file è ancora in lavorazione

Dopo il caricamento il file viene preparato per la ricerca, e ci vuole
qualche istante. Accanto al nome leggi **In coda** o **In corso…**: finché
l'indicazione non sparisce, non è ricercabile.

#### Il PDF è una scansione

Un PDF fatto di immagini (una scansione, una foto di un contratto) non
contiene testo, e Userbot non esegue alcun riconoscimento ottico. Lo stato
del file diventa **Vuoto**. Serve un PDF con il testo dentro.

#### L'informazione è dentro un'immagine o un grafico

Le immagini incorporate in un documento non vengono lette. Se il dato che ti
serve sta solo in uno schema o in uno screenshot, l'AI non lo troverà.

#### Un foglio di calcolo ha una riga enorme

Una singola riga che non entra in un blocco fa fallire l'indicizzazione
**dell'intero file**, non solo di quella riga. Il file compare in **Errore**
e nessuna delle sue righe è ricercabile, comprese le migliaia che andavano
benissimo. Cerca la cella più lunga e spostane il contenuto altrove.

#### Le riformulazioni non sono arrivate in tempo

Hanno 2 secondi. Se il servizio che le scrive è lento, la ricerca parte
con la sola domanda originale: le stesse parole trovano meno cose. Rifare la
domanda con calma e con i termini del documento spesso risolve.

#### La domanda usa parole che nel documento non ci sono

Le riformulazioni coprono i sinonimi comuni, non il vostro gergo interno. Se
in azienda chiamate una cosa in un modo e nel documento è scritta in un
altro, usa il termine del documento.

#### Il documento è enorme

Da un singolo documento entrano nella risposta pochi passaggi. Su un file
molto lungo conviene fare domande circoscritte, una alla volta, invece di
una domanda sola che copre tutto.

## Perché a volte trova una cosa che non c'entra

È il rovescio della medaglia, e spiega le risposte più insidiose: quelle
plausibili e sbagliate.

**Non esiste una soglia di pertinenza.** La ricerca restituisce sempre i 10
passaggi migliori, anche quando nessuno dei 10 parla davvero della tua
domanda. Se l'archivio non contiene la risposta, il modello non riceve una lista
vuota: riceve 10 brani vagamente correlati, e su quelli costruisce una
risposta che *sembra* fondata.

Da qui l'unica difesa che funziona: **leggere le fonti**. Se il brano citato non
dice quello che la risposta afferma, la risposta è sbagliata, per quanto suoni
bene.

## Come fare la domanda perché la trovi

* **Usa le parole del documento.** Se cerchi in un contratto, scrivi *penale*,
  non *multa*.
* **Cita numeri e nomi propri.** Un codice articolo, il nome del cliente, l'anno:
  sono ancore precise.
* **Chiedi una cosa alla volta.** 3 domande in un messaggio recuperano
  passaggi mediocri per tutte e 3.
* **Restringi il campo.** In **+** › **Ricerca nei documenti** spunta solo le
  basi di conoscenza dove sta la risposta.
* **Dì cosa ti serve, non solo l'argomento.** *«Qual è il preavviso di disdetta
  per i contratti annuali?»* funziona meglio di *«disdetta»*.

## Perché le citazioni contano

Sotto la risposta compare la barra **Fonti**, con un riferimento **per ogni
documento** usato. Ci passi sopra e vedi il brano da cui è stata presa
l'informazione; ci clicchi e apri il documento.

![Una risposta in chat con la barra Fonti sotto: un riferimento per ogni documento usato, non per ogni passaggio](/_fern-img/814c14f43196b961e18bedba17c2ab884c2cc1e607dc8619b890fcd0ddab48b2.webp)

Il riferimento è al documento, non al punto: non trovi il numero di pagina o di
paragrafo. Quando una risposta ha usato più passaggi dello stesso file, il
collegamento resta uno solo: apri il documento e cerchi dentro.

Le citazioni non sono un ornamento: sono il modo per verificare che il passaggio
recuperato dica davvero quello che l'AI ha scritto. Se una risposta contiene un
numero, una data o un riferimento normativo e **non** ha una fonte, trattala come
non verificata.

## Ricerca nei documenti e Conoscenza aziendale

|                 | **Ricerca nei documenti**                    | **Conoscenza aziendale**                                                                                                                          |
| --------------- | -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Dove cerca      | Nelle basi di conoscenza caricate in Userbot | Direttamente negli strumenti collegati                                                                                                            |
| Quali strumenti | Nessuno: solo i file in Userbot              | **Google Drive**, **OneDrive**, **Gmail**, **Outlook Email**, **Google Calendar**, **Outlook Calendar**, **Jira**, **Slack**, **Microsoft Teams** |
| Cosa trova      | I brani dei file preparati per la ricerca    | Contenuti in tempo reale, come sono adesso                                                                                                        |
| Quando usarla   | Manuali, contratti, procedure, listini       | Una mail di ieri, un evento in agenda, una issue aperta                                                                                           |

Gli altri strumenti che compaiono nell'elenco (SharePoint, Confluence, Linear)
sono marcati **In arrivo**: si vedono, non si usano.

Dal menu **+** puoi accenderle tutte e due, ma non lavorano insieme nello stesso
messaggio: con **Conoscenza aziendale** attiva, la ricerca nei documenti non
parte. Se ti serve incrociarle, falle in 2 passaggi.

Una cosa da sapere sulla seconda: quando l'AI trova la risposta in una issue di
Jira o in un file di Google Drive o OneDrive, quel contenuto viene **salvato
nella Libreria** (le issue di Jira come file `.jira`). Serve a poterlo citare e
a ritrovarlo dopo, ed è il motivo per cui nella **Libreria** compaiono file che
non hai caricato tu.
→ [Conoscenza aziendale](/conoscenza-aziendale)