> For clean Markdown of any page, append .md to the page URL. > For a complete documentation index, see https://docs.userbot.ai/llms.txt. > For AI client integration (Claude Code, Cursor, etc.), connect to the MCP server at https://docs.userbot.ai/_mcp/server. # Allargare a tutta l'azienda Allargare non vuol dire mandare più inviti. Vuol dire ripetere, per un reparto alla volta, quello che hai già fatto funzionare su poche persone: un gruppo, un caso d'uso, un referente, un'ora insieme. Chi salta questo passaggio e apre a tutti nello stesso giorno ottiene quasi sempre lo stesso risultato: un picco di accessi per tre giorni, e poi un'area di lavoro con 60 posti pagati e 6 persone attive. ## Le condizioni Si verificano prima di scegliere il reparto e servono tutte e tre. Sono le stesse che chiudono il [gruppo pilota](/pilota), guardate dall'altra parte. **C'è almeno un agente usato ogni settimana da persone che non sei tu.** Non un agente costruito, ma usato. Se non c'è, allargare vuol dire dare a un reparto intero lo stesso strumento vuoto con cui il pilota non aveva attecchito. **C'è il referente del reparto che sta per entrare, e ha già usato Userbot.** Non il responsabile che dice sì all'iniziativa: la persona che risponderà alle domande dei colleghi. Se in quel reparto non c'è nessuno che abbia usato Userbot sul proprio lavoro per tre settimane, il reparto non è pronto: prendine uno alla volta nel pilota prima di aprire a tutti. **I posti bastano e i tetti sono impostati.** I posti si acquistano nella fatturazione e si assegnano dai membri: sono due gesti separati, e scoprirlo il giorno dell'annuncio significa rimandare l'annuncio. Il tetto di spesa dell'area di lavoro nasce illimitato, e va messo prima che entrino 30 persone, non dopo. → [Piani, posti e fatturazione](/fatturazione), [Limiti di spesa e credito](/spesa) ## In che ordine **Un reparto alla volta**, con due settimane di distanza fra uno e l'altro. Due settimane sono il tempo che serve perché il referente del reparto precedente smetta di avere bisogno di te. Si parte dal reparto **col referente più solido, non dal più grande**. È controintuitivo, ed è la cosa che conta di più in questa pagina. Il reparto grande sembra la scelta giusta, perché ci sono più persone e si vede di più. Nella pratica succede che 30 persone entrano insieme, fanno 30 domande nella stessa settimana, e a rispondere ci sei solo tu. Dalla seconda settimana rispondi in ritardo, e la prima cosa che quelle persone imparano è che chiedere non serve a niente. Il reparto con il referente solido, anche se ha 8 persone, ti dà 8 persone che chiedono al collega invece che a te. Tu resti libero per il reparto successivo, ed è la differenza fra un'iniziativa che va avanti da sola e una che si ferma alla tua disponibilità. L'ordine pratico, dopo il primo: * **Secondo**, il reparto che ha il caso d'uso più simile al primo. Riusi lo stesso agente e la stessa cartella, e l'ora insieme la tiene il referente del reparto precedente. * **Terzo e quarto**, i reparti che hanno un referente ma un caso d'uso diverso. Qui costruisci qualcosa di nuovo, ed è il momento di verificare se il metodo regge senza di te. * **Per ultimi**, i reparti senza un referente e quelli con casi d'uso a punteggio basso nella [griglia](/casi-uso). Entrano come membri della chat, senza un agente costruito apposta, e va benissimo: non tutti devono avere un caso d'uso. ## Cosa cambiare nella configurazione #### Crea il gruppo del reparto Un gruppo per reparto, con il nome che usate in azienda. Da adesso in poi ogni condivisione passa di lì: quando entra una persona nuova la aggiungi al gruppo ed eredita tutto in una volta. → [Gruppi](/gruppi) #### Aggiungi il gruppo alle funzionalità che stai aprendo In **Impostazioni › Funzionalità**, dove hai impostato **Accesso** su **Gruppi e persone scelti**, aggiungi il nuovo gruppo accanto al Pilota. Aprire una funzionalità a un reparto è aggiungere un nome a un elenco, non togliere una restrizione. → [Attivare e limitare le funzionalità](/prodotti) #### Condividi con il gruppo l'agente e la cartella L'agente del caso d'uso e la cartella dei documenti, condivisi con il gruppo e non con i singoli nomi. Se l'agente serve a più reparti, condividilo con ciascun gruppo: tenere **Condividere agenti col workspace** sui soli Admin resta la scelta giusta anche adesso. #### Scrivi la regola di approvazione del reparto In **Impostazioni › Persone e permessi › Regole e approvazioni**, una regola con ambito **Gruppo**: le linee guida di quel mestiere, l'elenco di cosa richiede un sì con le soglie vere, e nel campo **Approvatore** il nome del responsabile invece di **Admin del workspace**. → [Regole per l'AI](/regole) #### Verifica posti e tetti, in quest'ordine Prima i posti liberi nel riquadro **Panoramica posti** della pagina [Membri](/membri); poi, in **Impostazioni › Sicurezza e controllo › Utilizzo**, che il limite dell'area di lavoro non sia più **Illimitato**. Il secondo è quello che ci si dimentica, ed è quello che si vede in fattura. ![La Panoramica posti prima di un allargamento: per ciascuna fascia gli assegnati sul totale acquistato e, sotto, quanti ne restano liberi](/_fern-img/41dc632e422dded0c8102ed1a34a3795bca19df84d0f794ddb8673ecb5d44105.webp) > **Note** > > Il giorno prima dell'annuncio, chiedi al referente del reparto di fare qualche > domanda vera con il suo account, non con il tuo. È l'unico modo per accorgersi > che un permesso o una condivisione non è arrivata dove pensavi, e per > accorgersene prima che lo scoprano trenta persone insieme. ## Il modello di annuncio interno L'annuncio è la cosa che quasi tutti scrivono male, perché la scrivono per sé invece che per chi la legge. I blocchi vanno in quest'ordine, e nessuno può essere più lungo di quanto indicato nella terza colonna. | Blocco | Cosa ci scrivi | Vincolo | | ------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Oggetto** | Cosa arriva e da quando, con la data | Una riga sola, e deve contenere la data. «Da lunedì 15 settembre» funziona; «Novità per il team» no | | **Il problema loro** | Il compito che detestano, con le loro parole, ripreso dalla raccolta dei casi d'uso | Una frase. Deve essere il *loro* problema, non un obiettivo aziendale | | **Cosa cambia da lunedì** | Le tre cose concrete che potranno fare, con i nomi veri dei documenti e degli agenti | Tre righe. Nomi propri obbligatori: «l'agente Capitolati», «il listino 2026», non «i documenti aziendali» | | **Cosa non cambia** | Nessuno perde il lavoro; i documenti restano dove sono; l'AI chiede conferma prima di agire sugli strumenti collegati | Tre righe, sempre queste tre. Sono le domande che tutti si fanno e nessuno scrive | | **La prima cosa da fare** | Un solo gesto, descritto passo passo, che dia un risultato utile | Due righe, e si deve esaurire in 10 minuti. Se ne servono 20, il gesto è sbagliato | | **A chi si chiede** | Nome e cognome del referente del reparto, e la data dell'ora insieme | Una persona sola, con la faccia. Non una casella di posta, non «il supporto» | ### Cosa non scriverci | Non scriverci | Perché | | ------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Percentuali di tempo risparmiato o di produttività | Non le puoi verificare. La prima persona che non le ottiene smette di credere anche al resto dell'annuncio | | La parola «obbligatorio» | Ottieni l'accesso e nessun utilizzo, cioè la casella spuntata e nient'altro | | Un elenco di funzionalità | Nessuno cerca una funzionalità: cercano il proprio lavoro. Le funzionalità si scoprono nell'ora insieme | | Il confronto con altri strumenti | Sposta la conversazione su quale sia meglio, che è una discussione che non finisce e non serve a niente | | Un allegato con le istruzioni | Non si apre. Se una cosa è indispensabile, sta nelle due righe della prima cosa da fare | | Il nome del fornitore al posto di quello del referente | La domanda deve avere una faccia dentro l'azienda, altrimenti torna a te | | «In questa prima fase» | Chi legge aspetta la fase successiva e non fa niente adesso | ### Un annuncio compilato Per un reparto commerciale di nove persone, con il referente già dentro dal gruppo pilota. > **Oggetto:** Da lunedì 15 settembre, la prima bozza di offerta la prepariamo con > Userbot > > Quando arriva un capitolato, ci passiamo mezza giornata: si legge, si cerca a > quale voce di listino corrisponde ogni requisito, e solo dopo si comincia a > scrivere l'offerta. > > **Cosa cambia da lunedì** > > * L'agente **Assistente Capitolati** legge il capitolato e ti dice, punto per > punto, quali requisiti sono coperti e quali no, citando il paragrafo. > * Il **listino 2026** e il **contratto tipo** sono ricercabili: chiedi «qual è > lo sconto massimo sulla fascia B» e ottieni la risposta con il riferimento. > * Il prompt **Bozza offerta da capitolato** produce la prima stesura, con i > nostri capitoli e il nostro tono. > > **Cosa non cambia** > > * Le offerte le firmate e le mandate voi, come sempre. Nessuno perde nessuna > parte del proprio lavoro. > * I documenti restano dove sono: nessuno sposta cartelle, nessuno cambia > procedura. > * Prima di fare qualcosa sugli strumenti collegati, come mandare un'email o > aprire un record, Userbot si ferma e chiede conferma. E gli sconti oltre il 15% passano > comunque dall'approvazione di sempre. > > **La prima cosa da fare** > > Apri Userbot, scrivi **@** e scegli **Assistente Capitolati**. Incollaci il > capitolato dell'ultima gara e chiedi: «quali requisiti non riusciamo a > coprire?». Dieci minuti. > > **A chi si chiede** > > Giulia Ferretti, che lo usa da un mese. Ci vediamo tutti insieme un'ora > **mercoledì 17 alle 9:30**, in sala grande: portate un capitolato vero. ## La settimana dell'allargamento Cinque giorni, in quest'ordine. La distanza importante è quella fra il lunedì e il mercoledì: se fra l'annuncio e l'ora insieme passano più di due giorni, metà della stanza arriva senza aver aperto niente. | Giorno | Cosa succede | | --------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Lunedì mattina** | Parte l'annuncio, firmato dal responsabile del reparto e non da te. Nella stessa mezz'ora partono gli inviti: un annuncio senza invito produce nove persone che ci provano e non entrano | | **Lunedì pomeriggio** | Controlli chi è entrato. Chi non è entrato entro il pomeriggio non ha visto l'email: il referente lo chiama, non gli riscrive | | **Mercoledì** | L'ora insieme, tenuta dal referente. Ognuno con il proprio computer e un caso vero della settimana → [Formare le persone](/formazione) | | **Giovedì** | Il referente passa dieci minuti con chi non era in stanza. Non si rimanda alla prossima sessione: chi salta la prima ora ha già smesso | | **Venerdì** | Primo sguardo agli indicatori del reparto: quanti attivi sui nove invitati. Non serve a giudicare, serve a sapere con chi parlare lunedì → [Misurare l'adozione](/misurare) | ### Cosa dire a chi non è entrato La telefonata del lunedì pomeriggio dura due minuti e la fa il referente. Sembra la cosa più facile della settimana, e invece è quella che viene fatta peggio, perché quasi tutti la aprono con la domanda sbagliata. **Non chiedere perché non è entrato.** Mette la persona in difetto per una cosa che non ha fatto apposta, e la risposta è sempre la stessa, cioè che non ha avuto tempo. Da lì la conversazione non va da nessuna parte. Si apre invece dal lavoro suo, non dallo strumento: «mercoledì ci vediamo un'ora sui capitolati, tu ne segui tre a settimana, quindi serve soprattutto a te». Poi un gesto solo, con una data: entra oggi, così mercoledì non parti da zero. E basta, senza spiegare cosa sia Userbot. Se la persona dice di no due volte, lasciala stare e riprovaci fra un mese attraverso un collega del suo reparto che nel frattempo lo sta usando. Insistere adesso ti fa ottenere un accesso e nessun utilizzo. ### Il messaggio di quando cambia qualcosa Una nuova integrazione collegata, un agente che sostituisce un modo di lavorare, una regola di approvazione nuova. Vanno scritti **prima** che le persone li scoprano da sole, perché la prima interpretazione di un cambiamento non annunciato è che si sia rotto qualcosa, e quella segnalazione poi te la porti dietro per settimane. Quattro righe, sempre le stesse quattro: | Riga | Cosa ci scrivi | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Cosa è cambiato, da quando** | Con la data. Una riga | | **Cosa devono fare di diverso** | Spesso niente, e allora si scrive «niente»: è la riga che fa tirare il fiato | | **Cosa non è cambiato** | Il pezzo che tutti cercano e che quasi nessuno scrive. I documenti restano dove sono, le conversazioni vecchie ci sono ancora, nessuno perde quello che aveva costruito | | **A chi si chiede** | Il referente del reparto, con nome e cognome | C'è poi una regola che vale più delle quattro righe: **se il cambiamento toglie qualcosa a qualcuno, il messaggio parte prima del cambiamento.** Restringere una funzionalità a chi non la usava non se lo chiede nessuno e non richiede annunci. Toglierla a chi la stava usando è un'altra cosa, e scoprirlo da soli fa la differenza fra una domanda e una segnalazione di guasto. → [La settimana zero](/settimana-zero) ## Dopo tre mesi rileggi le deroghe Durante un allargamento si concedono eccezioni: una funzionalità aperta a un gruppo per sbloccare una situazione, un permesso alzato per una persona che doveva costruire in fretta, un limite di spesa portato più su per una settimana. Sono decisioni giuste nel momento in cui si prendono, e tre mesi dopo non se le ricorda più nessuno. Nel [Registro di audit](/audit) filtra su *Impostazioni prodotto aggiornate* e *Permesso ruolo modificato*, nel periodo dell'allargamento: in dieci minuti hai l'elenco completo di quello che hai cambiato e da quel momento non hai più rivisto. ![I filtri Azione, Attore, Da e A sopra l'elenco degli eventi: ogni riga dice chi ha fatto cosa, a che ora e da quale indirizzo](/_fern-img/d39d1ebbf2fd1d7fca0806855b7b3c3fb054aeb139c12aa9ed5494798ac077e2.webp) Per ciascuna deroga la domanda è una sola: **la rifarei oggi, sapendo quello che so adesso?** Le eccezioni che rifaresti diventano la configurazione normale, e le scrivi come tali. Le altre si riportano indietro adesso, mentre sono ancora poche e mentre ti ricordi perché le avevi concesse. Quando anche l'ultimo reparto è entrato il calendario si svuota, e comincia la parte lunga: gli appuntamenti che restano e le cose che si fanno perché l'attenzione non cali. → [Tenere viva l'iniziativa](/tenere-viva)