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# Chi guida l'iniziativa

Prima di scegliere i casi d'uso e prima di invitare chiunque, serve un elenco di
nomi. Sono figure, non persone: in un'azienda di 30 persone capita spesso che due
di queste caselle le occupi la stessa persona, e va benissimo.

Quello che non funziona mai è lasciarle vuote e dire che ci pensiamo tutti.

## Le figure che servono

| Figura                     | Cosa decide                                                                                              | Quanto tempo le costa                                                               | Ruolo in Userbot                                                    |
| -------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| **Chi mette la firma**     | Che l'azienda ci prova, quanto può costare al mese, e che i responsabili di reparto ci mettono del tempo | Un'ora al mese: la riunione in cui gli racconti come sta andando                    | **Membro**                                                          |
| **Chi guida l'iniziativa** | Tutto il resto operativo: quali casi d'uso partono, chi entra e quando, cosa si apre e cosa resta chiuso | Mezza giornata a settimana per tre mesi. Non due ore, non a tempo perso             | **Admin**                                                           |
| **I referenti di reparto** | Cosa serve al loro reparto, chi del reparto entra per primo, se un agente è pronto per i colleghi        | Un'ora a settimana ciascuno: rispondono alle domande e provano quello che costruite | **Editor**                                                          |
| **Chi presidia i sistemi** | Domini email, reti di accesso, chiavi API, integrazioni verso i sistemi interni                          | A chiamata, di solito due o tre interventi in tutto il primo trimestre              | **Admin**, oppure **Editor** se deve solo collegare le integrazioni |
| **Chi scrive ai colleghi** | Come si racconta la cosa: l'annuncio, gli inviti alle sessioni, il messaggio quando qualcosa cambia      | Due ore al mese                                                                     | **Membro**                                                          |

Le ore indicate qui sono la parte che deve stare in calendario, non una stima di
massima. Se il responsabile commerciale non ha quell'ora a settimana, il reparto
commerciale non parte, e non è una questione di buona volontà.

## Perché serve una persona sola a tenere le fila

La riga importante è la seconda. In quasi tutti i lanci che si arenano arriva un
momento in cui qualcuno chiede chi decide una certa cosa, e la risposta è un
elenco di nomi.

Chi guida l'iniziativa fa alcune cose che nessun altro può fare al posto suo.

* **Dice di no.** Dal secondo mese in poi arrivano richieste da tutte le parti.
  Senza qualcuno che le metta in ordine si apre un cantiere per reparto e non se
  ne chiude nessuno.
* **Tiene il calendario.** L'ora insieme con il gruppo pilota, il giro mensile
  sugli indicatori, la data dell'allargamento. Sono appuntamenti che scivolano in
  avanti finché non hanno un proprietario.
* **Vede tutti i numeri insieme.** Posti, consumo, attivi della settimana,
  automazioni ferme. Chi ne guarda solo una parte arriva quasi sempre alla
  conclusione sbagliata.

Non serve che sia una persona tecnica. Serve che abbia il permesso di dire di no
a un responsabile di reparto, e mezza giornata a settimana.

## Perché qualcuno dovrebbe volerlo fare

Letta nella tabella, quella riga è mezza giornata a settimana tolta al proprio
lavoro. Detta così non se la prende nessuno, e parecchie iniziative si fermano
esattamente qui: lo strumento è comprato, il piano c'è, e manca il nome.

Conviene allora dire anche cosa ci guadagna la persona che se ne occupa, perché
non è poco.

* **Vede come lavora l'azienda dall'interno di ogni reparto.** Per fare questo
  lavoro deve sedersi col commerciale, con l'amministrazione, col supporto, e
  farsi raccontare cosa fanno davvero, con i nomi veri dei documenti. Non c'è un
  altro ruolo in azienda che lo faccia, e dopo sei mesi conosce i processi meglio
  di chiunque altro.
* **È l'unica persona che ha il quadro intero**, e quando in riunione qualcuno
  chiede come sta andando, è l'unica che può rispondere con dei numeri.
* **Parla ogni mese con chi ha firmato**, portando una decisione e non un
  aggiornamento. Di solito è una conversazione che a quel livello di anzianità non
  si fa. → [Misurare l'adozione](/misurare)

Dal lato di chi paga il conto è più semplice: mezza giornata a settimana di una
persona costa meno della differenza fra 30 posti usati e 30 posti pagati a vuoto.

Vale qualcosa di simile, in scala ridotta, per i referenti di reparto. Quello che
ottengono non è un titolo, ma il fatto di diventare la persona a cui il reparto
chiede le cose. È una posizione che di solito ci si costruisce in anni.

## Cosa serve davvero da chi mette la firma

L'ora al mese non è la parte importante. La parte importante è che si veda che la
cosa gli interessa, e questo costa molto meno di un'ora.

Quando chi ha firmato resta a guardare, di solito succede sempre la stessa cosa.
Il referente non ottiene l'ora a settimana in calendario, perché il suo capo la
legge come un extra. I responsabili di reparto trattano l'iniziativa come
facoltativa e ci mandano chi ha meno da fare. E il no di chi guida l'iniziativa
non ha nessuno dietro, quindi ogni volta diventa una trattativa.

Non serve un budget e non serve una presentazione. Serve che dica in una
riunione, con parole sue e davanti ai responsabili, che quell'ora a settimana è
lavoro. Vale la pena chiederglielo esplicitamente, perché da solo non gli viene
in mente: dal suo punto di vista la cosa difficile l'ha già fatta, che era
firmare.

## Come si traducono in Userbot

Le figure diventano un gruppo, un approvatore e due permessi. Si fa in 20 minuti,
prima di invitare chiunque.

![La matrice dei permessi: ogni riga è un permesso, le colonne sono Membro, Editor e Admin](/_fern-img/1b331d0074d4abc37f2e35c1a55f4bbb64518407cbc70f8d34b5fcf2a4ae4dbb.webp)

#### Crea il gruppo Pilota

**Impostazioni › Persone e permessi › Gruppi**, poi **Crea gruppo**. Chiamalo
con il nome che userete parlandone fra voi. Ci metterai dentro il gruppo
pilota prima ancora di invitarlo, e ci restringerai le funzionalità che non
vuoi ancora aprire a tutti. → [Gruppi](/gruppi)

#### Indica chi riceve le richieste di approvazione

Il responsabile che deve dare l'ultima parola sulle cose del suo reparto si
imposta in **Impostazioni › Persone e permessi › Regole e approvazioni**:
crea una regola con ambito **Gruppo**, scegli il gruppo, e nel campo
**Approvatore** metti il nome del referente,
invece di lasciare **Admin del workspace**.
Senza questo passaggio ogni richiesta arriva a te, e nel secondo mese
diventi tu il collo di bottiglia. → [Regole per l'AI](/regole)

#### Alza a Editor chi deve condividere

I referenti di reparto passano da **Membro** a **Editor** dalla pagina
[Membri](/membri): è il ruolo che consente **Condividere agenti con un
gruppo** e **Creare gruppi**, cioè le due cose che servono per costruire
qualcosa per i colleghi. Gli altri restano Membri. → [Ruoli e permessi](/ruoli)

#### Tieni sull'Admin la condivisione con tutta l'azienda

I due permessi che aprono qualcosa a tutta l'azienda,
**Condividere agenti col workspace** e **Condividere skill col workspace**,
nascono riservati agli Admin. Lasciali lì finché il pilota non è chiuso.
Un agente non ancora provato che compare davanti a tutta l'azienda dà
risposte sbagliate in ogni reparto nello stesso momento, e la fiducia si
recupera molto più lentamente di quanto si perda.

> **Note**
>
> Aggiungi le persone al gruppo il giorno in cui le inviti, non quando si
> lamentano di non vedere qualcosa. È l'unico momento in cui hai in testa il
> contesto, e ti risparmia la mezza giornata di indagine su chi vede cosa.

## Come si trovano i referenti di reparto

Non li nomini tu e non li nomina il loro capo. Vengono fuori da soli dalla
conversazione di raccolta dei casi d'uso, a saper guardare.

* **Chi già usa l'AI per conto suo.** In ogni azienda c'è qualcuno. Ha già capito
  cosa chiedere, e portarlo dentro uno strumento governato risolve anche il
  problema dei documenti aziendali incollati altrove.
* **Chi risponde alle domande dei colleghi sul loro lavoro.** Non chi ne sa di
  più, ma chi viene interrotto più spesso. L'adozione si propaga dalla scrivania
  accanto, e quella persona è già la scrivania accanto di qualcuno.
* **Chi ha risposto in modo preciso quando gli hai chiesto qual è il compito che
  detesta.** Una risposta come «ogni lunedì riscrivo 30 righe di offerta partendo
  dal capitolato» dice molto più di una dichiarazione di interesse.

Chi si offre volontario perché la tecnologia lo appassiona è un aiuto, ma non è
un referente. Il referente ha bisogno di credibilità sul mestiere, non sullo
strumento.

## Cosa non delegare

Chi guida l'iniziativa può passare ad altri quasi tutto. Restano fuori alcune
decisioni, e passarle vuol dire perdere il controllo senza accorgersene.

* **L'elenco dei casi d'uso attivi.** Se ognuno aggiunge il suo, in due mesi ne
  avete 40 e nessuno finito.
* **Chi diventa Editor.** È il permesso che decide chi costruisce cose che poi
  useranno gli altri. Va dato a chi risponde di quei contenuti, non a chi lo
  chiede.
* **I tetti di spesa.** Vanno impostati prima di essere superati, e li imposta la
  stessa persona che risponde della bolletta. → [Limiti di spesa e credito](/spesa)
* **La decisione di allargare.** Si prende sui numeri del reparto precedente. Se
  la prende chi sta aspettando il proprio turno, si allarga sempre.

Quello che invece conviene delegare il prima possibile è rispondere alle domande
dei colleghi. Finché la domanda «come faccio a…» arriva a te, l'iniziativa
dipende ancora da una persona sola.