> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL.
> For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt.
> For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server.

# Caricare file

Portare un documento dentro Userbot richiede due secondi. La parte che vale la
pena capire viene dopo: cosa succede al file, quando è pronto e perché a volte
resta lì a girare.

Prima di caricare, una domanda sola: **dove deve stare il file?** Che tu lo
carichi nella **Libreria** o lo alleghi a una chat, finisce comunque nella
Libreria. Cambia solo la cartella in cui lo ritrovi e chi può vederlo.

## Caricare

#### Scegli la destinazione

Apri la **Libreria** per un file che sta da solo, oppure apri prima la
cartella o la base di conoscenza in cui deve finire. Il file va dove sei
quando lo carichi.

![L'intestazione di una base di conoscenza aperta, con il pulsante Carica file evidenziato a destra: i file caricati da qui finiscono in questa raccolta](/_fern-img/350a6c916fb49377eb84e61c4f234045545e47aa730aba8722ea1d4d759f121d.webp)

#### Trascina, oppure usa Carica file

Trascina uno o più file dal computer dentro la pagina: compare un riquadro
che ti dice dove finiranno. Rilascia, e il file compare nell'elenco. In
alternativa premi **Carica file** e scegli dal disco.

![Un file trascinato dentro la Libreria: compare il riquadro Rilascia per caricare, che avvisa che il file andrà in File recenti, e dopo il rilascio il file è in cima all'elenco](/_fern-files/userbot-035249.docs.buildwithfern.com/6b24f956fbd0e9707dd79d1371758ddc9691619edf6e4300896686e8cd3239ee/docs/assets/animazioni/documenti-trascina-file.gif)

**Carica file** compare solo se il tuo ruolo ha il permesso **Caricare
documenti**. Dentro una cartella serve anche essere Proprietario o Editor,
e il pulsante si disattiva quando la cartella è piena.

#### Aspetta l'elaborazione

Il file compare subito nell'elenco. Se lo hai messo in una base di
conoscenza, accanto al nome vedi a che punto è la preparazione. Non devi
restare sulla pagina: l'elaborazione continua anche se vai altrove.

![Due file appena caricati in una base di conoscenza: sotto il nome uno dice In corso…, l'altro In coda](/_fern-img/30b897e99e8645edb8d09fd494f7598bd7d91cae1c1c4f1b052010027846c0d5.webp)

## Dove finisce il file

| Se lo carichi…                       | Finisce…                                          |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------- |
| Dalla pagina **Libreria**            | In **File recenti**, visibile solo a te           |
| Da dentro una cartella               | In quella cartella, con i permessi della cartella |
| Da dentro una base di conoscenza     | In quella raccolta, e viene indicizzato           |
| In una chat collegata a una cartella | In quella cartella, visibile a chi ci accede      |
| In una chat senza cartella           | In **File recenti**, visibile solo a te           |

Le ultime due righe sorprendono, quindi conviene fissarle: un file allegato a
una chat **non resta nella chat**, qualunque sia il formato. Viene depositato
nella Libreria, perché è da lì che l'AI può aprirlo e lavorarci. Se alleghi un
file riservato in una chat collegata a una cartella condivisa, lo vedono tutti
quelli che accedono alla cartella.

Anche i file che l'AI produce, come un report, un foglio di calcolo, una
presentazione o un'immagine, finiscono in File recenti, oppure nella cartella
collegata alla chat se ce n'è una.

> **Info**
>
> Il limite per singolo file è **25 MB**. Userbot accetta i formati da cui sa
> estrarre testo e le immagini (`png`, `jpg`, `jpeg`, `webp`, `gif`), che si
> conservano ma non vengono indicizzate. Se trascini un formato diverso compare
> un avviso con il nome del file, e gli altri file del gruppo vengono caricati
> lo stesso. L'elenco completo è in [Formati e limiti](/formati).

## Cosa succede dopo

Qui sta la regola che governa tutta questa pagina: **si indicizza solo dentro
una base di conoscenza.**

Un file caricato in **File recenti** o in una cartella normale viene conservato
e nient'altro. Non viene letto, non viene diviso in passaggi, non entra
nell'indice di ricerca. È utilizzabile appena compare nell'elenco: lo apri, lo
scarichi, e l'AI ci lavora se colleghi la cartella alla chat.

Un file caricato in una **base di conoscenza** viene invece aperto, ne viene
estratto il testo, il testo viene diviso in passaggi e indicizzato. Da quel
momento la **Ricerca nei documenti** lo trova.

### Cosa vedi accanto al nome

L'indicazione di stato riguarda **solo** le basi di conoscenza. In una cartella
normale non c'è indicizzazione, quindi non c'è stato: non vedere niente è il
comportamento corretto, non un file rimasto indietro. Lo stesso vale per le
immagini, anche dentro una base di conoscenza.

E anche dentro una base di conoscenza, quando il file è pronto l'indicazione
sparisce. Vedi un'etichetta solo quando c'è qualcosa da sapere:

![Una base di conoscenza con quattro file etichettati, in coda, in corso, in errore e vuoto, e sotto quelli pronti, che non hanno nessuna etichetta accanto al nome](/_fern-img/b0a3ccd3960345194bbfee10518696c08e53c4baab04cf9ebd8f0471d956d46a.webp)

| Cosa vedi           | Cosa significa                                                                                     | Cosa fare                                          |
| ------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------- |
| **In coda**         | Il file è arrivato, l'elaborazione non è ancora partita                                            | Aspetta                                            |
| **In corso…**       | Lo stiamo leggendo e indicizzando                                                                  | Aspetta                                            |
| **Vuoto**           | Il file non contiene testo estraibile. Tipico dei PDF che sono scansioni                           | Carica una versione con il testo dentro            |
| **Non indicizzato** | Una presentazione o un foglio senza contenuto da leggere                                           | Controlla il file: quasi sempre è quello sbagliato |
| **Errore**          | La preparazione è fallita. Il file resta, ma non è ricercabile                                     | Vedi più sotto                                     |
| *Nessuna etichetta* | Il file è pronto e ricercabile, oppure non sta in una base di conoscenza, e allora non lo sarà mai | Dipende da dove l'hai messo                        |

L'ultima riga è quella che manda in confusione, perché lo stesso «niente»
significa due cose opposte. Il modo per distinguerle non è guardare il file: è
guardare **in quale cartella si trova**.

## Quando qualcosa non funziona

#### Il file è in errore

Apri il menu **⋯** e scegli **Reindicizza**: la voce compare solo sui file
in errore, solo dentro una base di conoscenza e solo a chi può modificarla.

![Il menu aperto sul file in errore, con la voce Reindicizza che sugli altri file dell'elenco non compare](/_fern-img/f4e1fca7d861065ccead4cfa856f1c79deb2b81d7767690eb08df38c81d7e0af.webp)

Se l'errore si ripete, quasi sempre il documento è protetto da password,
corrotto, oppure è un foglio con una cella enorme: riaprilo sul tuo
computer, salvalo di nuovo e ricaricalo.

#### Lo stato è Vuoto

Il file non contiene testo selezionabile: è un'immagine di pagine, non un
documento. **Reindicizza** non compare, e non servirebbe: il file verrebbe
riletto uguale. Ricavane una versione con il testo, riesportandola dal
programma originale o passandola per un riconoscimento ottico, e ricarica
quella.

#### Resta In corso… da molto tempo

I documenti lunghi richiedono qualche minuto, e ogni file ha tre tentativi
prima di dichiarare errore. Se dopo un quarto d'ora è ancora così, scrivi a
[support@userbot.ai](mailto:support@userbot.ai) indicando il nome del file.

#### Non vedo nessuno stato

Il file non è in una base di conoscenza, oppure è un'immagine. In una
cartella normale l'indicazione non compare perché non c'è nulla da
indicizzare. Se ti serve che l'AI lo trovi cercando, spostalo in una base di
conoscenza: l'indicizzazione parte allora.

#### Il caricamento viene rifiutato

Le cause sono tre: il formato non è supportato, il file supera i 25 MB,
oppure la cartella non ha più posto (120 file in una cartella, 1000 in una
base di conoscenza). Nell'ultimo caso viene rifiutato l'intero gruppo di
file, e l'avviso dice quanti ne puoi ancora aggiungere.

#### Non riesco a spostarlo

Un file in coda, in elaborazione o in errore non si sposta fra cartelle:
l'indicizzazione dipende da dove si trova. Aspetta che finisca, o risolvi
l'errore, poi spostalo.

#### Ho caricato la versione sbagliata

Carica quella giusta e rimuovi la vecchia dal menu **⋯**, voce **Rimuovi**.
Tenere due versioni dello stesso documento in una base di conoscenza è il
modo più rapido per ottenere risposte contraddittorie.

## Dopo il caricamento

Su ogni file, dal menu **⋯**, trovi le voci che il tuo accesso consente:

![Il menu aperto su un file di File recenti: Condividi, Sposta in cartella, Rinomina e Rimuovi](/_fern-img/2c990e2f58938c6ee3876e3f213c888d24c4ac321b627b9acb8cc373d7690798.webp)

* **Scarica**: riprendi l'originale, se hai il permesso di farlo;
* **Condividi**: dai accesso in lettura a quel solo file → [Condivisione e permessi](/permessi-documenti);
* **Reindicizza**: solo sui file in errore dentro una base di conoscenza;
* **Sposta in cartella**: lo porti dove serve, o dentro una base di conoscenza
  per renderlo ricercabile. Da dentro una cartella, la stessa voce offre
  **Sposta in file recenti**;
* **Salva come template**: lo rendi il modello per i documenti futuri;
* **Rinomina**: il nome conta anche per l'AI, usa parole che descrivono il
  contenuto;
* **Rimuovi**: lo elimini, e con lui la sua presenza nelle ricerche.

> **Warning**
>
> **Rimuovi** cancella il file per tutti quelli che hanno accesso alla cartella,
> e non si annulla. Se non sei sicuro, spostalo in File recenti invece di
> eliminarlo.

Il percorso completo, dal caricamento alla citazione in una risposta, è
raccontato in [Il ciclo di vita di un documento](/ciclo-documento).