> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Scegliere i primi casi d'uso Un caso d'uso è una frase che comincia con un verbo e nomina una persona vera: «l'ufficio gare risponde alle domande dei commerciali sui capitolati». Non è «migliorare la produttività del commerciale». Se la frase non dice chi lo fa, quanto spesso e su quali documenti, non è ancora un caso d'uso ma un desiderio, e un desiderio non si può né valutare né costruire. ## Come si raccolgono Non con un sondaggio. Un modulo con la domanda «per cosa useresti l'AI?» torna indietro con 20 risposte generiche e nessuna utilizzabile, perché chiede alle persone di immaginare uno strumento che non hanno mai usato. Si raccolgono seduti, **45 minuti per reparto**, con il responsabile e due persone che fanno il lavoro. Le domande sono tre e vanno fatte in quest'ordine. #### Cosa avete scritto la settimana scorsa? (15 minuti) Non cosa fate, ma cosa avete scritto. Offerte, email, report, verbali, schede. Fatevelo dire con i nomi veri dei documenti. Qui esce il materiale grezzo. #### Quale di queste cose è uguale ogni volta? (15 minuti) Uguale nella struttura, non nel contenuto. Un'offerta cambia il cliente ma non cambia i capitoli. È la domanda che separa il ripetitivo dal nuovo. #### Dove andate a cercare, quando la scrivete? (15 minuti) Il listino, il contratto tipo, la procedura, il gestionale, il collega che sa. Questa risposta ti dice se il caso d'uso è alla vostra portata oggi o se dipende da qualcosa che non avete. Da una conversazione così escono in genere 4 o 5 casi d'uso scritti bene. Da quattro reparti si arriva a una ventina, e a quel punto serve un modo per metterli in ordine che non sia l'opinione di chi parla più forte. ## La griglia Ogni caso d'uso prende da 1 a 3 punti su ciascun criterio. I valori sono descritti per esteso apposta: due persone che compilano la stessa riga separatamente devono arrivare allo stesso numero, altrimenti la griglia non serve a niente. | Criterio | 3 punti | 2 punti | 1 punto | | ---------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Frequenza** | Più volte al giorno | Qualche volta a settimana | Una volta al mese o meno | | **Tempo per volta** | Oltre 30 minuti | Da 10 a 30 minuti | Meno di 10 minuti | | **Verificabile** | Chi lo fa capisce in un minuto se è giusto, perché c'è un documento o un numero da confrontare | Serve un collega per capire se è giusto | Si scopre settimane dopo | | **Autosufficiente** | Bastano documenti che potete caricare oggi | Serve un'integrazione già presente in catalogo | Serve un dato che oggi non sta in nessun sistema raggiungibile | | **Rischio se sbaglia** | Una bozza che qualcuno rilegge | Un documento interno | Qualcosa che esce verso il cliente senza rilettura | La somma va da 5 a 15. | Totale | Quando | Cosa vuol dire | | --------- | ------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **13-15** | Ora | Parte nelle prime 6 settimane. **Non più di tre**, anche se ne hai cinque a quota 15 | | **9-12** | Dopo | Sta in un elenco con una data. Si riprende quando il pilota è chiuso | | **5-8** | Non ora | Si scrive il motivo accanto e si archivia. Il motivo serve a non ridiscuterlo ogni mese | Il limite di tre non è prudenza. Ogni caso d'uso messo a «Ora» porta con sé dei documenti da caricare, un agente da provare, una persona che lo usi davvero e qualcuno che risponda quando non funziona. Tre riempiono già un trimestre. ## Un esempio compilato Cinque casi d'uso di mestieri diversi, con i punteggi già assegnati. Copia le colonne così come sono. L'ultima è quella che dice se il caso d'uso è descritto bene. | Caso d'uso | Chi lo fa | Freq. | Tempo | Verif. | Autosuff. | Rischio | Totale | Quando | Strumento | | ------------------------------------------------------------------------ | --------------------- | :---: | :---: | :----: | :-------: | :-----: | :----: | ------- | -------------- | | Rispondere alle domande dei commerciali sui capitolati di gara | Ufficio gare | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | **15** | Ora | Agente | | Scrivere la prima bozza di offerta partendo dal capitolato e dal listino | Commerciale | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | **14** | Ora | Agente | | Preparare il riepilogo settimanale degli scostamenti dal budget | Controllo di gestione | 2 | 3 | 3 | 3 | 2 | **13** | Ora | Prompt salvato | | Preparare la prima risposta alle email sui resi | Supporto | 3 | 1 | 3 | 2 | 3 | **12** | Dopo | Agente | | Preparare la sintesi mensile delle novità normative | Ufficio legale | 1 | 3 | 1 | 1 | 1 | **7** | Non ora | Nessuno | Le due righe da leggere con attenzione sono l'ultima e la penultima. Il supporto perde punti sul tempo, perché una risposta a un reso si scrive in cinque minuti, e sull'autosufficienza, perché serve la casella condivisa collegata. Resta un ottimo caso d'uso, semplicemente non è il primo. L'ufficio legale ha il caso d'uso che tutti trovano più interessante e si ferma a 7\. Non è verificabile, perché se una novità viene saltata te ne accorgi solo a un contenzioso, non è autosufficiente, e finisce davanti a un cliente. Il punteggio qui sta dicendo una cosa vera. Sull'ultima colonna vale una regola pratica: **se non riesci a scegliere un solo strumento, il caso d'uso è descritto troppo in grande e va spezzato.** «Gestire le gare» non corrisponde a nessuno strumento in particolare, mentre «rispondere alle domande sui capitolati» e «compilare la scheda di conformità» ne hanno uno ciascuno, e sono due righe diverse. ## A quale strumento corrisponde ciascuna forma | Forma del caso d'uso | Strumento | Come si riconosce | | -------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Una richiesta che torna uguale, la fa una persona sola, il contenuto cambia ogni volta | [Prompt salvato](/prompt) | Ti accorgi di riscrivere le stesse istruzioni in chat | | Lo stesso compito lo fanno più persone, sugli stessi documenti | [Agente](/quando-agente) | Due colleghi ti chiedono la stessa cosa nella stessa settimana | | Un lavoro che dura settimane e il contesto si accumula strada facendo | [Progetto](/progetti) | Non sai ancora dire in poche righe cosa deve fare | | Una sequenza fissa di passaggi, senza conversazione | [Workflow](/costruire-workflow) | Lo sapresti disegnare come una catena di rettangoli | | Qualcosa che deve partire a un orario, senza che nessuno la chieda | [Attività schedulata](/schedulate) | La frase comincia con «ogni lunedì» | | Un metodo scritto che l'AI deve applicare da sola quando riconosce il caso | [Skill](/skill) | È una procedura che vale in molte conversazioni diverse | | Un piccolo strumento con la sua interfaccia, per chi non sa formulare la richiesta | [Mini App](/miniapp) | Chi lo userà preferirebbe compilare qualche campo invece di scrivere | | Domande che arrivano da fuori, dai clienti | [Customer Service](/customer-service) | Il destinatario non è un collega | ## I casi d'uso che sembrano buoni e non lo sono **«Rispondere alle email.»** Non è un caso d'uso, è un reparto. Ci stanno dentro la risposta al reso, la conferma d'ordine, il recupero credito e la lamentela del cliente storico, che sono compiti diversi con rischi diversi. Va spezzato prima di essere valutato, e quando lo spezzi di solito scopri che qualche pezzo prende un punteggio alto e qualche altro molto basso. **«Automatizzare il ciclo dell'ordine.»** Attraversa tre reparti e tre sistemi, e di solito almeno uno dei tre non ha un'integrazione pronta. Prende 1 sull'autosufficienza, e il lavoro per farlo funzionare va oltre il primo trimestre. Non è un caso d'uso sbagliato, ma se parte per primo alla fine del trimestre non hai niente da mostrare a chi ha firmato. **«L'assistente sul sito per i clienti.»** È quello che chiedono quasi tutti al primo incontro, e prende 1 sul rischio, perché esce verso il cliente senza che nessuno rilegga. Diventa un buon caso d'uso quando in azienda c'è già qualcuno che sa scrivere e correggere le istruzioni di un agente, e quella è una cosa che si impara sui casi interni. Rimandarlo di qualche mese di solito lo fa riuscire, anticiparlo lo fa sbagliare in pubblico. ## Quando si passa dal prompt all'agente Conviene partire sempre dal prompt salvato, che costa 10 minuti e dice già se il caso d'uso regge. Diventa un agente quando succede almeno una di queste cose. * **Lo stesso prompt è stato copiato in tre chat da tre persone diverse.** È il segnale più affidabile, perché vuol dire che il compito non è di una persona sola. * **Un collega ti chiede «come hai fatto a farti dare questa risposta».** La configurazione sta nella tua testa, e finché ci resta il compito è tuo. * **Il prompt è cresciuto perché ci incolli ogni volta gli stessi documenti.** Quei documenti sono la conoscenza dell'agente, non il contenuto della richiesta. → [Dare conoscenza a un agente](/conoscenza-agente) * **Il risultato deve essere lo stesso per tutti.** Se il tono, il listino o la procedura applicata non possono variare da persona a persona, servono istruzioni scritte una volta sola. → [Scrivere istruzioni efficaci](/istruzioni-agente) > **Note** > > Il passaggio successivo, da agente a workflow, ha un segnale altrettanto > netto: quando nessuno deve più chiedere niente. Se il compito parte a un orario > o all'arrivo di un documento, e la conversazione non serve, quello non è un > agente. → [Panoramica delle automazioni](/automazioni) Il gruppo pilota serve anche a questo: far venire fuori in poche settimane quali prompt meritano di diventare agenti, invece di deciderlo a tavolino il primo giorno. → [Il gruppo pilota](/pilota)